Лекция 6

Автоматизация управления учебным заведением

План

1. Автоматизация управления учебным заведением: предпосылки, основные возможности

2. Современные системы автоматизации управления школой

Объем электронного документооборота в современных образовательных учреждениях постоянно растет. Школы, колледжи, техникумы, вузы постоянно работают с нормативной и учебно-методической информацией. В связи с этим необходимо осуществлять формирование единого информационно-образовательного пространства с использованием систем автоматизации управления образованием.

Существенные успехи достигнуты в области разработки программных продуктов для управления в сфере образования. В настоящее время существует большое количество программных средств управления учебными заведениями, обеспечивающих автоматизацию делопроизводства, интерактивное руководство учебно-воспитательным процессом, информационное взаимодействие всех участников учебного процесса.

Просмотрите новостной сюжет, иллюстрирующий процесс внедрения электронных дневников и журналов в образовательные учреждения:

Решение проблем автоматизации управления образовательными учреждениями приведет в ближайшее время к созданию единой интегрированной информационной системы управления отечественными образовательными учреждениями основанной на одной из современных корпоративных информационных систем. Именно поэтому так остро на повестке дня стоят задачи внедрения автоматизированных систем управления в сфере образования, а главное – подготовки работников образования к применению этих систем в профессиональной деятельности. Директора школ, завучи, учителя, преподаватели вузов и другие работники образования должны знать особенности и возможности современных систем управления учебным заведением. Зачем и как их можно использовать на своем рабочем месте? Какую из существующих систем следует выбрать для своего учебного заведения? Каковы перспективы развития этих систем?

1. Автоматизация управления учебным заведением: предпосылки, основные возможности

Анализируя информационные потоки в сфере образования можно констатировать явное несоответствие между постоянно увеличивающимся объемом информации и существующей на сегодняшний момент практикой ее обработки, анализа и структурирования. Увеличение потока нормативной, учебно-методической, технической и другой информации поступающей в учреждения образования ставит на повестку дня вопрос автоматизации процесса обработки этой информации. В свою очередь своевременная, качественная и оперативная обработка информационных потоков упрощает ведение делопроизводства, определяет действенность принимаемых управленческих решений. К сожалению, зачастую в школах и других образовательных учреждениях по разным причинам не используют автоматизированные системы информационного обеспечения управления. Это приводит к дублированию информации, а иногда и потерям нужной информации, к вероятностному характеру принимаемых управленческих решений, и, как следствие, к невысокой эффективности управления. Выходом из данного положения является автоматизация управления учебным заведением, применение средств информационных и коммуникационных технологий в профессиональной деятельности учителя, что позволит:

· использовать современные системы обработки, тиражирования, анализа, структурирования и хранения информации (текстовой, графической, визуальной, речевой);

· автоматизировать основные и вспомогательные ин­формационные процессы, например, организовать совместную работу служащих над документом (дистанционно в локальной или глобальной сети), "безбумажное" общение между служащими с их рабочего места, информационное взаимодействие по телекоммуникациям;

· вести базы данных, в том числе базы данных дистанционного доступа, обмениваться информацией между базами данных;

· предоставить обучаемым, учителям, родителям, работникам органов управления образованием возможность удаленного доступа в учебное заведение и дистанционного общения друг с другом, поиска нужной информации;

· обеспечить легкий и удобный доступ конеч­ного пользователя к средствам коммуникации, например, доступ обучаемым и педагогам к внутренним и мировым информационным ресурсам;

· улучшить управление учебным заведением, а также учебным процессом и научной работой;

· оптимизировать движение информационных потоков между школой и органами управления образованием, организовать обмен информацией с информатизированного рабочего места руководителей (ИРМ) органов управления образованием, директора (ИРМ директора), учителя (ИРМ учителя) и других сотрудников учебного заведения.

В последнее время наблюдается тенденция использования Интернет разными категориями пользователей. С одной стороны, учебные заведения всех уровней, федеральные и региональные органы управления образованием ведут активные работы по созданию и наполнению сайтов, на которых собрана самая различная информация о данном учебном заведении, региональных центров информатизации образования, образовательных порталов. С другой стороны, все большее количество учителей, преподавателей вузов и других категорий работников сферы образования, учеников и их родителей, становятся пользователями глобальной сети.

Современные подходы к использованию Интернет-технологии предполагают реализацию информационного взаимодействия участников образовательного процесса, доступ современных пользователей ко всем ресурсам глобальных телекоммуникаций. Интранет-технология позволяет организовать учебную деятельность с использованием прикладных и инструментальных программных средств и систем, доступных современному пользователю.

