MICROSOFT PROJECT 2003

2.1 Возможности программного продукта и основные элементы интерфейса пользователя Microsoft Project 2003

В настоящее время на рынке программного обеспечения представлен широкий спектр различных средств автоматизации управления проектами (см. п. 1.3). С помощью любого из них можно построить сетевой график, рассчитать сроки начала и окончания работ, определить критический путь, отобразить все работы на диаграмме Ганта. Кроме того, многие системы управления проекта предоставляют целый набор функций, с помощью которых можно эффективно осуществлять ресурсное и бюджетное планирование, а также контролировать ход выполнения работ.

Приложение Microsoft Project 2003 является одним из самых популярных инструментов, ориентированным на управление проектами, которые реализуются как малыми и средними предприятиями, так и корпорациями с разветвленной структурой филиалов.

С помощью Microsoft Project 2003 руководитель проекта может автоматизировать практически все этапы работы над проектом.

1. Составление плана проекта – описание логической структуры проекта, указание связей между работами, расчет критического пути, сохранение базового плана, анализ базового плана и его оптимизация, возможность создания нескольких базовых планов.

2. Графическое представление структуры проекта – отображение плана проекта на различных диаграммах – сетевом графике, диаграмме Ганта, графике ресурсов и т.д.

3. Сбор и анализ сведений – использование средств совместной работы для обмена данными о проекте, возможность экспорта/импорта данных в другие приложения, поддержка стандартов SQL и ODBC.

4. Управление графиком работ – определение критических и некритических работ, вычисление длительности работ, регистрация текущего состояния работ по проекту, коррекция графика работ.

5. Управление ресурсами – назначение ресурсов на работы, настройка календаря для каждого ресурса, выявление перегрузки ресурсов и методы ее устранения, совместное использование ресурсов в нескольких проектах (создание пула ресурсов).

6. Управление расходами – автоматический (или ручной) расчет затрат по проекту, оценка по методу PERT, отслеживание затрат в процессе реализации проекта.

7. Управление областью охвата проекта – анализ и пересмотр целей проекта, указание приоритетов задач.

8. Составление отчетов по проекту – формирование разнообразных отчетов (документации) на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Имеются два основных выпуска Microsoft Project 2003 - Microsoft Project 2003 Standart и Microsoft Project 2003 Professional.

Microsoft Project 2003 Standart включает все перечисленные выше основные возможности для руководства на уровне рабочей группы проекта. Набор средств, имеющихся в Project Standart, позволяет эффективно управлять проектами на уровне небольших компаний, т.е. там, где нет необходимости в совместном использовании ресурсов и интенсивном обмене информации между членами рабочей группы и руководителем проекта.

Выпуск Microsoft Project 2003 Professional рекомендуется использовать для управления проектами в нескольких отделах или филиалах предприятия или в нескольких организациях. Данный выпуск, по сравнению с Microsoft Project Standart, содержит более мощные средства создания отчетов, проведения анализа и управления ресурсами. Также Microsoft Project Professional позволяет осуществлять управление корпоративными ресурсами, использовать и настраивать поля, календари, представления, модули и другие элементы Project, которые применяются во всех проектах организации и согласованы с конкретными процессами предприятия.

Совместно с Microsoft Project Professional используется дополнительная программа Project Server, которая предназначена для управления проектами через Web-узел. За счет обмена информацией и обработке ее на Web-узле программа Project Server обеспечивает обмен сообщениями о состоянии проекта между членами рабочей группы и руководителем проекта. Все участники проекта могут просматривать сведения на сервере Project Server, а также работать с ним с помощью Web-интерфейса Project Web Access 2003.

При запуске Microsoft Project 2003 появляется окно программы, представленное на рис.2.

По умолчанию на Панели представлений содержаться следующие представления:

1. Диаграмма Ганта. Список задач и связанная с ними информация, а также диаграмма с задачами и длительностями. Используйте данное представление для ввода и планирования списка задач.

2. Диаграмма Ганта с отслеживанием. Список задач и связанные с ними сведениями, диаграмма с базовым планом и запланированными отрезками диаграммы Ганта для каждой задачи, а также критический путь. Используйте данное представление для сравнения базового плана с фактическим, а также для определения критических задач.

3. Использование задач. Список задач с назначенными ресурсами, сгруппированные под каждой задачей. Используйте данное представление для отображения задач, запланированных для выполнения на конкретную неделю или диапазон недель.

