Состава и форм документов

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторя­ющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандарти­зовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в боль­шинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно­гообразия типов и видов изделий одинакового функционального назна­чения. Применительно к Управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управ­ленческих документов, создаваемых в процессе осуществления од­нотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результа­тов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государ­ственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивно­го дела и на требования к составлению и оформлению управленчес­ких документов.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элемен­ты управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой де­ятельности являются:

термины и определения, используемые при работе с управлен­ческой информацией;

организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий;

классификаторы управленческих функций;

управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартиза­ции. В СССР первые стандарты появились в 1929 - 1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ции и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Националь­ные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторго­вых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др. Роль и значение унификации и стан­дартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает: унифи­кацию состава и форм документов, применяемых для документиро­вания управленческой деятельности. Унификация состава докумен­тов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленчес­кой задач. В результате унификации состава документов исключают­ся формы документов, не вызванные действительными потребностя­ми управления, и состав документов организации может быть значи­тельно сокращен. Унификация форм документов заключается в от­боре и закреплении в унифицированных формах документов инфор­мационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое за­крепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.