Чем же могут помочь современные системы автоматизации управления учебным заведением на базе Интернет - технологий учителям, ученикам, родителям, работникам органов управления образованием?

Учителя могут ознакомиться с новыми приказами и распоряжениями, с идеями учителей-новаторов, узнать о новых учебниках, о семинарах и конференциях.

Ученики получить информацию о тех мероприятиях, которые организуют школы и органы управления образованием, о новых книгах, фильмах, играх, найти дополнительную информацию по тому или иному предмету. С внедрением новых информационных технологий связана надежда на решение главной задачи современной школы – наиболее полного удовлетворения познавательных потребностей школьников и их всестороннего развития.

Родители могут получить информацию об оценках, успехах и неудачах своего ребенка, получить рекомендации учителей.

Работники органов управления образованием – собрать исчерпывающий материал о той или иной школе, а так же получить много другой необходимой им в работе информации.

Что же нужно для того, чтобы удовлетворить потребности и желания всех категорий пользователей? Какие программные продукты, какие возможности средств информатизации и коммуникации могут использовать в повседневной жизни ученики и их родители, а работники образования в профессиональной деятельности? Чтобы ответить на эти вопросы рассмотрим примерный состав современных систем автоматизированного управления учебным заведением и выделим те процессы, которые они автоматизируют.

Перейти к плану лекции

2. Современные системы автоматизации управления школой

Существующие системы автоматизации управления предназначены, во-первых, для поиска и представления необходимой информации. Во-вторых, для обработки полученной информации (программа может строить графики успеваемости, представлять результаты учебного процесса в виде таблиц и графиков, проводить статистическую обработку полученных данных) в целях интеллектуального обеспечения процесса принятия управленческого решения. Руководителю учебного заведения необходима информация о реальном состоянии и развитии образовательной системы для выработки стратегии управления.

Ряд современных систем управления учебным заведением имеет модули тестирования и контроля знаний, модули создания различных тестов, электронных учебников, учебно-методических материалов, модули для создания сайтов, организации информационного взаимодействия образовательного назначения в локальных и глобальных сетях и т.п. Модули тестирования и контроля знаний позволяют постоянно диагностировать учащихся в ходе образовательного процесса, получать информацию о продвижении каждого ребенка в процессе обучения, управлять процессом обучения каждого учащегося, получать показатели развития ученика, а именно: рост его достижений по учебным дисциплинам, динамику умственного и интеллектуального развития, развития личности в целом.

Встроенные системы для быстрого создания сайта учебного заведения позволяют даже ученикам младших классов создавать свои странички на сайте школы. Особенно хочется отметить тот факт, что характерными особенностями Российских образовательных учреждений являются многоплановость видов их деятельности и региональные особенности. Индивидуальная специфика каждого образовательного учреждения проявляется в организации учебного процесса, в управлении научными исследованиями, в управлении административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью, в проведении кадровой политики, в реализации социальных программ, и т. д. В современных программных пакетах перечисленные выше особенности реализуются с различной степенью успешности.

Информатизация образования изменяет организационную структуру учреждения и функции всех участников образовательного процесса, совершенствует способы получения и анализа информации о состоянии управляемого объекта. Разочарование же при попытках использования автоматизированных систем управления школой у различных категорий пользователей (учителей, родителей, учеников и управленцев) наступает при механическом перекладывании части рутинной работы администрации на систему без изменения структуры управления и функциональных обязанностей участников образовательного процесса. Следовательно, информатизация в школе должна носить системный характер, затрагивать все составляющие образовательного процесса: учебную, педагогическую, управленческую и обслуживающую деятельности.

Цели появления на рынке любого программного продукта, позволяющего автоматизировать процесс управления учебным заведением:

· облегчение и упрощение деятельности администраторов и учителей с тем, чтобы сократить затраты времени на выполнение рутинных операций и увеличить количество времени, отведенного непосредственно на процесс обучения;

· формирование информационной инфраструктуры учреждения;

· сбор, обработка и анализ самой разной информации о ходе учебного процесса и за счет этого принятие обоснованных решений по управлению учреждением.

Ведущая цель - сформировать информационное образовательное пространство школы, организовать информационное взаимодействие между всеми сотрудниками учебного заведения и органами управления образованием всех уровней.

