Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами




Читайте также:
  1. I. Законодательные акты и иные официальные документы
  2. II. Классификация документов
  3. PR-концепция как базовый документ PR-проекта
  4. VII. Проблема класифікації прав
  5. А) федеральные законы и нормативные документы
  6. Автоматизированный перевод документов с помощью программы Promt
  7. Автороведческое исследование документов
  8. Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
  9. Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.
  10. Акционерное общество. Учредительные документы и органы управления акционерного общества. Дочерние и зависимые общества.

Документ (від лат. зразок, взірець, спосіб доказу) – це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людей; матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Ділові папери широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження певної інформації.

Соціальна– діловий папір є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна– документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (організаціями, підприємствами, фірмами тощо).

Культурна – діловий папір є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських ділових паперів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для реалізації завдань керівництва.

Правова– документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які ділові папери, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина ділових паперів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.



Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість ділових паперів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами:

 

Ознаки класифікації Групи
За найменуванням заява, лист, довідка, інструкція, протокол тощо.
За змістом і спеціалізацією загальні, з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку та ін.
За призначенням організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, особисті офіційні, обліково-фінансові, господарсько-претензійні тощо.
За походженням службові – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи це робити, для вирішення службових питань; особисті – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань
За місцем укладання внутрішні – мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні – є чинником або результатом спілкування з іншими організаціями, особами.
За напрямом вхідні, що надходять до закладу; вихідні, що адресовані за межі установи.
За формою і ступенем стандартизації стандартні – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом); нестандартні – лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи); індивідуальні – укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, оголошення).
За джерелами виникнення первинні; вторинні.
За носієм інформації на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті.
За способом фіксації інформації письмові, графічні, фото-, кіно-, фонодокументи.
За технікою відтворення рукописні, відтворені механічним способом.
За секретністю звичайні – для загального користування; для службового користування; секретні; цілком секретні.
За терміном виконання звичайні безстрокові – виконуються в порядку загальної черги; термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну.
За складністю прості – відображають одне питання чи факт; складні – містять два і більше питань чи фактів.
За стадіями створення оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів; копії – ділові папери, у яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені. Різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного ділового папера, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).
За строками зберігання постійного (70 років), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років).
За юридичною силою справжні – чинні, нечинні (що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами); підробні – фальсифікати (у яких зміст чи оформлення не відповідає істині).

 




Дата добавления: 2015-04-04; просмотров: 9; Нарушение авторских прав







lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2021 год. (0.007 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты