Сущность и значение двойной записи на счетах 1 страница

Часть II

Учебное пособие

Редактор А.В. Афанасьева

Корректор К.И.Бойкова

Компьютерная верстка И.А.Яблоковой

Подписано к печати Формат 60х80 1/16.Бум.офс.Усл.печ.л.

Уч.-изд.л. .Тираж 1000 экз. Заказ «С»

Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет.

198005, Санкт-Петербург, ул. 2-я Красноармейская, 4.

Отпечатано на ризографе. 198005, Санкт-Петербург, 2-я Красноармейская ул., 5.

Сущность и значение двойной записи на счетах

При изменениях в балансе, происходящих под влиянием хозяй­ственных операций, каждая операция вызывает равновеликие изме­нения в двух статьях баланса. Равенство итогов актива и пассива ба­ланса не нарушается. При отражении операций на счетах, органически связанных с балансом и открываемых на основе его статей, каждая хозяйственная операция также будет вызывать двойные и равновели­кие изменения. Это позволяет отражать хозяйственные операции на счетах способом двойной записи.

Сущность двойной записи состоит в том, что каждая хозяйствен­ная операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту раз­ных счетов. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кре­дитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственной операции, называется бухгалтерской статьей. Бухгалтерские статьи часто на­зывают бухгалтерскими проводками, бухгалтерскими записями, реже — счетными формулами. Составить бухгалтерскую проводку — значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сум­му операции.

Сущность двойной записи можно рассмотреть на примере операций по изменению баланса. Для этого на основании каждой статьи началь­ного баланса (табл. 3.1) необходимо открыть отдельные счета.

Первая операция. Получено с расчетного счета в банке в кассу для выдачи заработной платы рабочим и служащим 10000 руб.

Счет «Расчетные счета»

Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Операция вызывает изменение на счетах «Касса» и «Расчетные счета». Оба они являются активными счетами, поскольку на них от­ражается имущество организации. Денежные средства в кассе увели­чились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в дебет счета «Касса» (увеличение в активных счетах отражается по дебету счета). Денежные средства на расчетном счете уменьшились на 10 000 руб., поэтому сумму нужно записать в кредит счета «Расчетный счет» (уменьшение в активных счетах отражается по кредиту счета). Сле­довательно, по первой операции нужно сделать следующую запись:

Дебет счета «Касса»

Кредит счета «Расчетные счета» } 10000 руб.

На основании составленной бухгалтерской проводки 10 000 руб. записывают в дебет счета «Касса» и кредит счета «Расчетные счета» (запись обозначена цифрой 1, соответствующей номеру операции). По первой хозяйственной операции счета «Касса» и «Расчетный счет» оказались взаимосвязанными (корреспондирующимися).

Вторая операция. Выдана из кассы заработная плата рабочим и служащим в размере 10000 руб.

По операции корреспондируются два счета: «Касса» и «Расчеты с персоналом по оплате труда». Операция вызывает уменьшение средств в кассе, поэтому активный счет «Касса» надо кредитовать на 10 000 руб. Одновременно происходит уменьшение сальдо на пассив­ном счете «Расчеты с персоналом по оплате труда», который надо де­бетовать. Бухгалтерская проводка будет иметь вид:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета «Касса» } 10000 руб.

Следовательно, 10000 руб. записывают в дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» и в кредит счета «Касса».

Третья операция. Поступили от поставщиков материалы на сум­му 20000 руб. По операции корреспондируются счета «Материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счет «Материалы» активный, запасы материала увеличиваются, по­этому он будет дебетоваться на 20000 руб. Счет «Расчеты с поставщи­ками и подрядчиками» пассивный, задолженность перед поставщиками увеличивается, он будет кредитоваться на сумму 20000 руб. По третьей операции будет составлена следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета «Материалы»

Кредит счета «Расчеты с поставщиками } 20000 руб.

и подрядчиками»

В соответствии с проводкой записывают 20000 руб. в дебет сче­та «Материалы» и в кредит счета «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками».

