Контур бухгалтерского учета

1.6.1. Связь контура бухгалтерского учета с контуром оперативного учета

Концепция автоматизированной системы предполагает четкое разграничение функций между специалистами оперативных подразделений и бухгалтерией. Все документы, сформированные в контуре оперативного управления при выполнении закупок, продаж, приемке и отпуске товаров, считаются первичными и для учета в главной книге и других бухгалтерских отчетах должны быть проведены по счетам бухгалтерского учета специалистом бухгалтерии. Для автоматизации выполнения проводок в системе рекомендуется создать каталог типовых хозяйственных операций и определить содержание проводок по счетам для каждой хозяйственной операции. Типовое описание проводок состоит из:

номеров корреспондирующих по дебету и кредиту счетов и их субсчетов;

процента суммы проводки относительно ключевой суммы типовой хозяйственной операции или сложной формулы для расчета суммы проводки;

признака входимости суммы по данной проводке в общую сумму по документу.

Выполняя разноску (привязку) первичных документов по типовым хозяйственным операциям, специалист бухгалтерии тем самым определяет алгоритм подлежащих выполнению проводок. При наличии хорошо настроенного каталога типовых хозяйственных операций функции разноски и печати платежных документов можно поручить человеку, не имеющему специальной подготовки в области бух. учета. При необходимости сформированные проводки могут быть отменены.

Схема разноски первичных хозяйственных или платежных документов, сформированных при решении задач оперативного управления, по счетам бухгалтерского учета приведена на рисунке 2.8.

Рис. 2.8. Схема разноски первичных хозяйственных или платежных документов, сформированных при решении задач оперативного управления

1.6.2. Основные задачи бухгалтерского учета

Основные задачи бухгалтерского учета в большинстве автоматизированных систем решены достаточно подробно и имеют одинаковую структуру. В них обеспечивается ввод первичных документов, на основании которых формируются необходимые отчеты. Схемы построения модулей изображены на приведенных ниже рисунках.

1.6.2.Кассовые и финансово-расчетные операции

Рис. 2.9. Кассовые и финансово-расчетные операции

1.6.3.Учет материальных ценностей и малоценных быстроизнашиваемых предметов

1.6.4. Расчет зарплаты

Модуль "Расчет заработной платы" имеет тесную взаимосвязь с задачей "Учет и управление кадрами". Все изменения в учетных данных сотрудников, производимые в одной из этих задач, тут же появляются в таблицах другой задачи. Таким образом, исключается двойной ввод идентичных данных о сотрудниках предприятия.

В связи с большим количеством видов оплаты, подсистема "Расчет заработной платы" автоматизирует учетные и вычислительные процедуры по ведению табелей и расчету зарплаты (начислений и удержаний) для рабочих и служащих при повременной и сдельной формах организации труда. Должна предоставляться возможность осуществления перенастройки стандартных и ввода новых видов оплат. Для определения алгоритмов оплат пользователю, как правило, предоставляется большой набор функций, позволяющих извлекать любую информацию из классификаторов подсистемы, рассчитывать начисления и удержания за определенный период, округлять значения. Кроме алгоритмов вычислений задается процент оплаты и приоритет последовательности выполнения расчетов.

Обеспечивается расчет больничных, отпускных, пособий на детей, аванса, индивидуальных и бригадных нарядов, учет районных надбавок и переход сотрудников из одного подразделения в другое.

Для получения новых граф в лицевых карточках и произвольных по форме ведомостей, как правило, имеется встроенный генератор отчетов. Функция "Календарь" позволяет рассчитать табель-календарь на любой год, учитывающий режим работы сотрудников конкретного предприятия. При работе с лицевыми карточками сотрудников и связанными с ними таблицами обеспечивается быстрый поиск по табельному номеру или начальным буквам фамилии.

1.6.5.Учет основных средств и нематериальных активов

Учет нематериальных активов производится аналогично приведенной схемы для ОС, с тем отличием, что переоценка их не производится.

1.6.6. Главная книга. Баланс

Функция расчета Главной книги в системах заключается в выборке записей по всем проводкам, расчете входящих и исходящих остатков, сальдо, сумм и оборотов по счетам бухгалтерского учета. В ходе расчета осуществляется проверка на закрытие счетов, и, если какой-либо временный счет не закрыт, выдается предупреждающее сообщение.

В отличие от Главной книги, алгоритм расчета Баланса предприятия и многочисленных приложений к нему не является строго детерминированным и может иметь массу особенностей на различных предприятиях в зависимости от используемого плана счетов и требований местных вышестоящих организаций. Поэтому, все выходные отчетные бухгалтерские формы должны поставляться в составе комплекса в открытом виде (т.е. вместе с исходными формулами расчета, доступными для коррекции пользователем). Пользователь должен иметь полную независимость от поставщика при желании модифицировать ту или иную форму или расширить список этих форм. Для редактирования и создания отчетных форм обычно имеется встроенный в систему язык проектирования бухгалтерских и экономических расчетов.

