Техники

Документационное обеспечение управленческого труда реализу­ется путем делопроизводственного обслуживания деятельности ап­парата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием боль­ших массивов документированной информации. Сокращение трудо­затрат, связанных с этими процессами, и повышение качества рабо­ты с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь — это внедрение в практику делопроиз­водственной деятельности офиса технических средств информаци­онных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

При этом необходимо иметь в виду, что применение техничес­ких средств при работе с документированной информацией приво­дит к возникновению новых, более качественных данных, зафикси­рованных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользова­телей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или авто­матизировать (в зависимости от типа технических средств) практичес­ки все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.-Послед­няя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит техниче­ский и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Средства механизации и автоматизации управленческого и ин­женерно-технического труда называются средствами организацион­ной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособле­ний, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное опре­деление не соответствует действительному положению вещей, по­скольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис­пользуемые индивидуально. По современной классификации к та­ким средствам можно отнести персональные компьютеры и их пери­ферийные устройства, копировальную технику индивидуального ис­пользования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с вы­бранным признаком. Наиболее распространенной является классифи­кация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехни­ки. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.

В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с проникновением на рос­сийский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физиче­ского труда, расширились возможности средств и систем электрон­ной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенство­ванию традиционных механических средств оргтехники.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обра­ботки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора тех­нических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора: объем документооборота;

временные характеристики документопотоков; объем документов, передаваемый и принимаемый по техничес­ким каналам связи;

способ организации эксплуатации технических средств; объем копируемых документов как первичный, так и вторич­ный;

технологические и эксплуатационные характеристики оборудо­вания;

фирма-производитель данной техники; стоимость техники;

стоимость расходных материалов, частота их замены; стоимость эксплуатации и т.п.

Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах приме­няются для выполнения различных операций по обработке докумен­тированной информации или же связанных с организацией управ­ленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенк­латуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе.

Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внед­рять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной си­стемы будет осуществляться с помощью электронных коммуникаци­онных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяю­щего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять це­лый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и распространения информации к новым способам и технологиям, осно­ванным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к классификации средств оргтехники, поскольку суще­ствовавший перечень технических средств в настоящее время подверг­ся коренному изменению как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.