Общие правила проведения и порядок оформления инвентаризации имущества и обязательств

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии входят представители властей организации, работники бухгалтерской службы, мастера (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, самостоятельных аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит причиной для признания результатов инвентаризации недействительными.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «….» дату», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Перед инвентаризацией реализовывают подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение. [8,93]

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Помещения, в которых находятся материальные ценности и другое, должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии, если инвентаризация проводится в течение нескольких дней. Описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам).

Госкомстатом РФ от 18.08.98 № 88 и от 27.03.2000 № 26 утверждены постановления необходимых форм первичной учетной документации для оформления инвентаризации.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки точности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным начальником организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации разногласия между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не определены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Инвентаризация должна проводиться:

• на основные средства — не менее одного раза в 2–3 года;

• в библиотечных фондах — не реже одного раза в 5 лет;

•капитальных вложений — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

• у незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов — не менее одного раза в год;

• у готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• у нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц;

• у сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц;

• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) — по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца;

• расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал;

• расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год;

• остальных статей баланса — на первое число месяца, следующего за отчетным годом. Результаты проведения инвентаризации оформляются инвентаризационно-сличительными ведомостями ИНВ-18 и ИНВ-19. [10,27]

В книге «учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации» регистрируются и оформляются актом результаты контрольных проверок и точности проведения инвентаризации.

Выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки могут проводиться в период между инвентаризациями в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Контрольные проверки точности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в меж инвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. [8,94]

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

В тех случаях, если материально ответственные лица замечают после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до начала работы склада, кладовой, и т.п.) сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения делает исправление обнаруженных ошибок в установленном порядке.

При проведении инвентаризации кассы следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России. [4,71]

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт.

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и проверяет сохранность ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и др.).

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

· денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

· недостачи денежных средств относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач списываются на издержки производства и обращения у организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач денежных средств, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. [4,72]

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств квалифицируются как прочие доходы, принимаются к учету и оформляются следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91-1 «Прочие доходы».

В случае обнаружения в кассе недостачи оформляется следующая бухгалтерская запись:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 50 «Касса».

По данному параграфу можно сделать следующие выводы, что для начала проведения инвентаризации нужно создать инвентаризационную комиссию, руководитель организации должен предоставить все условия в указанные сроки. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным начальником организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.