Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов– изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляется комплектование государственных архивов полноценными документами и формируется АФ РФ.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной, культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата, органов местного самоуправления. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни.

Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Их роль как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет своё значение почти тотчас после их возникновения.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации – документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет длительность использования документов и обуславливает продолжительность их жизни.

В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи:

- из массы ежедневно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше 10 лет), имеющие долговременное практическое значение;

- выделяются к уничтожению документы с истёкшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклонённые варианты, то есть малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов.

Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

- при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

- при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения);

- при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь).

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения(.

Третий этап – на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось преодолевать.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и даёт ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвёртые поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев много. Одни из них – главные, другие – вспомогательные, но все применяются в совокупности. В этом – проявление принципа всесторонности оценке.

В Основных правилах работы архивов критерии объединены в три группы:

- критерии происхождения – роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, время и место образования документов;

-критерии содержания – значимость события, отражённого в документе, значение содержащейся в нём информации, её повторение в других документах;

- критерий внешних особенностей – юридическая достоверность документа, то есть наличие подписей, дат, печати, наличие резолюции и пометок, особенности передачи текста, особенности материальной основы документа, особенности физического состояния документа.

Важнейшие критерии ценности документов:

1Значимость учреждения или лица, которые создали документ. Ценность комплекса документов, созданных на предприятии, в организации, учреждении, определяется значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Отбор документов на государственное хранение производится из тех структур, которые играют наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Архивный интерес представляют документы государственных деятелей, учёных, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза, Героев России.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах другой специфики. Архивные учреждения ведут собирание документов журналистов, краеведов, других лиц, чьи документы могут помочь изучить истории родного края.

Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и сёла.

2 Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общей массе документов создаются документы, которые отражают основную деятельность учреждения, и играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы.

К первой группе, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждения, относятся:

- уставы;

- положения;

- штатные расписания;

- приказы;

- перспективные и годовые планы;

- годовые и сводные отчёты по отраслям;

- доклады;

- обзоры;

- протоколы заседаний, совещаний, собраний;

- переписка с вышестоящими органами;

- указания, направляемые подчинённым организациям;

- материалы по проверкам постановлений Правительства, министерства и другие материалы по контролю;

- материалы по изобретательству и рационализации;

- некоторые материалы по технике безопасности.

Документы второй группы, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (значительная часть документов по личному составу), но большинство теряют своё оперативное и справочное значение через один-пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчётности и учёта, переписка по снабжению, текущему ремонту и другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3 Время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства.

Архивоведение к таким периодам относит:

- отечественную войну 1812 года;

- первую русскую революцию 1905-1907 гг.;

- февральскую буржуазно-демократическую революцию;

- Великую Октябрьскую социалистическую революцию;

- гражданскую войну и иностранную интервенцию;

- коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства;

- Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности.

Критерий места происхождения тесно связан с критерием времени. При оценке документов важную роль играет место их создания. Большую ценность имеют документы, созданные на временно оккупированных территориях, в партизанских отрядах.

4 Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение отдаётся подлинникам. Однако ряд категорий документов имеются в учреждениях в виде копий (отчёты, докладные записки, справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ – центральное статистическое управление). Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования оформления копий документов, прежде всего постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях и в ссылках на основание при выдаче справок отметка «незаверенная копия» снижает ценность источника.

5 Юридическая сила документа. Юридическую силу имеют правильно оформленные подлинники. Также юридической силой обладают вторые и третьи экземпляры разного рода договоров, актов, а также выписки из приказов, решений, но при условии наличия реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно длительных и постоянного сроков хранения.

6 Дублетность документов. Дублетный документ – один из экземпляров документа, размноженного с оригинала.

7 Поглощённость содержания. Этот критерий применяется широко при экспертизе текущей плановой и отчётной документации: содержание квартальных отчётов поглощается годовым отчётом; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

Поглощение происходит и по другой линии: отчёты структурных подразделений поглощаются отчётом учреждения; отчёты подведомственных организаций поглощаются сводным отчётом по отрасли.

На государственное хранение отбирается сводный документ.

8 Физическое состояние - вспомогательный критерий, который применяется в отдельных случаях. Один из которых – наличие сильно повреждённых документов (залиты водой, слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста не читабельна). В этих случаях устанавливается, относятся ли эти документы к основным или вспомогательным. Дела и документы, утрата которых не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучить какую-то серьёзную проблему, передаются на реставрацию. Те, которые не являются основными, могут быть выделены для уничтожения, согласно критерию физического состояния.

Существует ещё ряд критериев. Языковые или художественные особенности документа, но рассматривать их нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, отношения не имеют.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экс­пертных комиссий:

- в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная ко­миссия;

- в министерствах, ведомствах, главках - Центральная эксперт­ная комиссия;

- в госархивах - экспертно-проверочная комиссия;

- в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, орга­низаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической рабо­ты по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из от­ветственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, предста­вителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других орга­низаций. Комиссия утверждается приказом руководителя уч­реждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовы­ваются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архив­ному хранению, по разработке номенклатуры дел;

- дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руково­дителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничто­жению документов с истекшими сроками хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представ­ляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение ру­ководителя своего учреждения — сводную номенклатуру дел учре­ждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неис­правимом повреждении документов постоянного хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных переч­нем, и об определении сроков хранения документов, не преду­смотренных перечнем;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повы­шению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же ос­новных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контроль­но-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная ин­станция, организует экспертизу научной и практической цен­ности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляют­ся следующие документы:

- протоколы их заседаний;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типо­вые и ведомственные перечни документов - систематизирован­ные списки видов и категорий документов, содержащие нор­мативные указания о сроках их хранении. Выделяются типо­вые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее вре­мя наиболее распространены:

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- Управленческие документы постоянного срока хранения, образующие­ся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Вопросы для самоконтроля

1 Задачи экспертизы ценности документов.

2 Три этапа экспертизы ценности.

3 Критерии ценности документов.

4 Задачи экспертной комиссии.

5 Функции экспертной комиссии.