Представленные на отечественном и зарубежном рынке программные продукты представляют собой комплексы программ, включающих автоматизированные информационно-аналитические системы для директора, завуча, учителя, для работников школьной библиотеки, медицинского персонала школы и сотрудников бухгалтерии. Эти программы отличаются по своим функциональным возможностям, поэтому ниже можно будет ознакомиться с кратким описанием различных программных продуктов.

1. Информационно-внедренческий центр (ИВЦ) «Аверс» (http://www.avers-edu.ru/)предлагает комплекс программ, который позволяет автоматизировать многие аспекты деятельности учебного заведения:

· ИАС "АВЕРС: Управление образовательным учреждением" (КРМ "Директор").Информационно-аналитическая система:

1. предназначена для унификации делопроизводства;

2. планирования ресурсов и контроля эффективности их использования;

3. автоматизации процессов управления образовательным учреждением;

4. мониторинга состояния учебного процесса;

5. дает возможность сформировать в учреждении автоматизированные рабочие места директора, завуча, секретаря, делопроизводителя, классного руководителя, медицинской сестры, психолога, социального педагога, предоставляя им возможность работать с единым информационным ресурсом в соответствии с их полномочиями.

· ИАС "АВЕРС: Электронный классный журнал"

Информационно-аналитическая система "ЭЛЕКТРОННЫЙ КЛАССНЫЙ ЖУРНАЛ", как элемент единой информационной инфраструктуры образовательного учреждения, предназначена для автоматизации учета и контроля отметочной деятельности процесса успеваемости.
«Электронный классный журнал» - это система, предназначенная для информирования учеников и их родителей о школьных событиях и успеваемости учащегося (пропуски, текущая и итоговая успеваемость, домашние задания).
Электронный классный журнал — модуль информационной среды, предназначенный для учета результатов образовательного процесса в электронно-цифровой форме. Важной функцией электронного классного журнала является адресное информирование учащихся и их родителей о результатах обучения.

· АВЕРС: Сенсорный информационный киоск

Сенсорный информационный киоск - это техническое средство, предназначенное для обеспечения коллективного доступа к информационным ресурсам образовательного учреждения, в том числе к открытой информации, хранящейся в его базах данных.
Программная оболочка информационных киосков интегрирована с ИАС: "Управление образовательным учреждением" (КРМ "Директор"), "Аверс: Расписание", "Аверс: Электронный классный журнал", что позволяет обеспечить доступ к данным, формируемым в процессе эксплуатации системы средствами пользовательского интерфейса информационного киоска.

· ИАС "АВЕРС: Расписание".Специализированная программа, предназначенная для составления расписания занятий во всех типах образовательных учреждений. Программа позволяет:

1. учитывать санитарные нормы и правила;

2. учитывать распределение классов по сменам;

3. объединять классы в поток;

4. делить классы (потоки) на группы;

5. составлять расписание классов без "окон";

6. генерировать различные формы таблиц расписания;

7. планировать замены;

8. представлять таблицы в Excel, Word и HTMl форматах;

9. сокращать "окна" в расписании учителей.

Программа помогает завучу подготовить оптимальное расписание уроков с учетом пожеланий учителей и требований администрации.

· ИАС "АВЕРС: Библиотека".Информационно-аналитическая система позволяет:

1. сформировать единый библиотечный фонд подведомственных учреждений;

2. принимать от учреждений отчеты о книгообеспеченности учебного процесса и формировать консолидированные заявки на поставку учебной и методической литературы;

3. управлять процессом формирования и использования библиотечных фондов учреждений;

4. принимать решения по оперативному перераспределению библиотечных фондов учреждений в соответствии с их текущими потребностями.

· ИАС "АВЕРС: Бухгалтерия".Информационно-аналитическая система;

1. позволяет полностью автоматизировать работу на всех участках бухгалтерского учета в бюджетном учреждении;

2. вести полный синтетический, а также многоуровневый аналитический учет;

3. легко конфигурируется под перечень задач и особенности ведения бухгалтерского учета в конкретном бюджетном учреждении;

4. адаптирована к особенностям функционирования образовательного учреждения в условиях нормативного финансирования и казначейской системы исполнения бюджета;

5. учитывает специфику работы централизованных бухгалтерий.

Кроме указанных программных продуктов фирмы предлагает еще несколько комплексов. Практическая реализация всего комплекса программ фирмы "Аверс" позволит сформировать информационную инфраструктуру учреждения, повысить качество и обоснованность принимаемых решений по управлению учреждением, сформировать единый информационный ресурс, необходимый для автоматизации процесса управления системой образования в регионе.

