Базы данных и системы управления базами данных

Базой данных называется организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Например, в базе данных крупного банка есть все необходимые сведения о клиентах, их адресах, состоянии расчетных счетов, финансовых операциях и другие данные. Кроме данных, эта база содержит методы и средства, позволяющие каждому сотруднику оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, с которой они работают и на основании которой в пределах своей компетенции производят ввод и редактирование данных.

Система управления базой данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, предназначенных для создания новой структуры базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и выдача на устройство вывода или передачи по каналам связи. В состав пакета Microsoft Office входит СУБД
Microsoft Access.

Если в базе нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных, поскольку в ней есть структура и методы занесения, хранения и доступа к данным. Базы данных могут содержать различные информационные объекты, но основным объектом базы данных являются таблицы. Строки таблицы называются в базе данных записями, а столбцы полями. Изменив состав полей, мы изменяем структуру базы данных и получаем новую базу данных. Можно считать, что база данных состоит из набора записей, каждая из которых состоит из полей.

В разных полях базы данных могут храниться данные разных типов. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый– используется для хранения неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой – используется для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста. Физически текст хранится в другом месте, а в поле хранится указатель на его местоположение.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный тип– тип данных для хранения денежных сумм. Для их записи можно пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности, например, связанные с правилами округления, которые делают более удобным использование специального типа данных.

Счетчик– специальный тип данных для хранения натуральных чисел с автоматическим увеличением. Используется для нумерации записей.

Логический– используется для хранения логических данных, которые могут принимать только два значения, например, даи нет.

Базы данных являются обычными файлами, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов. Работа с обычными файлами идет под управлением операционной системы. Если закрыть файл, не сохранив его, то вся работа по его созданию или редактированию пропадает безвозвратно. К базам данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к хранения данных.

Информация, хранимая в базах данных, имеет большую ценность. Часто с одной базой работают сотни людей. Целостность содержимого базы не должна зависеть ни от действий конкретного пользователя, забывшего сохранить файл перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. Проблема сохранения целостности базы данных решается следующим образом.

Все операции по изменению структуры базы данных, созданию новых таблиц или иных объектов нельзя выполнить с базой данных, находящейся в эксплуатации. Попытки выполнения таких операций пользователем блокируются СУБД. Эти операции выполняются только с копией базы данных. В этом случае любые сбои в работе вычислительной системы не приведут к потере данных.

Все операции по изменению хранящихся данных, не затрагивающие структуру базы данных, максимально автоматизированы и выполняются без предупреждения. Если пользователь вносит изменения в данных, то эти изменения сохраняются автоматически и немедленно. Поэтому попытка закрыть файл базы данных без сохранения данных ничего не даст, так как все уже сохранено. Пользователь, создавая новые записи и редактируя старые, работает с жестким диском напрямую, минуя операционную систему. Поэтому нельзя заниматься учебными экспериментами на базах данных, находящихся в эксплуатации.