Четвертая операция. Оплачена задолженность поставщикам за счет кредитов банка на 5000 руб. По этой операции корреспондиру­ются два счета: «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет «Расчеты с постав­щиками и подрядчиками» является пассивным, так как его остаток отражает источник обязательства организации. Задолженность перед поставщиками уменьшается, уменьшение в пассивном счете отража­ется по дебету счета, поэтому счет «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками» надо дебетовать на 5000 руб. Счет «Расчеты по кратко­срочным кредитам и займам» является пассивным. Остаток его уве­личивается на 5000 руб., поэтому счет надо кредитовать на указанную сумму. Следовательно, по четвертой операции должна быть состав­лена следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит счета «Расчеты по краткосрочным кредитам } 5000 руб.

и займам»

На основании составленной проводки 5000 руб. заносят в дебет счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и в кредит счета «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» (запись обозначена цифрой 4).

После отражения всех операций на счетах подсчитывают оборо­ты и выводят конечные сальдо счетов. Они полностью совпадают с суммами аналогичных статей баланса, составленного после отраже­ния всех операций (табл. 3.5).

Приведенные операции, так же как и в балансе, охватывают все возможные типы изменений на счетах бухгалтерского учета: измене­ния только в активных счетах, только в пассивных счетах, в актив-

ных и пассивных счетах в сторону увеличения, в активных и пассив­ных счетах в сторону уменьшения.

Все рассмотренные хозяйственные операции отражались в равной сумме по дебету одного и по кредиту другого счета. Итог дебетовых обо­ротов всех счетов должен быть равен итогу кредитовых оборотов. Дей­ствительно, в примере сумма итогов дебетовых и кредитовых оборотов получилась равной и составила 45000 руб. Нарушение равенства сви­детельствует об ошибке в учете. Следовательно, с помощью двойной за­писи можно обнаружить ошибки в бухгалтерских записях, в этом состоит ее контрольное значение.

Вместе с тем двойная запись имеет большое познавательное зна­чение, так как показывает, откуда (или за счет каких источников) по­ступили средства и куда они направляются. Например, корреспонден­ция счетов

Дебет счета «Касса» } 10000 руб.

Кредит счета «Расчетные счета»

показывает, что деньги поступили в кассу с расчетного счета. По кор­респонденции можно установить экономический смысл, содержание каждой хозяйственной операции.

Составление бухгалтерских статей (проводок). Хронологичес­кие и систематические записи. Запись на счетах бухгалтерского уче­та производят на основании документов, поэтому все принятые бух­галтерией документы подвергают бухгалтерской обработке.

Одним из этапов бухгалтерской обработки документов является запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе, т.е. составление бухгалтерских проводок - контировка. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отражаемой хозяйственной операции, называется, как уже отмечалось, бухгалтерской проводкой (статьей, счетной форму­лой, бухгалтерской записью). Различают простые бухгалтерские про­водки, в которых корреспондируются только два счета (все состав­ленные ранее проводки - простые), и сложные, в которых один счет корреспондируется с несколькими счетами.

Пример. От подотчетного лица поступили на склад материалы на сумму 2000 руб., остаток подотчетной суммы (100 руб.) он сдал в кассу. Бухгалтерская проводка по этой операции:

Дебет счета «Материалы»............................................2000 руб.

Дебет счета «Касса»........................................................100 руб.

Кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами».....2100 руб.

Бухгалтерские проводки составляют на самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (ме­мориальных ордерах).

Мемориальный ордер - это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответ­ствующих счетах бухгалтерского учета.

МЕМОРИАЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ № 1

запись за январь 200_ г.

3 января 200_ г.

Главный бухгалтер (ПОДПИСЬ)

Для облегчения записей каждому счету присваивается определен­ный номер (шифр), поэтому при составлении бухгалтерских прово­док указывают не наименование счетов, а их номера (счет «Касса» -№ 50, счет «Расчетные счета» - № 51).

