Фондирование архивных документов

Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов, объединённых архивных фондов и архивных коллекций.

Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах – при описании принятых необработанных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединённых архивных фондов, архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического и физического лица.

Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по содержанию документов.

Копии исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является их автором. Их фондовая принадлежность определяется по описям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они подготовлены. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах (обозначение адресатов), подписи, почерк, содержание.

Документы общественных организаций (профсоюзных) существующих при организации с момента регистрации этих общественных организаций, при их поступление на постоянное хранение в архив в государственную собственность могут составлять самостоятельные архивные фонды или присоединяться к фонду организации, образуя объединённые архивные фонды.

Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством.

Если в составе архивного фонда обнаружены ошибочно включённые документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Объединённые архивные фонды могут быть сформированы из фондов:

- однородных по целевому назначению, функциям одноимённых организаций, действовавших на определённой территории;

- органов власти и состоящих при них организаций;

- организаций, объединённых объектом деятельности;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались преемникам;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Не допускается создание объединённых архивных фондов из документов органов представительной и исполнительной власти, а также из документов этих фондов и документов избирательных комиссий по выборам в них.

Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определённые признаки общности, с целью эффективности их учёта и использования. Признаками создания коллекции могут быть:

- тематический;

- номинальный;

- авторский;

- хронологический;

- географический.

Вопросы для самоконтроля

1 Определение фондовой принадлежности.

2 Формирование объединённых архивных фондов.

3 Признаки создания архивной коллекции.