Систематизация документов при организации информационного поиска

При организации информационного поиска важное значение имеет систематизация документов. Она позволяет рационально размещать книги, статьи, патенты и другие документы в хранилищах и осуществлять поиск в каталогах. Основа систематизации – индексирование документов в информационных и библиографических изданиях и формирование справочно-информационных фондов.

Сущность индексирования заключается в том, что устанавливаются понятия (темы), отражающие содержание, и для этих понятий (тем) отыскиваются индексы (предметные рубрики), зафиксированные в заранее составленных таблицах, словарях и т.д. Для выражения основного содержания используются информационно-поисковые языки (ИПЯ). Классифицировать ИПЯ можно по различным признакам. Во всех органах научно-технической информации и технических библиотеках принят в настоящее время ИПЯ, называемый универсальной десятичной классификацией (УДК), которая относится к ИПЯ библиотечно-библиографического типа.

УДК состоит из основной, вспомогательных таблиц и алфавитно-предметного указателя (рис. 3.4).

3.4. Структура универсальной десятичной классификации

Основная таблица содержит индексы, при помощи которых материалы систематизируются по содержанию. Каждому понятию, отраженному в основной таблице, соответствует определенный индекс УДК. Вся сумма человеческих знаний делится на 10 основных классов:

0 – общий отдел;

1 – философия, психология;

2 – религия; теология;

3 – общественные науки; статистика, политика, экономика;

4 – свободен;

5 – математика, естественные науки;

6 – прикладные науки, медицина; техника;

7 – искусство, прикладное искусство и т.д.;

8 – язык, языкознание, художественная литература, литературознание;

9 – география, биографии, история.

Каждая последующая цифра, добавляемая к обозначению основного отдела, уточняет его. Подобное построение индексов позволяет делить самое общее понятие на узко специальные. Чем больше степень дробления, тем больше число знаков входит в индекс. Для лучшей обозримости индекса после каждых трех знаков ставится точка. В пределах одного раздела индексы располагаются по принципу от общего к частному. Последовательность индекса УДК определяется порядком цифр данного индекса.

Наряду с основными индексами, в основной таблице приведены специальные (аналитические) определители, отражающие признаки, характерные для узкого круга понятий и применяемые лишь в том разделе, вначале которого они помещены. В изданиях УДК аналитические определители выделяются жирной вертикальной линией со стороны полей и присоединяются к основным индексам при помощи тире (-), точки (.) и нуля (0).

Во вспомогательных таблицах УДК перечислены общие определители, отражающие признаки, по которым материалы могут подразделяться во всех отделах, а также различные знаки, служащие для соединения нескольких основных индексов (табл. 3.1). К индексам могут в случае необходимости добавляться буквы латинского или русского алфавита, отдельные слова или имена.

Таблица 3.1

Общие определители УДК

Наряду с общими определителями в УДК применяются и различные знаки для соединения ряда индексов (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Знаки, применяемые в УДК

Знак присоединение применяется, когда рассматривается несколько самостоятельных вопросов равного значения.

Знак распространение служит для замены индексов, отражающих близкие по значению вопросы.

Знак отношение позволяет классифицировать материалы, трактующие вопросы, между которыми есть внутренняя связь.

Знак объединение (или синтез) употребляется при классификации материалов по химическим соединениям и сплавам.

Установив основное содержание материала, необходимо обратиться к алфавитно-предметному указателю и определить по нему раздел, соответствующий содержанию, затем выбрать рубрику и записать ее индекс. Из заглавия или аннотации работы выбираются несколько ключевых слов и к каждому ключевому слову по алфавитно-предметному указателю находятся индексы УДК, которые объединяются между собой в один общий индекс соответствующими знаками.

3.4. Библиографический поиск литературных источников

Знакомство с опубликованной по теме научной работы литературой начинается с разработки идеи. Такая постановка дела позволяет искать литературные источники по выбранной теме и глубже осмысли­вать тот материал, который содержится в опубликованных в печати работах других ученых, ибо основные вопросы пробле­мы почти всегда заложены в более ранних исследованиях.

Далее следует продумать порядок поиска и приступить к составлению картотеки (или списка) литературных источников по теме. Хорошо составленная картотека (список) даже при бег­лом обзоре заглавий источников помогает охватить тему в целом. На ее основе возможно уже в начале исследования уточ­нить план.

Просмотру должны быть подвергнуты все виды источников, содержание которых связано с темой исследо­вания. К ним относятся материалы, опубликованные в различ­ных отечественных и зарубежных изданиях, непубликуемые до­кументы (отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, магистерские работы, депонированные рукописи, материалы зарубежных фирм), официальные материалы.

Состояние изученности темы целесообразнее всего начать со знакомства с информационными изданиям.

Вопросы для самопроверки

1. Какие задачи решает служба научно-технической информации?

2. Что включает в себя система НТИ?

3. Какие издания относятся к опубликованным источникам?

4. Какие издания относятся к неопубликованным источникам?

5. Классификация вторичных источников информации?

6. Учреждения, в которых хранятся источники информации?

7. Как осуществляется систематизация документов?

8. В чем заключается сущность УДК?

9. Из каких элементов состоит УДК?

10. Расскажите о классификации научных документов в зависимости от способа предоставления информации.

11. В чем состоят отличия первичных документов от вторичных?

12. Приведите примеры первичных и вторичных документов.

13. Приведите примеры периодических и продолжающихся изданий.

14. Приведите примеры опубликованных и непубликуемых документов.

15. Назовите виды вторичных научных документов и их особенности.

16. Кумулятивность научной информации.

17. Организация работы с научной литературой.

18. Как составить собственную библиографию?