Классификация документов

Для определения научной системы хранения документов проводится их классификация.

Классификация документов – группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединённым в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого.

Архивоведением установлены несколько классификационных единиц:

1 Архивный фонд – учётная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой.

2 Архивный фонд организации – это фонд, состоящий из принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия.

3 Архивный фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода.

4 Объединённый архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.

5 Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности отдельных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам.

В основе двух первых комплексов лежит признак происхождения (эти фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой третьего и четвёртого комплексов является признак логической связи – они собраны искусственно. Объединённый АФ создаётся в государственном или ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учёта, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединённом ведомственном архиве могут быть созданы объединённые фонды школ или дошкольных учреждений, поликлиник города.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных фондов. Каждый из них учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей.

В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом – совокупностью документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются и приходят извне), следовательно, документальный фонд растёт. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше 10 лет (а в ряде учреждений – свыше 5 лет) после соответствующего оформления сдаются в архив. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения (при соответствующих условиях и оформлении). Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее – ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утверждённой ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нём архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом качественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив.

Таким образом, АФ учреждения (организации, предприятия) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы, имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение, и поступившей на хранение в государственный архив. Архивный фонд тоже меняется в объёме за счёт поступлений из учреждения пока оно функционирует. После ликвидации учреждения и приёма последней части ценных документов архивный фонд перестаёт расти, но объём его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки.

Фондообразователь – организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд.

Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часто употребляется термин «дело»). Единица хранения – наименьшая единица счёта количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления.

В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки. Для них употребляется термин «единица хранения».

Разработка научных основ классификации документов (фондов и коллекций) Государственного АФ началась в 1918 году. В Положении о Едином государственном архивном фонде РСФСР (1925 г.) зафиксированы основные признаки классификации, которые сохранили своё значение до наших дней.

Вся совокупность документов ЕГАФ (единый государственный архивный фонд) делилась на две части по времени возникновения, точнее, по времени функционирования фондообразователей:

- документы дореволюционного периода;

- документы советской эпохи.

Одновременно совокупность ЕГАФ делилась на две части в зависимости от места фондообразователя в системе государственного управления:

- документы центрального значения;

- документы местного значения.

На этой основе были образованы:

- Центральный исторический архив (ЦИА);

- исторические архивы в губерниях (ИА);

- Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), включивший архивы центральных советских учреждений и Красной Армии, материалы по истории Октябрьской революции, собиравшиеся с 1919 года, печатные и иллюстративные материалы;

- местные архивы Октябрьской революции (АОР).

В настоящее время классификацией документов АФ РФ осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива, в пределах архивного фонда.

Установлены признаки классификации документов государственного АФ. Это принадлежность документов:

- к историческим эпохам;

- к комплексам, имеющим федеральное и местное значение;

- к определённым административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

- к определённым отраслям государственной и общественной деятельности;

- к составу документов данного фондообразователя;

- способ и техника закрепления информации (документы на бумажной основе, плёнке, механографические).

Перечисленные признаки классификации положены в основу организации сети государственных архивов:

- архивы, хранящие документы Советской эпохи – ЦГАНХ, ЦГАСА;

- архивы, хранящие документы капитализма – ЦГЦА, ЦГВИА;

- архивы, хранящие документы эпохи феодализма – ЦГАДА.

Под организацией документов понимается совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.

Термины «классификация» и «систематизация» в архивоведении синонимы термина «организация». Это означает разделение предметов какого-либо рода на классы по наиболее существенным, присущим этим предметам признакам. Каждый класс занимает определенное, постоянное место в образующейся системе и, в свою очередь, делится на подклассы.

Классификация применяется во всех областях научной и практической деятельности, способствует упорядочению предметов и явлений, тем самым, облегчая процесс их изучения.

В архивной сфере «классификация» и «систематизация» – синонимы термина «организация» и представляют собой метод установления исторических, логических и иных связей между документами, метод упорядочения документов с целью их быстрого поиска и эффективного использования.

Организация документов и дел АФ проводится по трем уровням:

- классификация документов АФ РФ в целом, определяющая организацию сети государственных архивов;

- классификация документов в пределах архивов, определяющая организацию материалов по архивным фондам и другим комплексам;

- классификация документов в пределах архивного фонда или другого комплекса, определяющая конкретные группы материалов.

