Урок 3. Системы документов. Способы документирования. Правила оформления отдельных видов документов.

Системы документов

Один документ – это единичный акт документирования факта или действия.

Система документации – совокупность документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Самая общая, занимающая верхнюю позиции в комплексе систем — общегосударственная система документации, охватывающая все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их классифицируют по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления и т.д. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и др. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, учебная, научно-исследовательская и др.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем документации и сформировать единые требования к этим системам документации.

Государственная система стандартов и технических условий (ГГС) была разработана в 1965 г., включает государственные стандарты, которыми определяются основные цел и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесения в них изменений; государственного надзора и контроля за внедрением и соблюдением.

Единая система технологической документации (ЕСТД)

установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Единая система конструкторской документации (ЕСКД)

Единая система проектной документации на капитальное строительство

Единая система технической подготовки пр-ва

Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ)

Единая система программной документации (ЕСПД)

Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому делу (СИБИД)

Единая система внешнеторговой документации

Единая система классификации и кодирования технико-экономическойи социальной информации (ЕСККТЭСИ)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Унифицированные системы управленческой документации

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Унифицированная система банковской документации

Унифицированная система отчетно-статистической документации

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия

Унифицированная система документации по труду

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Каждая система включает в себя комплексы документов.

УСОРД включает в себя:

• Организационные документы
• Распорядительные документы
• Информационно-справочные документы
• Документация по личному составу.

Цель создания систем документации – привести к единообразию процессы создания, изготовления, обработки документной информации, использованной на предприятиях и организациях независимо от форм собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документации, в пределах РФ.