Предварительный просмотр результатов слияния

Перед проведением слияния рекомендуется просмотреть предварительные результаты и затем, при необходимости, внести корректировки.

Для осуществления предварительного просмотра следует, находясь в основном документе, нажать кнопку Просмотреть результаты (вкладка Рассылки/ группа Просмотр результатов). Затем можно:

§ пользуясь кнопками Следующая запись и Предыдущая запись, постранично просмотреть все результаты;

§ пользуясь кнопками Первая запись и Последняя запись, просмотреть первую и последнюю запись;

§ пользуясь кнопкой Найти получателя, просмотреть определённые записи.

Задание 5. Просмотрите все предварительные результаты слияния.

Управлять данными, используемыми для просмотра и слияния, разрешается в окне Получатели слияния (вкладка Рассылки/ группа Начало слияния/кнопка Изменить список получателей) (Рис. 30):

§ выбор отдельных записей при небольшом списке – снятие/установка соответствующего флажка;

§ сортировка. Щёлкните по заголовку столбца, по которому требуется выполнить сортировку. Список будет отсортирован в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Чтобы отсортировать список в обратном порядке (от Я до А), щёлкните по заголовку столбца ещё раз.

При необходимости более сложной сортировки выберите команду Сортировка (раздел Уточнить список получателей) и задайте необходимые параметры на вкладке Сортировка записей (окно Отбор записей);

§ фильтрация. Выберите команду Фильтр (раздел Уточнить список получателей) и укажите условия фильтрации на вкладке Отбор записей (окно Отбор записей);

§ найти конкретную запись или повторения (раздел Уточнить список получателей/ команда Найти получателя или команда Найти повторения);

§ изменение данных в источнике данных. Выберите имя файла – источника данных (раздел Источник данных) и нажмите кнопку Изменить.

Рис. 30. Окно Получатели слияния

Задание 6. Введите нового должника:

· в окне Получатели слияния выберите имя файла – источника данных (раздел Источник данных);

· нажмите кнопку Изменить;

· в диалоговом окне Форма Данных нажмите кнопку Добавить и введите данные нового должника (Рис. 31);

· нажмите кнопку Закрыть.

Отсортируйте получателей по убыванию задолженности. Исключите из просмотра данные по наименьшей задолженности и просмотрите предварительные результаты слияния.

Рис. 31. Диалоговое окно Форма Данных