Деловое совещание

Совещание - это форма делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллек­тивного решения по актуальным проблемам.

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания представляют собой способ открытого коллек­тивного обсуждения тех или иных вопросов. Формы тако­го обсуждения очень разнообразны. Это такие речевые со­бытия, как собрание, заседание, семинары и конферен­ции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания вынесенных на обсуждение проблем и реаль­ных задач, а также места, времени и продолжительности работы.

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый за­ранее участникам и содержащий следующую информацию:

- тема совещания;

- цель совещания;

- перечень обсуждаемых вопросов;

- время начала и окончания совещания;

- место, где оно будет проходить;

- фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготов­ку вопросов;

- время, отведенное на каждый вопрос;

- место, где можно ознакомиться с материалами по ка­ждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предвари­тельно ознакомиться с материалами, но и продумать конст­руктивные предложения по решению проблем.

В тех случаях, когда люди не информированы, на сове­щаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоци­рует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

Целесообразно проводить деловые совещания в опреде­ленный день недели (за исключением внеплановых, экс­тренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полуто­ра-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

- начать его вовремя;

- сообщить о регламенте;

- согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

- назначить ответственного за регламент и протокол;

— предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса (например, эмоциональные оценки людей и собы­тий, мнения вместо конструктивных предложений, сооб­щение по поводу... и т.п.).

Деловые совещания могут классифицироваться по те­матике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Совещания подразделяются на инст­руктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивныхсовещаний - передача необходимых сведений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников со­вещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи соответст­вующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, оп­ределяются сроки и способы выполнения поручения.

Цель оперативных(диспетчерских) совещаний - полу­чение информации о текущем состоянии дел. В отличие от конструктивных совещаний, информация поступает «сни­зу вверх» по схеме управления. Участники такого совеща­ния сообщают сведения о ходе работы на местах. Оператив­ные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной пове­стки дня не имеется, они посвящаются неотложным зада­чам текущего и последующих 2-3 дней.

Цель проблемныхсовещаний — поиск наилучших реше­ний определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптималь­ное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготов­ки возможных решений на основе обсуждения всех предло­жений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или несколь­ких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до за­седания, посредством убеждения сомневающихся в его пра­вильности.

В качестве основной коммуникативной задачи следует определить необходимость принятия коллективного реше­ния на основе равного права каждого высказать и обосно­вать свое мнение. При условии, что решение вопроса затра­гивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, необходимо вос­пользоваться мнениями различных работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые сове­щания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев.

Специфика жанра «деловое совещание» состоит в том, что совещание - вторичный текст, основанный на обсужде­нии профессиональных проблем, как правило, внутри сво­его коллектива.

Тип речевого жанра совещания - информационно-убеж­дающий.

Деловое совещание может предполагать свободную дис­куссию.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1) открытые вопросы для получения общей картины про­блемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания отношения к этим фактам;

2) поощрение, которое заключается в повторении клю­чевых слов, тем самым вы получаете более полную инфор­мацию;

3) обратная связь, которая может осуществляться в ви­де пересказа, чтобы выступающий понимал, что его пра­вильно услышали;

4) отражение и признание чувств, что дает понять собе­седнику, что вы заметили основные эмоции выступающего;

5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

Структура делового совещания включает :

1) установление контактов (содержит только приветствие);

2) уточнение содержания и целей делового совещания; краткое содержание сути проблемы без комментариев и до­полнительных объяснений;

3) обмен сообщениями и обмен мнениями;

4) объяснение сложившейся ситуации, необходимости проведения делового совещания;

5) обоснование мнения (обмен мнениями);

6) предложения (обмен предложениями);

7) речь в прениях (по необходимости);

8) принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному(ым) сообщению(ям).

Виды делового совещания:

- инструктивное;

- оперативное;

- проблемное.