Бланки документов

Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.

Виды бланков:

§ Основные: общий бланк и бланк для письма

§ Дополнительные: бланк конкретного вида документа, кроме письма; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

• Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
• Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
• Наименование организации (08)
• Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа) (11, 12).

Бланк письма имеет следующие реквизиты:

• Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
• Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
• Наименование организации (структурного подразделения) (08);
• Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии) (09);
• Код организации (предприятия) по ОКПО (04);
• Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
• Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
• Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа) (11, 12, 13).

Расположение реквизитов бланка предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.

При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Способы изготовления бланков:

• типографический
• компьютерный
• штемпельный

Формуляр –образец ОРД: понятие, виды, назначение.

Формуляр документа- набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.

ормуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге формата А4и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3). Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться. Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.
Правое поле - 10 мм, и оно не заполняется какими-либо реквизитами. Нижнее поле - 20 мм, и на нем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем. Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки. Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата. Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку). Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др. С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Тема 3. Организационно – распорядительная документация (10 часов, в т.ч. 6 практических).