Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:

формирование объекта унификации - исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си­туации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на­дежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для все доку­ментов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифици­рованной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать раз­личные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет - форма представления грамматически связного текс­та, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначен­ные для заполнения их переменной информацией. Например:

Таблица - форма представления унифицированного текста, со­держащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объек­тов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления инфор­мации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информаци­онные показатели (переменная часть табличного текста) - в централь­ной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако­ничным образом в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и услов­ные обозначения: кол-во - количество, ед. изм. - единица измере­ния, №, % и др.

Показатели таблицы - переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки, например:

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объек­тов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета - форма представления текста, содержащая характерис­тику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наи­менования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именитель­ном падеже, например:

Фамилия __________________________

Имя _______________________

Отчество _________________________

Место рождения__________________

Дата рождения__________________

Пол____________________________

Образование ______________________

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково­дителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организа­ции (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под­разделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер­сия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте.