Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Номенклатура дел– систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.

Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.

Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел).

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:

o В дело подшивают только исполненные документы;

o В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;

o Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов;

o В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;

o Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела;

o В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;

o Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;

o Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);

o В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;

o Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.

o Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

o Для каждого дела составляется отдельная опись с указанием наименования вида документа, заголовка или вопроса, количеством страниц.

Подготовленное к сдаче в архив дело должно быть прошито, пронумеровано, а так же должно иметь титульный лист, на котором отражается вся основная информация о деле. Кроме того, каждое прошитое дело должно иметь контрольную надпись – информацию о лице, подготовившем дело к сдаче в архив, дату и печать организации.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.