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т.е. записывают по определен­ной системе. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгал­терского учета называется систематической записью (регистрацией).

Наряду с систематической используется и хронологическая запись, т.е. регистрация хозяйственных операций в той последовательности, в какой они совершаются. Различия в экономическом содержании опе­рации при этом не учитываются. Хронологическая запись ведется для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных опера­ций. В хронологическом порядке ведутся регистрационные журналы, кассовые книги и другие регистры.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ за январь 200_ г.

В данном регистрационном журнале отражены все операции, по ко­торым составлены бухгалтерские доводки и мемориальные ордера.

Общий итог (45000 руб.) равен итогам дебетовых и кредитовых оборотов по счетам. Следовательно, на счетах все операции отраже­ны в правильных суммах.

3.4. Синтетический и аналитический учет

Рассмотренные счета бухгалтерского учета, как правило, соответ­ствовали статьям баланса. На них отражались обобщенные (синтети­ческие) данные об имуществе и обязательствах организации. Счета, на которых имущество организации, ее обязательства и хозяйствен­ные процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтети­ческими. К ним относятся счета «Основные средства», «Материалы», «Уставный капитал», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др. Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синте­тическим. Он ведется только в денежном выражении.

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью имущества обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. Напри­мер, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, обо­рудование, машины и др.). Помимо данных об общей сумме задол­женности перед рабочими и служащими нужны сведения о задолжен­ности каждому работнику в отдельности. Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бух­галтерского учета применяют аналитические счета.

Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому от­дельному виду имущества, обязательств организаций и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитичес­ких счетах, называется аналитическим.

Аналитические счета открываются в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждо­му отдельному виду имущества, обязательств организаций и процес­сов. Следовательно, между синтетическими и аналитическими сче­тами существует прямая связь, которая проявляется в следующем. Остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остат­кам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета. Каждую хозяйственную операцию, за­писанную по дебету или кредиту синтетического счета, отражают в той же сумме соответственно на дебете или кредите нескольких ана­литических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета.

Прямую связь между синтетическими и аналитическими счета­ми можно рассмотреть на следующем примере.

На начало месяца за подотчетными лицами числилась задолженность в 10000руб., в том числе за Ивановым - 3000 руб., Петровым - 2500 руб., Сидо­ровым - 4500 руб. В кассе находилось 100000 руб., запасы сырья и материалов составили 150000 руб.

В течение месяца проведены следующие операции:

1. Поступили на склад материалы, оплаченные Ивановым из подотчетной сум­мы,-2000 руб;

2. Получен в кассу от Иванова остаток подотчетной суммы - 1000 руб.;

3. Согласно авансовому отчету Сидорова приходуются оплаченные им из под-отчетной суммы материалы на 4500 руб.;

4. Выдан из кассы аванс подотчетным лицам:

Иванову А.В. ...........................................2000 руб.

Сидорову М.К. ........................................3500 руб.

По первой операции 2000 руб. следует записать в дебет счета «Материалы» и в кредит счета «Расчеты с подотчетными лицами». Одновременно эту же сум­му заносят в кредит аналитического счета Иванова. Тем самым показывают, что материалы поступили именно от Иванова, и списывают числящуюся за ним за­долженность по подотчетной сумме. Остальные операции следует отражать так­же одновременно на синтетических и аналитических счетах.

