Деловая корреспонденция или служебная переписка

Это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.)

Самым распространенным является письмо, и все большую силу набирает электронное письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

· отсутствие наименования вида документа;

· справочные данные об организации обязательны»

· реквизит «Место составления документа» входит в справочные данные;

· письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля;

· письма визируются ниже подписи на экземпляре, остающемся в организации.

Для удобства оформления письма делят на разные виды. Для каждого вида писем имеется набор правил оформления и стандартных формулировок. Деление писем на виды – относительное, в различных учебных пособиях встречаются разные способы распределения писем по видам.

Письма бывают простые и сложные. К простым относятся сопроводительное письмо, гарантийное, напоминание – в них, как правило 2-3 фразы в стандартной формулировке.

К сложным письмам относятся коммерческое письмо, рекламация.

Письма бывают входящие и исходящие. Любое письмо при поступлении в организацию (входящие) или направлении в стороннюю организацию (исходящие) регистрируется в журнале регистрации. При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата (регистрации).

Входящий (исходящий) номер состоит из номера и индекса. Письма в журнале нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. Индекс указывает в каком журнале зарегистрировано письмо.

Например, в округах Москвы

12-исх – номера для ответных писем гражданам (исх – индекс);

12-6/исх – номера для ответных писем, поступивших через префектуру (6.исх – индекс) и т.д.

Если Вы направляете письмо в какую-либо организацию, запишите его входящий номер и дату – по ним, как правило, осуществляется поиск вашего письма.

В реквизиты служебного письма входят:

Герб или эмблема;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Гриф ограничения;

Адресат;

Регистрационный номер документа;

Дата;

Ссылка на индекс и дату входящего документа;

Заголовок к тексту;

Текст:

Отметка о приложении;

Подпись;

Отметка об исполнителе (на втором экземпляре);

Визы (на экземпляре, который подшивается в дело).

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресуются письма, докладные записки, заявления, объяснительные записки, справки.

Адресат, как правило, располагается в верхнем правом углу на бланке с угловым расположением реквизитов. Или справа после даты и номера документа при продольном расположении реквизитов.

В качестве адресата могут быть:

· Организации

· Структурные подразделения организаций

· Должностные лица

· Физические лица.

К адресованию писем предъявляются два основных требования:

· при обозначении адресата необходимо соблюдать нормы служебной этики. Обращение к партнеру по переписке должно быть вежливым и демонстрировать уважение со стороны авторов письма;

· следует стремиться к конкретному адресованию письма с указанием должностных лиц, а не вообще в организацию. В этом случае письмо будет быстрее обработано после получения.

1. Если письмо затрагивает важные, принципиальные вопросы взаимоотношений с партнерами или впервые направляется в новую организацию, с которой планируют развивать партнерские отношения, то в этих случаях письмо обычно адресуют первому руководителю организации: директору, президенту, председателю, заведующему и т.д. При адресовании такого письма указывают:

должность руководителя организации в дательном падеже;

наименование организации в родительном падеже;

фамилию и инициалы руководителя.

Например,

Директору

ООО «Василек»

Н.Г.Петрову

Почтовый адрес организации-адресата (получателя) можно не указывать, если письмо в данную организацию посылается не в первый раз, и адрес есть у секретаря. При первичном послании новому адресату принято указывать его почтовый адрес.

2. Если письмо направляется в структурное подразделение организации, то наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже выше должности и ФИО должностного лица. Должность и фамилия должностного лица указывается в дательном падеже.

Например,

Министерство внутренних дел РФ

ОВД района «Отрадное»

Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями

Старшему следователю

М.Ю.Иванову

3. Если документ посылается в несколько однородных организаций, то их и называют обобщенно.

При большом количестве адресатов (более четырех) составляют список рассылки. Как составить список рассылки и использовать его средствами Word мы будем рассматривать позднее.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, потом адрес.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору компании такой-то «, не знаете должности - «Руководителю компании такой-то». Когда письмо адресовано не первому лицу, а руководителю структурного подразделения имени или должности которого вы не знаете, то указывайте направление его деятельности (например, «Руководителю кадровой службы»).

4. При адресовании письма физическому лицу пишите сначала ФИО в дательном падеже, затем адрес.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма. К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться, а автор не вызовет сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика.