Администрирование проектов

Широко используемый на Западе институт администраторов проекта предпола­гает, что администратор проекта снимает с плеч руководителей проекта админист­ративное бремя (но не ответственность), связанное с использованием на практике системы управления проектами. Подсчитано, что плановая и отчетно-учетная службы, находящиеся во ведении администратора проекта, дают возможность ме­неджеру проекта дополнительно уделять от 20 до 50% времени его непосредственной деятельности по управлению проектами. Квалифицированный администратор в состоянии оказать поддержку (в плановых и учетных делах) до 150 участникам проекта, которые могут работать в различных или на одном проекте.

Администратор проекта должен:

- использовать современные средства и приемы управления проектами для пре­доставления руководителям проектов административных услуг в области планирования, составления графиков, отслеживания хода исполнения и отчетности;

- обеспечить взаимопомощь и наилучшее использование ресурсов проекта;

- обеспечить руководителей проектов и компаний, выполняющих проект, компактной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектами, ресурсами и приоритетами.

Для того чтобы решать эти задачи, администратор должен уметь:

- выявлять проекты, нуждающиеся в администрировании;

- проводить структурно подготовленные интервью с руководителями и участниками проектов. Результатом этих интервью должны быть планы, с которыми все участники работ были бы согласны;

- готовить ресурсносбалансированные планы, отвечающие целям руководства;

- разрабатывать процесс сбора информации о ходе работ по проекту;

- составлять отчеты о состоянии проекта, которые дают возможность руководителям проекта, его участникам и руководителям компаний придерживаться намеченных графиков.

Администратор проекта, в силу специфики своей деятельности, равноправен с руководителями проектов (неподотчетен им). По этой же причине он должен поддерживать рабочие отношения с руководителями и участниками проекта всех уровней. Администратор в западных компаниях обычно имеет вспомогательный персонал (секретарей) и шефствует над администратором-стажером.

Показателем успешности администрирования является удовлетворенность руко­водителей компаний состоянием (степенью детализации, частотой) отчетности.

Руководители должны быть в состоянии, используя информацию Администратора, контролировать проекты и принимать по ним обоснованные решения. Что касается менеджеров проектов, то если им нравится пользоваться услугами Администратора проекта (не использовать собственные источники информации), зна­чит, он «на месте».

На практике следует помнить, что, несмотря на очевидные преимущества административного управления проектами, возникает ряд опасностей, которых следует избегать:

– слишком много времени уходит на оценку и решения;

- планирование осуществляется «сверху вниз»;

- план прорабатывается недостаточно детально (разумеется, руководитель проекта, а не администратор знает лучше все «болевые точки» проекта);

- участники разработки плана нередко держат в секрете от администратора важные детали;

- отчетность о состоянии проекта не полезна ни для проектных групп, ни для руководства компании;

- отслеживание работ по проекту вместо контроля за проектом.