Сущность и значение двойной записи на счетах 3 страница

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сум­му кредитового оборота счета, операции которого учитываются в дан­ном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондиру­ющего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с ана­литическим (например, по счетам «Расчеты по краткосрочным креди­там и займам», «Прибыли и убытки» и др.), причем расположение дан­ных аналитического учета обеспечивает получение необходимых пока­зателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятель­ный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по Учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематичес­кая запись в журналах является одновременно и хронологической за-

писью. Необходимость ведения специальных хронологических реги­стров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемори­альные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосред­ственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по жур­налу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в кото­рых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу следующей формы.

ГЛАВНАЯ КНИГА

ПРИ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЕ УЧЕТА Счет «Касса» _____________ (наименование счета)

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствую­щего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следу­ющего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчиты­вают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо дол жны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рис.4.2.

Первичные и сводные документы

Кассовая книга

Журналы-ордера

Накопительые и груплировочные ведомости

Регистры

Главная книга аналитического учета

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

————> запись ----------> сварка записи
Рис. 4.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитичес­кого учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, обо­ротной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомо­стей по аналитическим счетам).

Данная форма учета повышает контрольное значение учета, об­легчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентирован­ных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна автома­тизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна следующая последо­вательность обработки информации: машинный носитель информа­ции - ЭВМ - машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 4.3.

В настоящее время организации оснащены многофункциональны­ми проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных Учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машин­ных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволя­ет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. 71

Хозяйственные операции

База постоянных и переменных данных
Отчетные и справочные машинограммы и видеограммы

Рис. 4.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение про­изводительности труда учетных работников, освобождение их от выпол­нения простых технических функций и предоставление большей возмож­ности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они предусматри­вают использование одних и тех же носителей информации.

В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено ис­пользовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведо­мости учета соответствующих объектов (основных средств, производ­ственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистра­ми аналитического учета.

Книга учета фактов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итого­вым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйствен­ных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ве­дутся, используются для составления баланса и других форм бухгал­терской отчетности.

Запись в учетные регистры производят на основании должным об­разом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с поло­жением о документах и документообороте) на второй день после совер­шения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятель­ности, а уже затем - в соответствующие ведомости.

Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма», по дебету счета 50 «Касса», кредиту сче­та 51 «Расчетные счета» Книги учета фактов хозяйственной деятельности, а за­тем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4).

Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса (табл. 3.1), отражения четырех операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге приведен в табл. 4.1. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги использу­ются при составлении баланса.

Если в организации совершается значительное количество хозяй­ственных операций, то они могут записываться вначале по соответ­ствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответству­ющих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответ­ствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета фактов хозяйственной деятельно­сти. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета фактов хозяйственной деятельности записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, а затем она расшифровывается частны­ми суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитывают­ся обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сум­ма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам так­же должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгал­терского баланса.

Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной фор­ме учета представлены на рис. 4.4.

I Бухгалтерский баланс и другие виды отчетности [|

Рис. 4.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета «Журнал-главная»

Таблица 4.1

КНИГА УЧЕТА ФАКТОРОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В настоящее время организациям предоставлено право самим вы­бирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенство­вать учетные регистры и создавать программы регистрации и обра­ботки, соблюдая общие методологические принципы, а также техно­логию обработки учетной информации.

4.4. Организация бухгалтерского учета

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью полу­чения достоверной и своевременной информации о хозяйственной дея­тельности организации и осуществления контроля за рациональным ис­пользованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основ­ными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, План счетов бух­галтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию бухгалтер­ского учета в организациях, соблюдение законодательства при выпол­нении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Руководители организаций могут в зависимости от объема учет­ной работы:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

• ввести в штат должность бухгалтера;

• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

• вести бухгалтерский учет лично.

На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лич­но - обычно эти функции выполняет бухгалтерия или бухгалтер. В этом случае руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работника­ми, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера ^в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского уче­та большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план ин-

вентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работ­ников бухгалтерии.

В плане документации указывается перечень документов для уче­та хозяйственных операций и составляется расчет потребности в блан­ках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают заявку на получение их от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требо­ваний, предусмотренных Законом «О бухгалтерском учете».

Основой организации первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером график документооборота (табл. 4.2). Под документооборотом, как уже говорилось, понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются поря­док, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвен­таризации составляют с учетом того, чтобы проверка наличия цен­ностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки прове­дения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны мате­риально ответственным лицам.

В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, от­четный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организа­ций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным ука­занием выполняемых ими работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые све­дения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во вто­рой - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделе­ний предприятия.

В плане технического оформления учета дается детальная харак­теристика формы учета, которая будет применена на данном предпри­ятии, а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы

учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Значительное место в плане технического оформления учета дол­жно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем по­мимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение раз­личных вычислительных таблиц и различного рода средств механи­зации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).

В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается дол­жностная характеристика каждому работнику, намечаются меропри­ятия по повышению их квалификации, составляются графики учет­ных работ.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосре­доточен в главной бухгалтерии, в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и свод­ных документов, поступающих из отдельных подразделений органи­зации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляет­ся лишь первичная регистрация хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осу­ществляется синтетический и аналитический учет и составляются ба­лансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, состав­ляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществля­ет контроль за постановкой учета на отдельных частях организаций.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалте­ра, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому де­централизация учета допускается лишь в очень крупных организаци­ях. В большинстве же организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых организациях используется частичная децентрали­зация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по от­дельным синтетическим счетам, осуществляют учет производствен-

Таблица 4.2

ПРИМЕР ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДПРИЯТИЮ, УЧРЕЖДЕНИЮ Утверждено приказом № __ от «_» ____ 1999_ г.

ных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Од­нако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от усло­вий организации и технологии производства, объема учетной рабо­ты и наличия технических средств учета.

В средних по размеру организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

• материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;

• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда ра­бочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за ис­пользованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работни­ками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;

• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;

• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продук­ции на складах и ее реализации;

• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие фор­мы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капи­тального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно имеются группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная (ра­ботники которой ведут учет денежных средств и расчетов с органи­зациями и лицами), подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.