1.6.7. Проектирование бухгалтерской и экономической отчетности произвольной формы

Всю совокупность бухгалтерской отчетности можно разделить на три класса: бухгалтерская отчетность для внутреннего использования, исходящая бухгалтерская отчетность, расчеты экономических показателей.

К бухгалтерской отчетности для внутреннего использования относятся следующие виды документов:

5. Ведомости ежедневного учета любого счета,

6. Группировочные ведомости,

7. Оборотные ведомости в разрезах любого счета (за отчетный период, за произвольный интервал времени) в разрезах структурных подразделений,

8. Ведомости аналитического учета,

9. Журнал (книга) хозяйственных операций ,

10. Главная книга,

11. Ведомости по расчету курсовой разницы,

12. Ведомости по учету труда и зарплаты,

13. Ведомости по учету ОС и НА ,

14. Ведомости по учету МЦ и МБП.

Исходящая бухгалтерская отчетность:

1. Баланс предприятия (организации),

2. Приложения к балансу по расчетам налогов, расходов на оплату труда и т.п.

Расчеты экономических показателей:

1. Аналитический баланс.

2. Расчет рентабельности.

3. Расчет устойчивости.

4. Расчет оборачиваемости.

5. Расчет ликвидности.

Требования вышестоящих организаций к составу, оформлению и методике расчета предоставляемой исходящей бухгалтерской отчетности имеют особенность периодически пересматриваться. Постоянно пересматривающееся законодательство приводит к увеличению форм бухгалтерской отчетности. Кроме того, необходимо учитывать, что действующий план счетов, утвержденный министерством финансов, также имеет тенденцию к изменению. И наконец, каждое предприятие может иметь уникальный план счетов (в разрезе субсчетов и состава кодов аналитического учета). Все эти факторы приводят к необходимости постоянной доработки состава форм исходящей бухгалтерской отчетности. Эта проблема решается путем предоставления пользователю возможности легко скорректировать любую существующую или создать собственную отчетную форму. Данная возможность базируется, как правило, на использовании встроенного в систему языка проектирования экономических отчетов.

1.7. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Подсистема "Управление документооборотом" предназначена для ведения архива полнотекстовых документов: договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и др., а также для организации общения пользователей сети при решении производственных задач. Наполнение архива может состоять из отсканированных и подготовленных в различных текстовых редакторах документов. Основные функции подсистемы:

1. настройка форм документов, копирование, вывод на экран и печать отдельных фрагментов;

2. подготовка и отправка сообщений пользователям комплекса АДП ;

3. формирование маршрутов прохождения и регламента исполнения документов;

4. поддержка функций контроля исполнения;

5. кодирование (засекречивание) документов по желанию их владельца;

6. обеспечение электронной подписи для однозначной идентификации лица, утвердившего документ;

7. установление двусторонней связи между полнотекстовыми документами архива и операционными документами базы данных оперативного контура;

8. обеспечение быстрого поиска в архиве полнотекстных документов по любому фрагменту текста содержания документов.

1.7.1. Инструментальные средства

Развитая система может включать инструментальные компоненты для администратора базы данных и высокопроизводительный инструментарий для квалифицированного пользователя или программиста, предназначенный для разработки реляционных баз данных, проектирования пользовательского интерфейса и отчетов.

Использование собственных инструментальных средств дает возможность реализовать гибкую и надежную систему разграничения доступа, поддержку персонификации действий оператора, обмен данными между различными отделениями фирмы и многое-многое другое.

1.7.1.1. Средства администратора базы данных

Утилита разграничения прав доступа

Утилита предназначена для регистрации пользователей системы и позволяет установить права пользователей или групп пользователей на чтение, добавление, модификацию и удаление записей базы данных, а также ограничить доступ к элементам меню прикладной программы.

Утилита ведения журнальных файлов и персонификации действий оператора

Утилита предназначена для контроля действий пользователя по модификации Базы Данных. Утилита осуществляет ведение системного журнала по всей БД либо по выбранному перечню таблиц, и позволяет администратору системы отследить дату и время последней модификации или удаления записей БД, а также оператора, выполнившего эти действия. Система регистрирует попытки несанкционированного входа в систему, формирует отчеты, характеризующие активность работы операторов за выбираемый администратором период времени.

Утилита корпоративного межофисного обмена данными

Утилита предназначена для организации межофисного обмена данными и решает задачу слияния Баз Данных, расположенных в территориально-удаленных локальных вычислительных сетях. Среди задач модуля можно отметить осуществление пересылки данных между абонентами системы с использованием модемов, электронной почты или дискет; поддержку однонаправленного и двунаправленного селективного и полного обмена данных; формирование почты для рассылки; возможность разрешения возможных межсетевых конфликтов, внедрения пришедшей почты.

