Что можно делать в программе SharePoint

Освоение основных функциональных возможностей узла SharePoint не займет много вре­мени. Вы можете просмотреть весь узел группы, как любой другой Web-сайт.

Узел SharePoint позволяет делать следующее:

■ держать в поле зрения важные даты с помощью календаря группы;

■ помещать сообщения на доску группового обсуждения (team discussion board);

■ коллективно использовать документы пакета Office из Document Library (библиотека документов) (например, написанные вами в программе Word отчеты и электронные таблицы из программы Excel). Разные сотрудники могут предоставить отредактированные версии, а руководители групп — отклонить не понравившиеся им;

■ назначить задачи разным сотрудникам и узнать, когда они будут выполнены;

■ увидеть список всех членов вашей группы и разослать сообщения по электронной почте;

■ совместно пользоваться ссылками на полезные Web-страницы;

■ создавать и редактировать списки, хранящие разнообразные данные (рис. 21.2). Например, можно применять список для хранения жалоб важных клиентов, на которые следует ответить, или список продуктов, которые сотрудники приносят на обед в складчину.

Именно в последней задаче в действие вступает программа Access. Несмотря на то, что создать в SharePoint список с данными и управлять им можно с помощью вашего Web-обозрвателя, вероятно, вам захочется применить список в Access. Например, у вас есть фор­ма, запрос или программная процедура, которые должны учесть эти данные. Или вам гораз­до удобнее редактировать данные в привычном интерфейсе программы Access.

Список SharePoint аналогичен таблице Access. Несмотря на то, что оба термина ссыла­ются на одно и то же, у списка SharePoint больше ограничений. Он не поддерживает текст большого объема или условия на значения. И хотя в нем разрешены подстановки, список не позволит использовать отношения для защиты данных.

Из этого следует, что узел SharePoint — не слишком удачное место для хранения важной деловой информации, такой как списки клиентов, каталоги товаров и счета. Но он вполне подходит для размещения неофициальных списков или информации для конкретного слу­чая, которую нужно передать коллегам. Например, списки SharePoint хороши для хранения

офисных номеров телефонов или списка возможных добровольных участников спортивной команды компании.

Рис. 21.2.В данном примере показан список SharePoint, дублирующий непримечательную таблицу Dollsиз БД Bobblehead