Создание, комплект и состав фонда пользования

Фонд пользования - совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов, создаётся, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивания архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, созданный одновременно со страховым фондом, создаётся в обязательном комплекте, который включает:

- для архивных документов на бумажном носителе – одну микроформу 2 поколения, изготовленную с негативной микроформы 1 поколения, и одну микроформу 3 поколения, изготовленную с микроформы 2 поколения;

- для фотодокументов – один позитивный отпечаток и один дубль-негатив;

- для кинодокументов – одну позитивную совмещённую копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых документов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение;

- для фонодокументов – одну копию на магнитной ленте;

- для видеодокументов – одну копию на VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

При приёме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

- проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учётных документов;

- техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.

Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ, и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объём и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учётом его общего объёма, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Хранение страхового фонда осуществляет федеральный государственный архив – Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).

Хранение страхового фонда субъекта РФ и муниципального архива может осуществлять специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта РФ.

Документы АФ РФ подлежат страхованию, которое направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.

Страхованию подлежат:

- документы АФ РФ, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;

- уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

Категория ценности документов АФ РФ и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.

Результаты страховой оценки документов АФ РФ оформляются актом страховой оценки архивных документов, которых представляется в соответствующий орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Вопросы для самоконтроля

1 Страховой фонд архива.

2 Фонд пользования архива.

3 Документы, подлежащие страхованию.

Тема 4 Справочно-поисковые средства архива (НСА)

Студент должен:

знать:

- систему научно-справочного аппарата архива;

- обязательные архивные справочники;

- дополнительные архивные справочники.

Содержание учебного материала

Назначение справочно-поисковых средств. Понятие «первичная информация» и «вторичная информация», «система», «архивный справочник», «система СПС архива». Состав и функции системы СПС, процесс их создания и использования. Обязательные архивные справочники в государственных, муниципальных и архивах организаций. Описание документов как основа создания архивных справочников. Понятие об описании документов. Архивные описи и их назначение. Путеводители и их назначение. Систематический каталог и его назначение. Дополнительные архивные справочники в государственных, муниципальных и архивах организаций. Тематические и предметные каталоги и их назначение. Обзоры документов и их назначение. Указатели и их назначение.