Документальне оформлення прийому і здачі справ і посади

За результатами прийому і здачі справ і посади складається акт, у якому характеризуються стан служби (хлібозаводу), виявлені недоліки і позитивні сторони,

В акті послідовно відображаються: укомплектованість служби, політико-моральний стан, бойова, політична і спеціальна підготовка особового складу; бойова і мобілізаційна готовність служби; забезпеченість частини (з'єднання) продовольством, технікою і майном; відповідність фактичної наявності і якісного стану матеріальних засобів даним обліку; факти нестач, утрат, надлишків, порч продовольства, техніки і майна служби; стан складів і умови збереження матеріальних засобів; організація експлуатації і ремонту техніки і майна служби; організація харчування особового складу; стан обліку і звітності; законність і правильність оформлення прибуткових і видаткових документів і їхня відповідність записам у книгах і картках обліку; облік руху осіб, що харчуються і відповідність його даним обліку особового складу в штабі частини; якість і своєчасність представлення встановленої звітності; стан розрахунків по зворотній тарі, із платними споживачами і постачальниками; стан підсобного господарства; виконання планів робіт; виконання пропозицій, зазначених в актах попередніх перевірок; стан розрахунків по нестачам і втратам. При необхідності в акті висвітлюються й інші питання.

В акті прийому і здачі справ і посади начальника продовольчої служби з'єднання зміст кожного розділу повинний відбивати стан служби у військових частинах, а також специфічні питання, що стосуються продовольчої служби з'єднання.

До акта додаються акти зняття залишків матеріальних засобів з вказівкою надлишків і нестач, пояснення справи особи, що здає, і посада про причини появи нестач, надлишків і наявності нестач і недоліків у роботі.

Якщо той що здає чи знову призначений начальник має заперечення з окремих питань акта, то він викладає їх у письмовому виді в акті під час підписання. Такі заперечення розглядаються командиром, що затверджує акт. При необхідності для виявлення дійсного стану і розбору заперечень може бути призначене адміністративне розслідування,

Акт підписується особами, що приймають і здають справи з зазначеням посад, членами комісії і затверджується командиром військової частини (з'єднання). Після затвердження акта особа, що приймає посаду вступає у свої обов'язки, а особа, що здає, звільняється від них.