Был определён ещё и четвертый этап – это классификация информации, содержащейся в документах, с целью её быстрого поиска и использования.

Организация документов на первом уровне, т.е. АФ лежит в основе построения сети архивов.

Признаки классификации, разработанные в конце 50-х годов ХХ века оказали влияние на формирование современной сети архивов:

- принадлежность документальных материалов к определенным историческим эпохам;

- принадлежность документальных материалов к учреждениям общесоюзного, республиканского и местного значения;

- принадлежность документальных материалов к определенным административно-территориальным единицам (республикам, краям, областям, округам, районам);

- принадлежность документов к определенным отраслям общественной и государственной деятельности;

- принадлежность к документации фондообразователя (принцип недробимости АФ);

- способ и техника создания.

Наиболее общим признаком является признак группировки по историческим эпохам,который определяет деление:

- на материалы досоветского периода и материалы советского (после 1917 года). Так как произошла ликвидация учреждений буржуазно-помещичьего государства и созданы новые учреждения – фондообразователи, в процессе деятельности которых начали образовываться документы советской эпохи.

В государственной классификации документов по историческим эпохам сеть государственных архивов подразделяется на:

- архивы, хранящие документы Советской эпохи – ЦГАНХ, ЦГАСА;

- архивы, хранящие документы капитализма – ЦГЦА, ЦГВИА;

- архивы, хранящие документы эпохи феодализма – ЦГАДА.

Важным классификационным признаком документа в пределах АФ является его принадлежность к учреждениям общероссийского, республиканского и местного подчинения. К группе документов центрального происхождения были отнесены материалы высших и центральных государственных учреждений, к местным архивам – материалы местных учреждений.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак обусловлен тем, что для работы с различными документами требуется специальная подготовка архивистов. Этот принцип реализуется при создании архивов литературы и искусства, народного хозяйства, военно-исторических. В нашей стране существует ряд архивов, хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности:

- военно-исторический архив;

- архив Военно-морского флота;

- архив Советской Армии;

- архив народного хозяйства;
- Архив литературы и искусства.

Этот признак был положен в основу организации материалов Государственного архивного фонда еще в первые годы становления архивного дела, когда документы объединялись по отраслевым секциям: политической, экономической, юридической, историко-культурной и военно-морской.

Способ и техника создания. В составе АФ РФ имеется большое количество научно-технической документации, кинофотодокументов, звукозаписи. Их хранение требует особого режима, а изучение невозможно без специальной аппаратуры для просмотра и прослушивания содержания.

Всё это привело к необходимости классифицировать документы по способу и технике их создания. Классификация по этому способу позволяет отделить данную документацию от управленческих документов и организовать их обособленное хранение.

С этой целью в стране созданы:
- ГА научно-технической документации;
- ГА кинофотодокументов;

- архив звукозаписей.

В последнее время появляются также центры электронной документации.

Изменения, произошедшие в стране в начале 90-х годов ХХ века, появление различных форм собственности повлияли и на архивную среду. Изменилась и организация документов и дел АФ РФ. Она осуществляется по следующим признакам:

1 По формам собственности:

- архивные фонды и документы государственной части АФ РФ;

- архивные фонды и документы федеральной собственности;

- архивные фонды и документы собственности субъекта РФ;

- архивные фонды и документы, находящиеся в ведении муниципальных образований;

- архивные фонды и документы негосударственной части АФ.

2 По видам носителей, способам и технике закрепления информации.

Документы государственной части АФ РФ подлежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях РАН, других государственных хранилищах.

В исключительном ведении РФ находятся:

- документы, хранящиеся и поступающие на законных основаниях в федеральные архивы, федеральные государственные библиотеки и музеи, архивы, библиотеки и музеи учреждений Академии наук от юридических и физических лиц;

- документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, в том числе те, которые хранятся в этих архивах в соответствии с соглашениями, заключенными с Федеральной архивной службой России, документы Генеральной Прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, государственных внебюджетных фондов, Центрального банка РФ, других банков, отнесенных к федеральной собственности.

Документы, входящие в состав государственной части АФРФ субъекта РФ и являющиеся государственной собственностью субъекта РФ, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта РФ, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта РФ.

Документы негосударственной части АФ РФ, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приёму на постоянное хранение.

Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.

Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.

Вопросы для самоконтроля

1 Классификационные единицы архивоведения.

2 Две части ЕГАФ.

3 Три уровня организации документов АФ.

4 Признаки классификации.