Требования ФСА к системе управленческого учета

Прирост управленческой информации в рамках моделей ФСА/ФСУ не является «даровой силой природы». Управленческим результатам, сопутствует значительный рост объ­ема обрабатываемых данных, наблюдаемый как в ходе внедрения ФСА/ ФСУ (обычно ФСА), так и при работе предприятия в новой системе.

Поскольку ФСУ в определенном смысле является расширением и про­должением модели ФСА, здесь мы будем рассматривать требования к управленческому учету по этапам проекта ФСА:

1. Определение цели проекта и его границ.

Хотя данный этап проекта обычно рассматривается как сугубо пред­варительный, он подразумевает высокие требования к управленчес­кому учету предприятия. Проблема здесь в необходимости опреде­лить границы проекта, сводящие к минимуму нарушения внутренних взаимосвязей существующих бизнес-процессов, до построения мо­дели функций. Наличие данных о бизнес-процессах и их общая мо­дель, пусть и неформальная¹, являются на текущем этапе критичес­ким фактором успеха.

2. Определение функций, построение модели функций в формате IDEF0, первоначальной модели ФСА и уточнение последней.

Требования данных этапов в основном совпадают с требованиями этапа 1. Разница в том, что участие носителей знаний о бизнес-про­цессах в проекте является обязательным независимо от наличия на

предприятии формальной модели бизнес-процессов. Детальная мо­дель бизнес-процессов, в отличие от общей, быстро устаревает, и только «носители знаний» позволяют достоверно выявить несо­ответствие фактических бизнес-процессов формальным либо фор­мализовать сами бизнес-процессы.

3. Определение факторов затрат и путей соответствия. Правильный выбор факторов затрат определяет успех проекта ФСА в целом. Тем не менее формальных алгоритмов присвоения фактора затрат паре «функция — ресурс» не существует. Единственный способ повышения достоверности данных о факторах затрат - верификация, обеспечиваемая процедурой утверждения последних, дальнейшим утверждением путей соответствия, в случае необходимости - моделированием бизнес-процесса при различных значениях исходных данных. Пути соответствия определяются аналогичным способом, на основе экспертных оценок.

4. Определение количественных соотношений факторов затрат.

Как было показано в разделе «Основы модели ФСА», вопрос опре­деления путей соответствия - самый объемный в функционально-стоимостном анализе. Данные об удельных весах путей соответствия в общем объеме фактора затрат определяются на основе историчес­ких данных, наблюдений и измерений, интервью и оценок. Истори­ческие данные, проистекающие из управленческого учета предпри-ятия предыдущих периодов, состоят в соответствующих контировках, которые обычно привязывают торговый документ к продукту, торго­вой схеме либо территориальному рынку сбыта. В расчетах использу­ется статистика по полному объему торговых документов или его час­ти. Остальные методы состоят в непосредственном сборе данных на рабочих местах пользователей и являются разовыми операциями.

5. Сбор данных о затратах.

Данные о затратах за заданный промежуток времени должны быть получены из существующей на предприятии системы управленчес­кого учета. Обязательное условие пригодности подобной информа­ции для задач ФСА — наличие контировок по центрам затрат пред­приятия за период расчета. При отсутствии таких данных необхо­димо проставить их вручную или воспользоваться приближенными значениями.

Таким образом, проект ФСА создает большую нагрузку на систему управленческого учета предприятия. Вследствие большого количества неформальных шагов, базирующихся на экспертных оценках, данная ра­бота не может быть вполне автоматизирована. Исключение составляет завершающий этап работ, определение итоговых цифр затрат по объек­там затрат. Тем не менее и он может быть автоматизирован лишь при наличии на предприятии развитой структуры центров затрат. Альтерна­тивой этому служит ручной ввод соответствующих данных или использо­вание приближенных значений.

Значительный объем экспертных оценок, непосредственных измере­ний, наблюдений и интервью сотрудников предприятия, типичный для проекта внедрения ФСА, неприемлем как метод работы системы уп­равленческого учета при нормальном функционировании предпри­ятия. Тем менее приемлемы такие подходы в отношении ФСУ, собира­ющего данные не только по финансовым, но и по иным характеристикам бизнес-процессов предприятия. Сотрудники предприятия - носители данных о бизнес-процессах — как правило, являются высококвалифи­цированными специалистами в своей области. Отвлечение их от основ­ной работы само по себе затрудняет работу предприятия и не может рас­сматриваться иначе как разовое явление. Таким образом, задача состоит в поиске процедур управленческого учета, заменяющих прямое исследо­вание.

Суть предлагаемой процедуры состоит в строгом разделении двух функций управленческого учета — учета параметров существующего бизнес-процесса и учета изменений бизнес-процесса. В первом случае учет фиксирует затраты в рамках существующей инфраструктуры ФСА: системы функций, факторов затрат, путей присвоения и их количествен­ных соотношений. Очень важно в пределах данной процедуры фиксиро­вать изменения бизнес-процесса, требующие изменения вышеназванной инфраструктуры. Во втором случае необходимо исследовать изменения бизнес-процессов и описать их в терминах инфраструктуры ФСА.

С целью описания соответствующих процедур распределим подразделе­ния предприятия по двум группам: первую составят бизнес-подразделения, осуществляющие основные бизнес-процессы, а вторую — обеспечива­ющие подразделения, которые поддерживают деятельность первых. Хотя сущность ФСА/ФСУ требует отхода от такого деления в практичес­кой деятельности по управлению затратами, системы управленческо­го учета той и другой группы будут существенно отличаться, поэтому в це­лях описания такая классификация необходима. Следует также заметить, что подразделения, выполняющие функции бэк-офиса, с точки зрения бизнес-процессов относятся к бизнес-подразделениям, поскольку функ­ции фронт-офиса и бэк-офиса являются последовательными шагами од­них и тех же бизнес-процессов.

В основе управленческого учета бизнес-подразделений лежит полная регистрация данных по объектам затрат. С этой целью в каждом вновь поступающем заказе фиксируются контировки по виду продукции, кана­лу сбыта, рынку сбыта, категории клиентов и т.д. Подчеркнем, что речь идет именно о заказе, а не о более общем документе, таком как договор, поскольку договор может, вообще говоря, охватывать несколько объек­тов затрат (например, несколько географических рынков сбыта или то­варных групп). Если же заказ также относится к нескольким объектам затрат, в управленческом учете следует отразить несколько заказов, от­носящихся к соответствующим объектам затрат. Далее необходимо обес­печить привязку последующих операций и документов (отгрузку, постав­ку, фактурирование, получение оплаты и др.), а также изменений заказа по инициативе той и другой стороны по отношению к первоначальному заказу. Таким образом, все функции основного бизнес-процесса оказы­ваются привязанными к инициировавшему их объекту затрат.

Управленческий учет обеспечивающих подразделений основывает­ся на регистрации заказов бизнес-подразделений (в терминах соответ­ствующих факторов использования), а также задействованных при ис­полнении заказов ресурсов (в терминах соответствующих факторов затрат). В качестве образца данного вида учета мы будем рассматривать учет в СРЗП информационной службы предприятия, описанный в пре­дыдущей главе. Большой объем затрат на ИТ на современных предпри­ятиях и сложность их учета традиционными методами привела к тому, что ИС стала пионером среди обеспечивающих подразделений в облас­ти применения новых методов учета и управления затратами.

Управленческий учет в модели ФСУ — значительно более трудная за­дача. Финансовый контроль на современном предприятии, как прави­ло, централизован и на уровне предприятия в целом, и на уровне его отдельных служб. Это само по себе уменьшает объем информации, а также число людей, вовлеченных в задачи учета. Напротив, атрибуты функции в модели ФСУ затрагивают не только финансы, но и все прочие сторо­ны деятельности предприятия. В результате их необходимо формировать силами не одной финансовой службы, а практически всего менеджмента предприятия. Однако в этом случае конечный результат учетных проце­дур также оказывается необходим всему менеджменту предприятия. Из этого можно сделать несколько выводов:

· ФСУ крайне сложно внедрить одновременно с ФСА, по крайней мере, в полном объеме. Практически в рамках проекта внедрения модели ФСА маловероятно внедрение более одного-двух атрибутов функций, выходящих за рамки основной модели ФСА;

· ФСУ необходимо внедрять в рамках решения более общих управлен­ческих задач, например внедрения на предприятии всеобъемлющей системы управления качеством (Total Quality Management, TQM). Для решения этой более общей задачи разрабатывается, в частности, набор атрибутов, который используется в соответствующих измере­ниях модели ФСУ;

· внедрение ФСУ должно представлять собой цепочку успешных ло­кальных проектов. С целью вовлечения в процесс менеджмента пред­приятия крайне важно начинать последующие проекты не ранее, чем предыдущие увенчаются определенным успехом. В этом случае на предприятии естественным путем распространяется информация о преимуществах ФСУ.

Сбор данных для системы ФСА/ФСУ означает значительное возраста­ние объема данных в системе управленческого учета. Для обеспечения соответствующих процедур необходим существенно более высокий уро­вень автоматизации соответствующих операций. Наиболее предпочти­тельна для этих целей система масштаба предприятия, основанная на единой базе данных по функциям, ресурсам и их потреблению. Причины перечислены ниже:

· обеспечение согласованности данных по затратам, предоставляемых различными подразделениями; •

· возможность заполнения различных ракурсов данных на различных рабочих местах в рамках единой базы;

· возможность проставления многочисленных контировок, необходи­мых для данной модели учета, на основе централизованно ведущихся справочников.

Тем не менее на ранних стадиях, особенно на этапе формирования мо­дели, целесообразно начинать с более простых программных средств. Дополнительным требованием (последним по счету, но не по важнос­ти) является значительное повышение производственной дисциплины во всех подразделениях предприятия.

Вопросы:

1. Раскройте понятие функционально-стоимостного анализа. Поясните термины: объекты затрат, ресурсы, функции, факторы затрат, факторы использования.

2. Каково соотношение функционально-стоимостного анализа и метода прямых затрат? Опишите изменение структуры затрат предприятий в 1950-е — 1990-е годы. Расскажите о преимуществах и недостатках функционально-стоимостного анализа.

3. Какова последовательность этапов внедрения ФСА?

4. Охарактеризуйте расширения и модификации ФСА — ФСУ..

5. Какая информация собирается на различных стадиях внедренияФСА?

6. Перечислите требования ФСА/ФСУ к системе управленческого учета.