Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Деловая корреспонденция или служебная переписка




Читайте также:
  1. Вопрос 23. Докладная и служебная записки
  2. Деловая беседа
  3. ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА ПО ТЕЛЕФОНУ
  4. Деловая беседа по телефону
  5. Деловая дискуссия
  6. Деловая игра
  7. Деловая оценка персонала
  8. Деловая репутация фирмы
  9. Деловая среда организации. Стратегические группы конкурентов и партнеров по бизнесу.

Это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.)

Самым распространенным является письмо, и все большую силу набирает электронное письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

· отсутствие наименования вида документа;

· справочные данные об организации обязательны»

· реквизит «Место составления документа» входит в справочные данные;

· письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля;

· письма визируются ниже подписи на экземпляре, остающемся в организации.

Для удобства оформления письма делят на разные виды. Для каждого вида писем имеется набор правил оформления и стандартных формулировок. Деление писем на виды – относительное, в различных учебных пособиях встречаются разные способы распределения писем по видам.

Письма бывают простые и сложные. К простым относятся сопроводительное письмо, гарантийное, напоминание – в них, как правило 2-3 фразы в стандартной формулировке.

К сложным письмам относятся коммерческое письмо, рекламация.

Письма бывают входящие и исходящие. Любое письмо при поступлении в организацию (входящие) или направлении в стороннюю организацию (исходящие) регистрируется в журнале регистрации. При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата (регистрации).

Входящий (исходящий) номер состоит из номера и индекса. Письма в журнале нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. Индекс указывает в каком журнале зарегистрировано письмо.

Например, в округах Москвы

12-исх – номера для ответных писем гражданам (исх – индекс);

12-6/исх – номера для ответных писем, поступивших через префектуру (6.исх – индекс) и т.д.

Если Вы направляете письмо в какую-либо организацию, запишите его входящий номер и дату – по ним, как правило, осуществляется поиск вашего письма.

В реквизиты служебного письма входят:

Герб или эмблема;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Гриф ограничения;

Адресат;

Регистрационный номер документа;

Дата;

Ссылка на индекс и дату входящего документа;



Заголовок к тексту;

Текст:

Отметка о приложении;

Подпись;

Отметка об исполнителе (на втором экземпляре);

Визы (на экземпляре, который подшивается в дело).

 

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресуются письма, докладные записки, заявления, объяснительные записки, справки.

Адресат, как правило, располагается в верхнем правом углу на бланке с угловым расположением реквизитов. Или справа после даты и номера документа при продольном расположении реквизитов.

В качестве адресата могут быть:

· Организации

· Структурные подразделения организаций

· Должностные лица

· Физические лица.

К адресованию писем предъявляются два основных требования:

· при обозначении адресата необходимо соблюдать нормы служебной этики. Обращение к партнеру по переписке должно быть вежливым и демонстрировать уважение со стороны авторов письма;

· следует стремиться к конкретному адресованию письма с указанием должностных лиц, а не вообще в организацию. В этом случае письмо будет быстрее обработано после получения.

1. Если письмо затрагивает важные, принципиальные вопросы взаимоотношений с партнерами или впервые направляется в новую организацию, с которой планируют развивать партнерские отношения, то в этих случаях письмо обычно адресуют первому руководителю организации: директору, президенту, председателю, заведующему и т.д. При адресовании такого письма указывают:



должность руководителя организации в дательном падеже;

наименование организации в родительном падеже;

фамилию и инициалы руководителя.

Например,

Директору

ООО «Василек»

Н.Г.Петрову

Почтовый адрес организации-адресата (получателя) можно не указывать, если письмо в данную организацию посылается не в первый раз, и адрес есть у секретаря. При первичном послании новому адресату принято указывать его почтовый адрес.

2. Если письмо направляется в структурное подразделение организации, то наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже выше должности и ФИО должностного лица. Должность и фамилия должностного лица указывается в дательном падеже.

Например,

Министерство внутренних дел РФ

ОВД района «Отрадное»

Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями

Старшему следователю

М.Ю.Иванову

3. Если документ посылается в несколько однородных организаций, то их и называют обобщенно.

При большом количестве адресатов (более четырех) составляют список рассылки. Как составить список рассылки и использовать его средствами Word мы будем рассматривать позднее.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, потом адрес.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору компании такой-то «, не знаете должности - «Руководителю компании такой-то». Когда письмо адресовано не первому лицу, а руководителю структурного подразделения имени или должности которого вы не знаете, то указывайте направление его деятельности (например, «Руководителю кадровой службы»).



4. При адресовании письма физическому лицу пишите сначала ФИО в дательном падеже, затем адрес.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма. К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться, а автор не вызовет сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика.


Дата добавления: 2015-01-05; просмотров: 23; Нарушение авторских прав







lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2022 год. (0.011 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты