Общие замечания. «Руководство пользователя» предназначен для организации эффективной работы пользователя с программным изделием

«Руководство пользователя» предназначен для организации эффективной работы пользователя с программным изделием. При изложении материала целесообразно использовать два стиля описания: в виде инструкций (обучающий) и в виде справочном. В то время как стиль инструкций ориентируется на оказание помощи новым пользователям, справочный стиль предназначен для более опытных пользователей, которым требуется информация по более специфическим вопросам.

В секции инструкций материал руководства должен быть упорядочен в соответствии с последовательностью обучения, начиная с простейших и наиболее необходимых операций, появляющихся в первую очередь, и заканчивая более сложными и появляющимися позже. Размер этой секции зависит либо от принятой методики обучения, либо от особенностей коллектива пользователей: некоторые из пользователей могут понять возможности и особенности использования программного изделия после знакомства с небольшим числом примеров, в то время как другим может потребоваться изучение многочисленных примеров.

В справочной секции должны быть представлены основные операции, упорядоченные для удобства использования, например, по алфавиту. Документация, представленная в этой секции, является более формальной, точной и исчерпывающей по сравнению с предыдущей секцией. Например, команда в секции инструкций может быть описана в конкретных понятиях в виде отдельного рабочего примера, а в справочной секции должны быть описаны все возможные параметры, опции и ключевые слова с несколькими примерами, уточняющими их смысл.

Целесообразно дать иллюстрации в виде экранов с описанием особенностей манипуляций на клавиатуре.

Разработка руководства пользователя должна начинаться как можно раньше. Прежде всего должен быть определен круг читателей, т.к. этот момент в значительной степени определяет стиль изложения. Руководство пользователя может быть создано в качестве он-лайнового средства помощи, т.е. в виде специального программного продукта. В этом случае должны быть разработаны отдельные требования для его проектирования.

Руководство пользователя содержит следующие разделы:

– общие сведения;

– описание применения;

– требования к процедурам.

В первом, вводном, разделе дается обычно описание прикладной области и описываются основные функции изделия, а также условия его функционирования.

Во втором разделе рассматриваются выполняемые функции, более подробно описываются назначение программного изделия, предоставляемые им возможности для пользователя и отмечаются улучшения, которые появляются в работе пользователя при использовании программного изделия. Значительное внимание уделяется описанию условий эксплуатации, используемого оборудования и программных средств. Структура программного изделия дается с описанием роли каждой компоненты, а рабочие характеристики изделия в виде описания функциональных возможностей с указанием, где это оказывается возможным, количественных параметров входных и выходных потоков, времени реакции и т.п. Отдельно описывается база данных с указанием каждого файла и его назначения. Особое внимание уделяется описанию потоков обрабатываемых данных и результирующих выходов с указанием их взаимосвязей.

В третьем, основном, разделе руководства представлена информация о необходимых процедурах запуска системы, подготовки данных и настройки параметров. Кроме этого, здесь же должны быть описаны процедуры обработки ошибок, восстановления информации и требования к этим процедурам.

При описании процедур запуска описывается каждый шаг процедур, необходимых для организации работы. Значительное внимание должно быть уделено описанию процедур ввода данных, при этом определяются требования к процедуре подготовки данных: частоте ввода, источникам данных, носителям информации, ограничениям, контролям достоверности. Для организации ввода пользователю должны быть представлены макеты входных форм с подробным описанием назначения каждого реквизита, а для наиболее сложных форм целесообразно представить их образцы с сопутствующим описанием.

Затем должны быть описаны требования, предъявляемые к каждому выходному документу или экрану. При этом должно быть указано: способ использования и частота выдачи, способ представления (носитель), инструкции по сохранению, распространению и т.д. В этом же разделе должны быть представлены описания всех выходных форм и экранов с объяснением каждого конкретного раздела формы. Для каждого типа результатов работы изделия должны быть представлены образцы с примерами результатов.

В отдельном подразделе руководства должны быть указаны возможные ошибки и процедуры их устранения. Целесообразно перечислить коды возможных ошибок, возникающих при работе программ и необходимые действия пользователя по восстановлению работоспособности программного изделия.

Содержание разделов руководства

Перечень разделов руководства пользователя может быть представлен следующим образом: