Глава 1.Предпроектное обследование.

1.1. Описание модели организации и анализ «узких мест».

Прежде всего, отметим, что понятие «организация» и «предприятие» в данном изложении являются синонимами. Эти понятия мы будем использовать в широком смысле слова.

Согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 9000:2008 «Организация - это группа людей, объединенных для использования ресурсов, в которой определены отношения, ответственности и полномочия».

Предпроектное обследование является важнейшим и определяющим этапом ИТ - проектов. Наиболее очевидными источниками информации об объекте исследования являются измерения и наблюдения. Важны также такие источники, как документы, анкеты, интервью и личное участие в работе. В качестве исходной информации при проведении обследования могут служить:

- миссия, стратегические цели предприятия и перспективы его развития;

- данные о системе управления и об организационной структуре предприятия;

- нормативно – справочная информация, включающая как внутренние нормативные документы (устав предприятия, положения о подразделениях и т.д.), так и документы, описывающие взаимодействие с внешней средой (ГОСТы на производство продукции, государственные документы о системе налогов и сборов, положения о работе с заказчиками и т.д.);

- система делопроизводства предприятия;

- данные о состоянии ИТ на предприятии;

- результаты анкетирования сотрудников;

- результаты интервьюирования сотрудников.

При проведении обследования целесообразно применять следующие методы:

- сбор документов;

- анкетирование;

- интервьюирование.

Сбор документовдолжен осуществляться на всех этапах предпроектного обследования. Он включает в себя сбор внутрикорпоративных форм, шаблонов, бланков, отчетов; форм для обмена информацией с внешней средой, включая государственные документы.

Для того, чтобы хорошо понять систему документооборота, одних нормативных документов не достаточно, поскольку в них редко тщательно прописаны правила заполнения и маршруты документов. Для этого проводятся анкетирование и интервьюирование.

Анкетированиеявляется начальным этапом обследования. Цель анкетирования – составить первоначальное представление о деятельности предприятия и объекте исследования. До проведения анкетирования необходимо иметь данные об организационной структуре предприятия. Анкеты рассылаются, прежде всего, руководителям структурных подразделений и менеджерам, отвечающим за ключевые точки будущего проекта.

Интервьюированиеявляется важнейшим методом обследования. На этапе интервьюирования уточняется и детализируется информация, содержащаяся в анкетах. В этой работе должны участвовать представители всех подразделений описываемого бизнес-процесса. К выбору кандидатуры на интервьюирование надо подходить очень ответственно. Прежде всего, этому процессу надо подвергнуть контактное лицо, то есть заполнителя анкеты для уточнения указанных в анкете данных. Далее, надо выбрать тех людей из подразделения, которые могли бы уточнить и углубить информацию, полученную в результате анкетирования. Цель интервьюирования – уточнить следующую информацию:

- ограничение рабочей области проектирования. Для этого должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми контактирует рассматриваемая предметная область (условно – «предприятие»). Рассмотреть способы взаимодействия внешних объектов с этим предприятием, а также информационные и материальные потоки, обеспечивающие это взаимодействие;

- реальные технологии работы предприятия, поскольку нормативно-справочная информация описывает их в не полной мере;

- реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку, как правило, положения о подразделениях такой информации не содержат;

- все информационные хранилища (включая и бумажные: журналы, картотеки, архивы и т.д.);

- оценку информационной инфраструктуры предприятия;

- оценку управления информационной инфраструктурой предприятия;

- статистические данные по бизнес-процессам предприятия.

Миссия.Под миссией предприятия понимается основная общая цель или задача предприятия, четко выраженная причина его существования. Она обобщает и унифицирует такие понятия, как предназначение, стратегическая установка, кредо, политика, бизнес-идея и др. Миссия объединяет задачу и коренную причину, оправдывающую существование данного конкретного предприятия, она позволяет потребителю отличить одно предприятие от другого, занимающегося аналогичной деятельностью. Миссия должна удовлетворять основным требованиям:

1. Указывать на сущность и назначение предприятия, давать представление об основных его свойствах, причине возникновения и смысле существования.

2. Говорить о перспективности предприятия, какими видами деятельности оно собирается заниматься и каков долгосрочный курс.

3. Формулировать понятие бизнес-идеи, определяющей группы покупателей, их потребности, технологическое и функциональное исполнение.

4. Включать понятие миссии-ориентации, уточняющее характер его поведения и раскрывающее систему ценностей, которых придерживается руководство и персонал.

5. Информировать общество о политических установках.

Внешнее назначение миссии заключается в формировании имиджа предприятия в окружающем мире.

Внутренняя задача миссии состоит в поддержке и развитии корпоративного духа, поскольку она проясняет сотрудникам общую цель существования предприятия, выражает принципы и ценностные ориентиры предприятия, облегчает сотрудникам осознание своего места и роли в системе деловых отношений, что в результате способствует созданию благоприятной атмосферы.