Прием и регистрация поступающей корреспонденции

Обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».

В обращении в форме электронного документа гражданин в обязательном порядке указывает свою фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные материалы или их копии в письменной форме.

Письма граждан, поступившие по почте, вскрываются в отделе документационного обеспечения и работы с обращениями граждан.

Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе документационного обеспечения и работы с обращениями граждан. Работники отдела уточняют в случае неразборчивого написания фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, наличие личной подписи и даты. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в министерство.

При регистрации на письменных обращениях граждан в правом нижнем углу ставится штамп министерства социального развития и труда, куда вписывается входящий номер и дата регистрации письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных с последующим составлением регистрационно-контрольной карточки, которая содержит:

- Ф.И.О. обратившихся граждан;

- район проживания;

- вид корреспонденции (факс, сеть Интернет);

- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение.

Обращения на иностранных языках, поступившие в министерство, направляются для перевода текстов в министерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области. Датой регистрации является день поступления перевода текста в сектор делопроизводства и работы с обращениями граждан.

При поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в секторе делопроизводства и работы с обращениями граждан, в случае если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя и гражданина, по поводу которого обращаются.

При регистрации коллективных обращений, в которых указано несколько авторов, в регистрационно-контрольную карточку вносится первая фамилия заявителя, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

Указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан .

Письма с резолюциями фиксируются в журнале отправки и под роспись передаются ответственному специалисту за ведение делопроизводства в департаменте (в случае его отсутствия начальнику департамента).

На письмах, направляемых на рассмотрение в структурные подразделения министерства с правами юридического лица в муниципальном образовании «Город Астрахань» и государственные казенные учреждения Астраханской области - центры социальной поддержки населения муниципальных районов ставится штамп: «Подлежит возврату».

Не возвращаются в отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан письма с резолюциями: «Для сведения».

Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.