Форматирование текста с помощью мини-панели инструментов

1. Выберите текст для форматирования. Над выделенным текстом появится прозрачная мини-панель инструментов.

2. Осуществите форматирование с помощью мини-панели инструментов.

Таблица — это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Таблица состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Имя поля должно быть уникальным, содержать не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением (.); (!); ('); ([); (]).

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.

- Текстовой — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

- Числовой — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля.

- Поле Memo — специальный тип данных для хранения больших объемов информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов.

- Дата / время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

- Денежный тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля 8 байт.

- Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел, обладающий свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля 4 байта.

- Логический тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля 1 байт.

- Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microcoft Word, Microcoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством.

- Гиперссылка — специальное поле, предназначенное для хранения гипёрссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина до 2048 символов.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

Наиболее важными являются следующие свойства.

1. Размер поля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле.

2. Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы.

3. Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа.

4. Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами.

5. Подпись — задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах.

6. Значение по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое и поле при создании новой записи.

7. Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные.

8. Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения.

9. Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

10. Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключ с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка типа полей данных. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля Условие на значение, которое позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, то на экран выводится сообщение об ошибке.

Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы. Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме Таблицы. Существуют три операции с записями: добавление, удаление, изменение.

Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства, как сортировка, фильтрация и поиск данных.

Сортировка используется для удобства нахождения данных. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого нужно установить курсор на любую строку соответствующего столбца или выделить несколько столбцов и выполнить команду Сортировка по возрастанию (убыванию) меню Записи или воспользоваться соответствующими кнопками инструментальной панели.

Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки, нужно выполнить команду Удалить фильтр меню Записи.

Поиск и замена данных предусмотрены в режиме Таблицы. Она дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице. Для этого нужно выполнить команду Найти меню Правка или щелкнуть мышью по кнопке Найти на панели инструментов. Появится диалоговое окно Поиск и Замена, которое имеет две соответствующие вкладки для поиска и замены данных. Затем нужно ввести в поля соответствующие значения и выполнить указанные действия.

Фильтрация — это способ быстрого отбора записей в режиме таблицы в соответствии с заданным критерием. Произвести отбор записей можно с помощью следующих команд:

• Фильтр по выделенному,
• Обычный фильтр;
• Расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту используется для того, чтобы найти в таблице значение, которое должно содержать отбираемые записи. Для этого следует выделить в поле запись, которая содержит условие отбора, и выполнить команду Фильтр — Фильтр по выделенному меню Записи. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется команда Фильтр — Изменить фильтр меню Записи. Поле Фильтр для используется в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться на поле, для которого нужно указать условия отбора. Вызывается это поле щелчком правой мыши на поле, для которого нужно указать условия отбора, и выбором из контекстного меню соответствующей команды.

Расширенный фильтр используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условия отбора операциями логических функций и и или. Для выполнения данного фильтра используется команда Фильтр — Расширенный фильтр меню Записи.

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.

В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.

Виды форм. В Access можно создать формы следующих видов:

- форма в столбец или полноэкранная форма;

- ленточная форма;

- табличная форма;

- форма главная/подчиненная;

- сводная таблица;

- форма-диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.

Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа один-ко-многим.

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

Структуры формы. Любая форма может включать следующие разделы:

- заголовок формы — определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления;

- верхний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;

- область данных — определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;

- нижний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т. д.;

- примечание формы — отображается внизу последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все-разделы или некоторые из них.

Как и любой объект базы данных, форма имеет свойства. Значения этих свойств для всей формы, ее разделов или элементов управления задаются в окнах свойств соответствующих объектов. Для отображения на экране окна свойств нужно нажать кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм.

Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:

- Макет — с помощью этих свойств задается макет формы;

- Данные — с помощью этих свойств задается источник данных;

- События — содержит перечень свойств, связанных с объектом;

- Другие — перечень остальных свойств;

- Все — перечень всех свойств.

Основные свойства формы:

- подпись — позволяет задать название формы, которое будет выводиться в области заголовка;

- режим по умолчанию — определяет режим открытия формы (простая, ленточная, табличная формы);

- допустимые режимы — свойство, которое определяет, можно ли с помощью команд меню Вид переходить из режима формы в режим конструктора;

- свойства полосы прокрутки, область выделения, кнопки перехода, разделительные линии, кнопка оконного меню, размеров окна, кнопка закрытия, кнопка контекстной справки, тип границы — определяют, будут ли выводиться эти элементы в окно формы;

- свойства разрешить добавления, разрещить удаления, разрешить изменения — определяют, можно ли пользователю редактировать данные через форму. Эти свойства могут принимать значения Да/Нет;

- ввод данных — определяет режим открытия формы и принимает значения Да/Нет. Режим Да — открытие формы только для добавления новых записей. Режим Нет — просмотр существующих записей и добавление новых;

- блокировка записей — определяет способы блокировки записей в режиме многопользовательской работы с базой данных.

Для создания форм в Access используются следующие виды.

Автоформа — автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных. ,

Мастер форм — программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

Конструктор форм — позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм. Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.

Источником данных формы «являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

Элементом управления называют любой, объект фор-. мы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.

Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.

Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.

Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.

Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, которая появляется при работе с формой или отчетом.