Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

Информационные;

Отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части:

1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;

Выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

Наименование структурного подразделения (если есть);

Наименование вида документа - докладная записка;

Дата, номер;

Адресат;

Заголовок;

Текст;

Приложения;

Подпись. (См. приложение 13).

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Название организации;

Наименование структурного подразделения (если есть);

Наименование вида документа - докладная записка;

Дата, номер;

Место издания;

Адресат;

Заголовок;

Текст;

Приложения;

Подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Название организации;

Наименование структурного подразделения (если есть);

Наименование вида документа;