Вопрос 2. Документ, его значение, понятие, функции

Любое управленческое решение выносится на основе информации.

Правильность принятого решения зависит: от полноты представленной информации; достоверности информации; своевременности ее представления. Информация может быть представлена: в устной форме; в документированной форме. Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они:

отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях; являются гарантом прав на недвижимость, собственность. Документ обеспечивает: закрепление информации; сбор информации; обработку информации; передачу информации; использование информации; хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

учет — снаписанием различных отчетов; планирование — с составлением планов; инструктирование — с разработкой методик, инструкций; руководство — с изданием приказов, распоряжений. Документ— зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение.

Юридическое значение — это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Латинское слово "documentum" и означает доказательство, свидетельство. Чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть: правильно оформлен; не противоречить по содержанию действующему законодательству;

быть изданным организацией, которая имеет на это право. Понятие "документ" многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.

Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах. Документ может быть:

носителем информации (в сфере информационных технологий); средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);

способом доказательства чего-либо (в юридической сфере); источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны. К основным функциям документовможно отнести:

информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон); организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).