2. NetSchool (http://www.net-school.ru) – комплексная информационная система для современной школы.Ключевые достоинства NetSchool:

· электронный журнал и электронный дневник, тщательно апробированные с 2002 г.;

· проработанная аналитическая отчётность (более 40 автоматически формируемых отчётов для администрации школы, завучей, классных руководителей, учителей, учащихся, родителей);

· интеграция с другими программами (системы тестирования, учебные курсы, программы составления расписания, системы контроля доступа и др.);

· sms-сервис для родителей (не только sms-рассылки от классного руководителя, но и возможность для родителя получать информацию о своём ребёнке по sms-запросу).

Каждый пользователь имеет индивидуальные имя и пароль для входа в NetSchool. Права доступа к разным частям базы данных школы могут гибко настраиваться.

Внедрение NetSchool обеспечивает:

· полный переход от бумажного классного журнала к электронному (при необходимости можно распечатать все страницы классного журнала в установленной типовой форме) ;

· открытость информационного пространства, что особенно важно для повышения инвестиционной привлекательности образовательного учреждения в условиях нормативного финансирования;

· повышение качества образования: доказано, что доступ родителей к информации об учебно-воспитательном процессе с помощью NetSchool улучшает успеваемость и посещаемость детей.

3. Программный комплекс «Школьный офис» - простой и удобный инструмент для автоматизации управления современным образовательным учреждением. Модули ПО:

· «Паспорт ОУ (общие сведения)» - характеристика образовательного учреждения, как части региональной сети учебных заведений: учредители, лицензии, реквизиты, контактные телефоны и др.

· «Контингент» - комплексный учет информации об учащихся, включая документы, контактные телефоны мед. данные, сведения о детях, требующих дополнительной работы, отражение движения учащихся, подготовка отчетности, включая формы федерального статистического наблюдения (ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9), алфавитную книгу, заявки на оформление и учет социальных карт для учащихся и т.п. Подготовка произвольных отчетов. Возможность обмена электронными личными делами при переходе учащегося из одного учреждения в другое.

· «Кадры» - полная информация по кадровому составу, ведение личных дел, учет и планирование своевременного прохождения повышения квалификации и переаттестации, отражение наградной культуры ОУ, расчет стажа сотрудников, учет движения сотрудников и работа с архивом. Формирование отчетов, включая форму Т-2. Подготовка произвольных отчетов. Возможность обмена электронными личными делами при переходе сотрудника из одного учреждения в другое.

· «Тарификация» - полный цикл планирования и подготовки тарификации образовательного учреждения на новый учебный год от составления учебного плана до распределения нагрузки, от расчета нормативного штатного расписания до расстановки сотрудников по должностям, с учетом работы групп дополнительного образования и групп продленного дня. Детальная система проверок на соответствие нормативам и требованиям законодательства.

· «Нормативные документы» - платформа для формирования банка нормативных и методических документов, регулирующих деятельность ОУ, банка электронных копий правоустанавливающих документов, приказов, научно-методических разработок ОУ, наград ОУ и сотрудников (портфолио ОУ). Быстрый доступ к тематическим документам в любом разделе программы – необходимые нормативные акты всегда под рукой.

· «Администрирование системы» - сервисные функции: организация многопользовательской работы (гибкая настройка прав доступа), резервное копирование и восстановление данных, настройка параметров обновления ПО через Internet, импорт данных для упрощения первоначального наполнения базы данных.

Комплекс интегрирован с системой интернет-дневников.

Достоинства программного комплекса:

· ПК «Школьный Офис» - ориентирован на решение внутренних задач ОУ. Разработка ведется в тесном контакте с конечными пользователями, что позволяет максимально учитывать реальные потребности

· В основе ПО - результаты постоянно проводимых научно-методических работ и исследований – в программе отражена специфика процессов, характерных именно для образовательных учреждений.

· Особое внимание уделено удобству и эргономике интерфейсов – программу легко понять и освоить даже начинающему пользователю.

· В ПО заложена масса проверок, включая проверки на соответствие действующему законодательству - позволяет предупредить Вас от неверных действий.

· В ПО использованы общероссийские унифицированные классификаторы и справочники, форматы хранения данных соответствуют форматам хранения и передачи данных для налоговых органов и пенсионного фонда.

· Система построена на модульном принципе – современна, расширяема, легко обновляема, допускает возможность модернизации в процессе эксплуатации.

