Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Название организации;

Наименование структурного подразделения;

Наименование вида документа;

Дата, номер;

Место издания;

Заголовок;

Текст;

Приложения;

Подписи (членов комиссии);

Гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова "Председатель”, "Секретарь”, "Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

Наименование организации или ведомства (если есть);

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

Наименование структурного подразделения (если есть);

Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

Дата заседания, номер (в течение календарного года);

Место составления (город);

Заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

Текст вводной и основной части;

Подписи;

Гриф утверждения, согласования (если нужно). (См. приложения 11,12).