Подготовки табличных документов

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. Создание и обработка табличных документов на основе использования средств вычисли­тельной техники первоначально реализовывались двумя способами:

данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка произ­водится с помощью электронного калькулятора;

данные размещаются в памяти компьютера, а для их обработки создается и используется программа на одном из языков программи­рования.

Первый способ хорош тем, что он рассчитан на самого рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняют­ся очень медленно.

Второй способ, естественно, во много раз быстрее, но есть свой недостаток — он не подходит для неподготовленного пользователя, тре­бует работы квалифицированного программиста. Сам заказчик не бу­дет непосредственно выполнять разработку и отладку таких программ.

Средством разрешения этого противоречия при проведении рас­четов над данными, представленными в табличной форме, явились пакеты прикладных программ для работы с электронными таблица-. ми, так называемые табличные процессоры или SPREAD SHEETS, которые в простой и естественной форме соединяют преимущества обоих способов и благодаря своей простоте и универсальности полу­чили широкое распространение.

Организация подготовки табличных документов основана на двух основных категориях:

форма представления данных на экране монитора в виде табли­цы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);

программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон возможных применений современных табличных про­цессоров невероятно широк: они позволяют не только безошибочно проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить на основе табличных данных диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.

История работы с табличными процессорами насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отличаются от своих предшественников. Обратимся к основ­ным вехам развития табличных процессоров.

Самую первую программу работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идею разработки табличных процессоров подхватили другие фирмы и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данно­го класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систе­му, пользовавшуюся долгое время большой полулярностью — SuperCalc (Super Calculator). В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan, ставшую прототи­пом табличных процессоров нового поколения. Multiplan была пер­воначально спланирована как легко переносимая прикладная про­грамма для работы на Apple II, IBM PC и в других вычислительных системах. У Multiplan было больше возможностей, и она превосхо­дила системы данного класса по уровню сервиса.

В нашей стране наибольшее распространение получило именно семейство SuperCalc, был разработан ряд русифицированных адап­тированных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

Значительное влияние на развитие программ для работы с эле­ктронными таблицами оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фир­мой Lotus Development. Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор при разработке Lotus 1-2-3 все поставил на карту: с целью, увеличения эффективности были полностью использованы специальные технические возможности компьютера IBM PC и опе­рационной системы MS-DOS.

В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представле­на система Excel на Macintosh, разработанная фирмой Microsoft. Позднее эта программа появилась в версии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC. Разра­ботка этой системы шла почти параллельно с разработкой первой версии операционной оболочки Windows, в основе построения кото­рой лежал принцип GUI (Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел свое отражение в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.

Следующая версия Excel 3.0 принесла с собой ряд улучшений, например инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и сильно переработанные графические функции. Вскоре без нее невозможно было себе представить рынок Windows-приложений.

Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, позволившая значительно упростить и унифицировать обслужи­вание. Появились также версии для Macintosh и OS/2. Затем — сле­дующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, при разработке которой фирма Microsoft сконцентрировала свое внимание на улучшениях, еще больше облегчивших работу пользователя.

Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенностью данной системы является более широкие возможнос­ти для проведения технических расчетов. В настоящий момент фир­ма Borland продала права на дальнейшую разработку этого программ­ного продукта фирме Corel Co. Поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro.

Табличный процессор — обязательная составляющая любого ин­тегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что воз­можностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспе­чивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включаю­щих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

Corel Office Professional фирмы Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фирмы Corel;

Works for Windows 95 фирмы Microsoft;

MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft;

Office Professional for Windows 95 фирмы Microsoft;

SmartSuite 96 for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows 95 были разрабо­таны версии самых популярных табличных процессоров, ориентиро­ванных на работу в этой среде:

Excel 7.0 фирмы Microsoft;

Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation:

Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.

Следует отметить, что безусловным лидером (пс объему продаж, а следовательно, по популярности, которой она пользуется у по~хзо-вателей) среди программ этого класса является система Excel.

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка (Help). Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и поз­воляет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню (Shortcut menu). Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте. Речь идет, например, о месте таб­лицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситу­ации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым коман­дам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографи^ ческие меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки (Workbook). Документы мож­но объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы рас­положен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содер­жимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интер­фейса может быть определен в соответствии с требованиями пользо­вателя, что делает работу максимально удобной. Среди таких воз­можностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заго­ловков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а так­же предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные системы предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие, как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возмож­ность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клет­ки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а так­же автоформатирование - в систему уже встроены различные воз­можности оформления таблиц и пользователь может выбрать наибо­лее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позво­ляют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно раз­решить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в совре­менных системах 'они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные раз­ных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессо­рах имеются встроенные функции, а именно: математические, ста­тистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, под­ставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный таблич­ный процессор без возможности построения различного типа дву­мерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается бо­лее 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, напри­мер вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др. Современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощ­ными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполне­нию базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сорти­ровку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, со­зданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные реше­ния для многих задач. Методы оптимизации варьируют от про­стого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и огра­ничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это мож­но делать, создавая сценарии, которые представляют собой опи­сание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения ча­сто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным язы­ком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных ко­манд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и .функции, расширив набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последова­тельность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от суще­ствующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максималь­но удобным.