![]() КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Создание шаблона документа
Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в системах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов. Шаблон — это документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, "нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование. Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в общем случае, план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприятие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия. В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требованиям государственного стандарта. Как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов: 1. Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей). 2. Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД, например: вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов. 3. Сохранить разработанный бланк как шаблон. Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов/ используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает время изготовления конкретного.документа.
|