Дерево функций отдела делопроизводства

Рис. 54

Здесь F – отдел делопроизводства и его целевая функция – получение итоговой документации по управлению учреждением в целом;

F₁ – обработка входящей документации;

F₁₁ – получение справки по текущей документации;

F₁₂ –составление реестров (регистрация);

F₁₃ – печатание приказов;

F₁₄ – удаление документов;

F₁₅ – контроль за исполнением документов;

F₁₆ – редактор документов;

F₁₇ – хранение;

F₂ – обработка исходной документации;

F₂₁ – регистр документов;

F₂₂ – тиражирование;

F₂₃ – распространение;

F₂₄ – получение справки по текущей документации и архивам;

F₂₅ – хранение;

F₃ – текущий контроль исполнительных документов;

F₄ – контроль правильности исполнительных документов в правовом аспекте.

Основными функциями отдела делопроизводства являются:

1) ведение регистров документов входных / выходных;

2) ведение архива документов;

3) получение справок по текущим и архивным документам;

4) контроль за исполнением корпоративных норм права (положений, приказов, поручений, регламентов, регулирующих внутренние отношения организации, как финансово-хозяйственные, так и функциональные);

5) юридическое обоснование внутренних исполнительных документов с позиции правовой корректности: оформление приказов как визуальное, так и семантическое (сущность, смысл), необходимость исполнения корпоративных норм права, правильность заключения договоров с физическими и юридическими лицами и т.д. Эта работа выполняется субъектом с юридическим образованием.

На рис. 55 представлена внутренняя организационная схема связи ОД с другими отделами учебного учреждения, которые находятся в сфере процесса КИД.