Предупреждение. Дважды подумайте, прежде чем связываться с вложенными файлами

Дважды подумайте, прежде чем связываться с вложенными файлами. Как вы уже знаете, объ­ем, который может занимать БД Access, ограничен двумя гигабайтами. Если вы начнете со­хранять большие файлы в ваших таблицах, то можете просто превысить его. Лучше хранить большие документы в отдельных файлах, а затем записывать имя файла в текстовое поле или поле с типом данных Гиперссылка(Hyperlink).

Применяя тип данных Вложение, убедитесь в том, что задано свойство поля Подпись (Caption), определяющее текст, который появляется в заголовке столбца для этого поля. (Часто для заголовка используется имя файла.) Если свойство не задано, в заголовке столб­ца отображается скрепка, но без текста.

На листе данных поле с типом данных Вложение легко узнать, т. к. рядом с ним распо­ложена пиктограмма скрепки (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Вложения помечаются пиктограммой скрепки и числом в скобках, сообщающим о количестве вложенных файлов. В данном примере все значения в поле Pictureс типом данных Вложение пустые за исключением Count Chocula, у которого оно равно двум

Для вложения файла или просмотра списка вложенных файлов дважды щелкните кнопкой мыши пиктограмму скрепки. Вы увидите диалоговое окно Вложения(Attachments) — рис.2.18.

Рис. 2.18. В диалоговом окне Вложения показаны все файлы, связанные с вашим полем

Далее перечислены действия, которые можно выполнить с помощью окна Вложения (Attachments).

■ Вставить новый вложенный файл. Щелкните мышью кнопку Добавить(Add). Затем найдите и укажите новый файл и нажмите кнопку ОК. Вы увидите новый файл в конце списка файлов.

■ Удалить вложение файла. Выберите в списке нужный файл и щелкните мышью кнопку Удалить(Remove).

Сохранить копию вложенного файла. Выберите нужный вложенный файл, щелкните мышью кнопку Сохранить как(Save As) и затем укажите место на вашем компьютере для сохранения копии. Или щелкните мышью кнопку Сохранить все(Save All) для сохранения копий всех вложенных в это поле файлов. Если вы меняете данные копии, содержимое вложенного файла в вашей БД не меняется.

■ Редактировать и просматривать вложенный файл. Выберите вложенный файл и щелкните мышью кнопку Открыть(Open). Программа Access скопирует вложенный файл во временную папку па вашем компьютере, ту, в которой сохраняется кэшируемая интернет-информация. Если вы сохраняете файл, Access отслеживает изменения, автоматически обновляет вложенный файл и затем удаляет временный файл. Если вы закроете окно Вложения(Attachments) до того, как закрыли файл, то Access предупреждает о том, что ваши корректировки не будут отражены в вашей БД. На рис. 2.19 показано, что происходит.

К сожалению, у типа данных Вложениемало параметров управления. Далее перечисле­ны некоторые ограничения этого типа данных.

■ Вы не можете ограничить количество разрешенных вложений файлов в поле типа Вложение.У всех полей этого типа практически нет ограничения на количество вложенных файлов (хотя вы не можете вложить два файла с одним и тем же именем).

§Вы также не можете ограничить типы файлов, предназначенных для вложения.

§Вы не можете ограничить и размер файлов, предназначенных для вложения.

Рис. 2.19. Вверху: в данном примере файл "The Story of the Count.doc" все еще открыт.

Если вы продолжите, то все изменения, которые вы вносите (или любые изменения, которые вы внесли к данному моменту и не сохранили), не будут отражены в БД.

Внизу: если программа Access замечает, что вы сохраняли ваш файл с тех пор, как открыли его впервые, она спрашивает вас о том, хотите ли вы обновить БД последней сохраненной версией файла. (Для того чтобы избежать подобных треволнений, вкладывайте только те файлы, которые вы не собираетесь редактировать.)