Утилита пошагового воспроизведения операций с данными

Утилита позволяет восстановить Базу Данных, утерянную или ошибочно модифицированную вследствие некорректных действий операторов. Восстановление данных осуществляется на основе сохраненной версии БД и журнала изменений на любую дату в пределах периода ведения журнала.

Интерактивный язык запросов SQL.

Интерактивный SQL обеспечивает формирование логических таблиц, извлечение и модификацию данных в интерактивном режиме. Множество выбираемых записей можно усекать, используя фильтр. Фильтр - это множество ограничений, которым должны удовлетворять записи для включения в логическую таблицу. Дополнительно можно задать для логической таблицы порядок сортировки.

Утилита экспорта-импорта данных

Утилита предназначена для экспорта или импорта данных в формат DBF или текстовый файл. Утилита может быть использована для организации обмена информацией с электронными таблицами (например EXCEL) и различными СУБД.

1.7. 2. Процессор пользовательского интерфейса

Процессор пользовательского интерфейса предназначен для создания многооконного эргономичного пользовательского интерфейса, обеспечивающего корректный и эффективный ввод данных. При работе с интерфейсом пользователь может заносить, модифицировать и удалять записи из логической таблицы. Режимы обработки данных прикладной программист задает путем достраивания стандартной обработки событий. Процессор позволяет:

задать логическую таблицу;

описать анкетные и табличные редакторы, с указанием корневой таблицы, переключаемые форматы, дополнительные окна (окна, режимы перехода и выбора);

запрограммировать обработчики событий для видимых элементов экрана, используя функции управления логическими таблицами и видимыми элементами, операторы SQL, циклы, условные операторы, запуск другого меню, интерфейса или диалогового окна с передачей параметров.

1.7. 3. Компилятор выходных форм

Компилятор выходных форм предназначен для автоматического формирования отчетных документов по заданному шаблону. Модуль может быть использован для создания выходных текстовых документов из прикладных программ или баз данных.

Возможности по модификации существующих форм может базироваться на механизме формы-прототипа и присоединенной формы.

Форма-прототип - это форма, которая используется при проектировании отчета прикладным программистом. Любая форма прикладной системы может быть использована в качестве формы-прототипа. Присоединенная форма - форма, проектируемая конечным пользователем. В присоединенной форме можно поменять текстуальную часть формы, заголовки или подножия, удалить поля или изменить порядок их следования, и т.д.

1.7. 4. Многофункциональный текстовый процессор.

Текстовый процессор предназначен для просмотра и редактирования текстов и ориентирован на обработку больших массивов данных.

Основные возможности программы:

одновременное редактирование нескольких файлов в разных окнах;

поддержка строковых и матричных блоков;

сортировка блоков и вычисления в блоке;

функция поиска текста и замены, преобразование строчных и заглавных букв;

поддержка стилей, табличный режим редактирования;

форматирование текста, режим автореформатирования;

встроенный калькулятор, функция поиска файлов;

поддержка различных моделей принтеров.

1.7.5. Пакет деловой графики.

Пакет деловой графики предназначен для создания графических отчетов по данным, извлекаемым из таблиц БД или подготовленным любым другим образом. Пакет деловой графики обеспечивает следующие возможности:

создание диаграмм;

эффект трехмерности при изображении диаграмм;

вывод легенды;

гибкое задание данных (матрицей, по столбцам, по строкам);

синхронизация независимых блоков данных по легендам;

возврат к ранее заданным сериям данных;

несколько графиков на одной странице (экране) с размещением в координатах виртуального экрана;

несколько серий на одном графике;

многостраничные отчеты;

автоматическая генерация многостраничных отчетов по заданному числу серий на одной странице;

сортировка данных перед построением;

вывод на график линий минимума, максимума и среднего значения;

использование шрифтов разных стилей, цветов и размеров;

использование линий и фона разных стилей и цветов;

отбор заданного числа первых точек с возможностью суммирования отброшенных (в том числе, по модулю);

возможность выводить изображение в черно-белом режиме, с использованием чистых цветов и цветных штриховок;

печать графических отчетов на принтере;

вывод графических отчетов в файл формата PCX.

1.7.6. Интерактивный генератор отчетов.

Интерактивный генератор отчетов предназначен для интерактивного формирования сложных отчетов по любым данным, извлекаемым из БД. Программа может поддерживать:

создание нового и модификацию существующего отчета; вставку в отчет полей Базы Данных, вычисляемых полей, специальных функций; расчет сумм, максимумов, минимумов, средних значений; вложенные циклы, заголовки и подножия; стили, форматирование данных, перенос по словам и разбиение на страницы; формирование параметрических фильтров, предназначенных для селективного выбора данных при выполнении отчета; объединение однотипных отчетов в группы для удобства использования; сохранение отчетов в библиотеку для последующего быстрого вызова.