4. Сетевой график. График, показывающий все задачи и их зависимости. Используйте данное представление для создания и урегулирования календарного плана в формате блок-схемы.

5. График ресурсов. Диаграмма, показывающая распределение ресурсов, затрат, затраты или трудозатраты для сверхурочной работы. Используйте это представление ресурсов для отображения сведений об одном ресурсе или группы ресурсов во времени.

6. Использование ресурсов. Список ресурсов, включающий их распределение, затраты и трудозатраты для каждого ресурса по времени. Используйте данное представление для отображения распределения затрат и трудозатрат для каждого ресурса и для установки профилей загрузки для назначений.

7. Лист ресурсов. Лист ресурсов и связанные с ним данные. Используйте данное представление для ввода и редактирования сведений о ресурсах в документах в формате электронных таблиц.

В процессе работы над проектом с использованием Microsoft Project 2003 необходимо пройти следующие основные этапы:

1. Определение опорных дат и настройка календаря проекта.

2.Создание перечня работ с оценкой их продолжительности.

3. Организация иерархической структуры перечня работ.

4. Планирование ресурсов и затрат.

5. Анализ проекта и создание базового плана проекта

Рассмотрим основное содержание работ на каждом из указанных этапов.

2.2 Определение опорных дат и настройка календаря проекта

Опорные даты и календарь проекта являются базовыми понятиями, на которых строится весь проект. Обычно определение опорных дат и настройка календаря проекта осуществляется на начальном этапе, но их можно изменить и в процессе работы над проектом.

Для определения опорных дат проекта необходимо в меню Проект выбрать команду Сведения о проекте(рис. 3).

Рисунок 3 – Определение опорных дат в диалоговом окне Сведения о проекте

С помощью опорных дат проекта определяют:

- тип планирования – планирование от даты начала или от даты окончания проекта;

- опорную дату проекта – в зависимости от типа планирования указывается дата начала проекта или дата его окончания;

- дату отчета – указывается (при необходимости) дата выдачи отчета по проекту;

- календарь проекта – выбирается стандартный, ночная смена или 24 часа. Можно указать и свой настроенный календарь (при его наличии);

- приоритет – указывается общий приоритет для всех задач проекта от 0 до 1000 (обычно - 500).

Кроме этого в режиме определения опорных дат можно просмотреть статистические данные по проекту:

- начало проекта (текущее, базовое, фактическое и отклонение);

- окончание (текущее, базовое, фактическое и отклонение);

- длительность (текущие, базовые, фактические и оставшиеся);

- трудозатраты (текущие, базовые, фактические и оставшиеся);

- затраты (текущие, базовые, фактические и оставшиеся).

- процент завершения длительности и трудозатрат.

При определении опорных дат каждое окно, содержащее дату, снабжено календарем.

Настройка календаря проекта осуществляется в диалоговом окне Изменить рабочее время… пункта меню Сервис (рис. 4).

Рисунок 5 – Настройка календаря проекта в диалоговом окне Изменить рабочее время

В диалоговом окнеИзменить рабочее время определяют:

- тип календаря проекта (стандартный, 24 часовой, ночная смена);

- установки для дат проекта на весь период (стандартное рабочее время, нерабочее время, нестандартное рабочее время);

- параметры календаря – Параметры…(дата начала недели, месяц начала финансового года, стандартное время начала и окончания рабочего дня, рабочих часов в дне, неделе и дней в месяце);

- свой уникальный календарь с присвоением имени – Создать...

Данные по настройке календаря определяются регламентом рабочего дня предприятия и производственным календарем на текущий год.

Для создания нового календаря необходимо:

1) выбрать команду Сервис → Изменить рабочее время, Создать;

2) ввести имя нового календаря;

3) выбрать опцию Создать новый базовый календарь для создания нового пустого календаря на основе заданных параметров по умолчанию;

4) внести в полученный календарь необходимые изменения;

5)сопоставить новый календарь всему проекту в диалоговом окне Проект → Сведения о проекте.

По умолчанию в области диаграмма Ганта отображается календарь Стандартный. Поэтому для того, чтобы видеть на графике реальное рабочее время необходимо в диалоговом окне Формат → Шкала времени, вкладка Нерабочее время установить отображение нужного календаря в списке Календарь.

Копирование, переименование и удаление календарей осуществляется в диалоговом окне Сервис → Организатор, Календари. Здесь можно копировать календари из текущего проекта в шаблон или в другой проект, а также переименовывать и удалять календари. При удалении базового календаря проекта, проекту сопоставляется календарь Стандартный.