СИНТЕТИЧЕСКИЕ СЧЕТА

Счет «Материалы»
Дебет Кредит

Счет «Касса»
Дебет Кредит

Счет «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет Кредит

АНАЛИТИЧЕСКИЕСЧЕТА

Счет Иванова Счет Петрова
Дебет Кредит Дебет Кредит

Счет Сидорова

Дебет Кредит

После подсчета оборотов и выявления конечного сальдо на синтетических и аналитических счетах подтверждается вывод о прямой связи между синтети­ческими и аналитическими счетами. Действительно, начальное сальдо синтети­ческого счета «Расчеты с подотчетными лицами» (10000 руб.) равно сумме на­чальных остатков всех аналитических счетов, открытых в его дополнение (3000 + + 2500 + 4500). Дебетовый оборот синтетического счета (5500 руб.) равен сумме дебетовых оборотов всех аналитических счетов (2000 + 0 + 3500), а кредитовый оборот (7500 руб.) - сумме всех кредитовых оборотов (3000 + 4500). Конечное сальдо синтетического счета «Расчеты с подотчетными лицами» (8000 руб.) рав­но сумме конечных сальдо всех аналитических счетов, открытых в его дополне­ние (2000 + 2500 + 3500).

Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кре­диту синтетического счета, отражается в той же сумме соответствен­но по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, откры­тых в дополнение к своему синтетическому счету.

Не все синтетические счета требуют ведения аналитического уче­та. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми (счета «Касса», «Расчетные счета» и др.). Счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными (счета «Расчеты с под­отчетными лицами», «Основные средства» и др.).

Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связа­ны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп.

Например, в дополнение к синтетическому счету «Расчеты с подотчетными лицами» открываются аналитические счета на каждое подотчетное лицо. Так же обстоит дело и со счетами «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др.

Однако такое простое построение аналитического учета не все­гда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических сче­тов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитичес­кого учета называются субсчетами. Субсчет - это промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый из субсчетов объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь, объединяются одним синтетическим сче­том. Иногда субсчета называют счетами второго порядка, в то вре­мя как синтетические счета называются счетами первого порядка. Связь между синтетическим счетом, его субсчетами и аналитически­ми счетами можно проследить на примере счета 10 «Материалы».

В дополнение к этому синтетическому счету открывают следующие субсчета:

1 «Сырье и материалы»;

2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конст­рукции и детали»;

3 «Топливо»;

4 «Тара и тарные материалы»;

5 «Запасные части»;

6 «Прочие материалы»;

7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;

8 «Строительные материалы»;

9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и др.

В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открываются аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (мука, сахарный песок, шпагат, марля и т.п.).

Количество групп счетов аналитического учета может быть боль­шим, чем это показано по счету 10 «Материалы».

Например, если у организации будет несколько материальных складов, то нужно сначала открыть аналитические счета для каждого склада, затем - по ви­дам материальных ценностей.

Количество групп счетов аналитического учета зависит в основ­ном от сложности хозяйственной деятельности организации, целей и задач учета.

3.5. Оборотные ведомости

Оборотные ведомости служат главным образом для обобщения, проверки правильности записей на счетах бухгалтерского учета и со­ставления нового баланса. Их составляют как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Форма и порядок записи в оборотной ве­домости по синтетическим счетам приведены в табл. 3.6.

Для составления оборотной ведомости использованы данные о начальных остатках, оборотах и конечных остатках синтетических счетов, приведенных на с. 47, 48.

В оборотной ведомости по синтетическим счетам должно быть по итогу три равенства: первое - остатков на начало отчетного пери­ода по дебету и кредиту; второе - оборотов по дебету и кредиту; тре­тье - остатков на конец отчетного периода по дебету и кредиту.

Первое равенство обусловлено тем, что итог синтетических сче­тов по дебету показывает стоимость всего имущества организации на начало отчетного периода, а итог по кредиту - сумму источников этого имущества, т.е. они отражают баланс организации на начало отчет­ного периода.

Таблица 3.6

Второе равенство обусловлено применением способа двойной записи операций на счетах, при которой каждая операция записыва­ется в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.

Третье равенство объясняется так же, как и первое, только де­бетовые и кредитовые остатки показывают баланс уже не на начало, а на конец отчетного периода. Кроме того, третье равенство обуслов­лено первыми двумя (если начальные сальдо по дебету и кредиту всех счетов равны, равны итоги оборотов по этим счетам, то и конечные сальдо по дебету и кредиту всех счетов равны).

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам имеет большое контрольное значение, так как свидетельствует о правильности записей на счетах бухгалтерского учета.