Методические указания. Комплектование – это систематическое пополнение архива документами АФ, в соответствии с его профилем.

Комплектование – это систематическое пополнение архива документами АФ, в соответствии с его профилем.

Пополнение АФ РФ идёт непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов.

В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов:

- созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы;

- создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения её отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые объединяются в две группы:
- определение источников комплектования;

- определение состава принимаемых документов.

Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1 Определение источников комплектования.

2 Определение состава документов, подлежащих приёму в архив.

3 Подготовка документов и передача их на хранение в архив.

Комплектование архивов осуществляется систематически:

- документы учреждений Федерального значения поступают на хранение через 15 лет;

- областного значения – через 10 лет;

- районного значения – через 5 лет.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в архивы. Источниками могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

- изучение структуры и организационных основ отраслевой системы;

- анализ состава организаций и их документации;

- установление форм приёма документов от организаций, отнесённых к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными нормативными и методическими документами. Необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления её деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

Вопросы для самоконтроля

1 Мероприятия по комплектованию архивного фонда.

2 Источники комплектования архивного фонда.