· Широкая поддержка пользователей и методическое сопровождение при внедрении программы.

4. Программный комплекс «1С:ХроноГраф Школа 3.0 ПРОФ» (http://www.chronobus.ru/) представляет собой новую версию многофункциональной информационной системы электронного документооборота и автоматизации управления основной деятельностью образовательного учреждения.

Основные задачи, решаемые программой «1С:ХроноГраф Школа 3.0 ПРОФ»:

1. Создание общешкольной информационной базы данных (ИБД).

2. Реализация комплексной системы управления школой с учетом региональных особенностей нормативно-правового и финансового регламентирования, включая формирование новой информации.

3. Поддержка технологии нормативно-правового обеспечения деятельности школы.

4. Реализация системы электронного документооборота школы, включая новые возможности формирования организационно-распорядительной и плановой документации, а также обмена информацией с внешними инстанциями и образовательными организациями, в том числе возможности:

· рассылки электронной почты штатными средствами Windows вне зависимости от используемого пользователем почтового клиента;

· расширения разделов информации, рассылаемой по электронной почте родителям учащихся и внешним организациям.

5. Автоматизация организации и управления учебным процессом, включая новые и доработанные механизмы:

· учета форм образовательной деятельности, образовательных программ и перехода на Федеральные государственные образовательные стандарты;

· учета моделей изучения иностранных языков, профилизации школы и участия в сетевых образовательных объединениях;

· планирования учебной занятости учащихся, в том числе учета поточных занятий и занятий мультипрофильных групп;

· формирования и ведения рабочей учебной и учебно-методической документации, в том числе электронных форм классных журналов и форм оперативного информирования родителей.

6. Автоматизация планирования и организации дополнительных образовательных услуг, включая новые возможности формирования:

· списочных составов групп внеучебной занятости с учетом учащихся других ОУ;

· журналов групп дополнительного образования;

· паспортов достижений учащихся.

7. Управление процессами формирования и комплектования контингента обучающихся с новыми механизмами обеспечения:

· ведения делопроизводства;

· расширения функционала личной карточки ученика, в том числе создания видов и форм социальной поддержки;

· возможностей выгрузки/загрузки личных дел учащихся в электронном виде, с целью расширения спектра предоставляемых электронных

· образовательных услуг и оптимизации информационного обмена между образовательными учреждениями.

· Автоматизация системы ресурсного обеспечения деятельности школы.

8. Автоматизация процессов анализа и контроля за результатами образовательной деятельности, текущей, итоговой и независимой аттестации обучающихся.

9. Формирование, вывод на печать и экспорт в стандартные форматы статистической и аналитической отчетной документации.

5. «КМ-Школа» (http://www.km-school.ru) - это информационный интегрированный продукт для средней школы, созданный на основе Интернет/Интранет технологий. Он объединяет уникальный образовательный мультимедийный контент, систему доставки и управления им, а также удобные и эффективные средства для автоматизации управления школой.

Продукт «КМ-Школа» полностью соответствует современным образовательным стандартам. Он позволяет учителям в процессе обучения использовать как разнообразные методы обучения (информационно-рецептивный, репродуктивный, проблемный, эвристический, исследовательский), так и все формы обучения.

Основные компоненты "КМ-Школа":

· База знаний

Система электронных учебных ресурсов, содержащая около 2 000 000 систематизированных информационных объектов, позволяющих в полной мере удовлетворить потребности учителей учреждений образования по всем предметам и для всех уровней обучения. Эффективные средства управления учебными ресурсами позволяют легко и быстро подготовить и провести наглядные, интерактивные занятия.

· Программный комплекс

Система управления Базой Знаний, включающая широкий спектр компьютерных инструментов для учителя, завуча, директора, ученика и его родителей, школьного библиотекаря, а также системного администратора школы.
Компьютерные инструменты программного комплекса позволяют в полном объеме использовать современные информационные технологии для реализации любых современных форм обучения, организации внеклассной работы, проведения факультативных занятий, автоматизации процессов управления школой, контроля и формирования отчетности.

· Интернет-сервисы

Система сопровождения и поддержки всех участников образовательного процесса, которая открывает множество возможностей в освоении и использовании современных информационных технологий для обучения и преподавания:

1. обеспечение круглосуточного доступа к Базе Знаний как со школьного компьютера, так и из дома;

2. размещение в сети Интернет сайта образовательного учреждения;

3. методическая и техническая поддержка в течение всего срока использования продукта;

4. обучение пользователей.