Какая информация о рисках важна?

Идентифицируя риски – научитесь находить самые неожиданные возможности и угрозы проекту. Требуется командировка – попробуйте предположить, что рейс могут задержать дня на полтора – скажется ли это на проекте? Предполагается нанять субподрядчиков – учтите, что их фирма может разориться в ближайшие два месяца или просто украсть у вашего проекта идею и продать конкурентам.

Как уже было сказано – информацию о рисках удобно хранить в формате таблицы. Называется «реестр рисков».

Реестр рисков
На проектах я веду реестр рисков в файле Excel. Реестр рисков важен для успеха проекта. У меня реестр рисков содержит следующие поля:

Номер или код – уникальный идентификатор вопроса. Служит для идентификации рисков.

Риск – поле содержащее наименование риска. Я именую риски их содержимым, тем самым избегаю необходимости введения дополнительного поля.

Категория– для себя мы выделили четыре категории рисков (внешние, организационные, управленческие и технологические риски). Категоризация помогает сгруппировать риски для более подробного рассмотрения.

Вес– вес риска помогает отделить те риски, которые признаются весомыми для проекта и требуют плана реагирования от прочих рисков проекта. Вес риска является произведением вероятности риска на возможный ущерб от реализации этого риска.

Дата открытия риска – дата регистрации риска, т.е. занесения его в реестр.

Дата реализации риска – дата когда риск реализовался.

Срок – если риск актуален до какой-то даты, то у него заполняется поле срок.

Триггер – если реализация срока привязана к какому-то событию, то в данное поле заносится это событие.

Последствия– в это поле заносится информация о последствиях реализации риска.

Владелец – в данное поле заносится владелец риска, т.е. сотрудник, отвечающий за реализацию/нереализацию данного риска. По умолчанию – менеджер проекта, но может меняться.

Статус – статус риска. У меня в реестре, данное поле может принимать только три значения (Открыт, Активен, Закрыт).

Дата закрытия – дата закрытия риска. Теоретически, один раз закрытый риск может быть повторно открыт, но на практике я с этим не сталкивался.

Стратегия – в данное поле заносится стратегия работы с риском, описание в общих словах, что именно планируется сделать по данному риску.

Комментарии – поле, куда заносятся комментарии.

Реестр рисков на наших проектах ведется с самого начала проекта (как и прочие реестры). Изначально его формирует менеджер проекта. После формирования команды проекта мы работаем с реестром рисков следующим образом.

Для начала мы заполняем его всеми мало-мальски реалистичными рисками проекта, определяемыми коллективно на первой сессии по управлению рисками проекта. Цель первой сессии – идентификация как можно большего количества рисков, существующих на проекте. На данном этапе мы не смотрим на их важность или вероятность, т.к. исходим из предпосылки, что и важность и вероятность риска в ходе проекта могут меняться и риски невероятные сегодня могут вполне стать реальной угрозой через квартал или полугодие. После идентификации рисков команда присваивает каждому риску категорию. Затем, выбирается порог для отслеживания рисков (обычно, среднее значение между максимальным весом риска и минимальным). Независимо друг от друга каждый член команды проекта присваивает оценки для вероятности и ущерба каждого риска, после чего вычисляется значение веса риска (произведение вероятности на возможный ущерб), по мнению каждого сотрудника. Вес риска в реестре берется как среднеарифметическое значение из весов, проставленных членами проектной команды. В случае, если вес риска выше порогового значения, для него разрабатывается стратегия реагирования на риск. PMI рекомендует, помимо указанного плана, разрабатывать план на случай, если план реагирования не сработает. Честно признаюсь, такой план мы не разрабатываем.

Риски пересматриваются раз в неделю, либо раз в две недели. Наиболее важные на момент отчета риски включаются в отчет о статусе проекта, предоставляемый руководству вместе с информацией о ходе работы с риском. Все работы на проекте ведутся с учетом всех идентифицированных рисков. Очень важно начать работу с рисками на наиболее ранней стадии проекта, т.к. учет рисков и их последствий для проекта может значительно повлиять на решения и работы, принимаемые и выполняемые на проекте.

Данную таблицу необходимо заполнять в течение всего периода управления рисками (вплоть до закрытия проекта).

Сейчас, на втором шаге планирования нас интересуют только поля «описание риска» и «хозяин». Их мы должны заполнить для каждого выявленного рискового события.

Хозяин риска – персона, которой РП поручит обрабатывать риск (контролировать, что превентивные меры предприняты, а в случае наступления риска – реагировать на него).

Хозяином риска может быть РП или любой из членов команды, в редких случаях хозяином можно назначить кого-то из представителей заказчика.

На данном шаге «хозяин риска» может и не определиться. Самое главное – «накидать» максимально полный список самих рисков (и не забывать дополнять его в дальнейшем, возвращаясь к нему в ходе всего проекта).

Когда идентификация завершена, ваш перечень рисков должен насчитывать сотни позиций. Не беспокойтесь, это не означает, что для каждого из них потом потребуется детальное планирование.