Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсимильная (или фототелеграфная) связь - электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п.

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать копию любого документа на бумажном носителе - приказа, распоряжения, договора, протокола и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с правилами исполнения вида отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297 мм) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- исходящие инициативные документы, оформленные на бланках писем администрации города, подлежат обязательной регистрации в отделе служебной корреспонденции и контроля управления делами перед отправкой по каналам факсимильной связи;

- подлинники документов после передачи по факсу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки и подлежат немедленной рассылке адресату;

- передача документов по каналу факсимильной связи производится согласно резолюции руководителя, подписавшего документ;

- поступившие факсограммы учитываются помощником руководителя по оперативной работе в журнале установленной формы с указанием в нем справочных данных: даты (времени получения), отправителя и адресата и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Принятая на иностранном языке факсограмма доставляется адресату без перевода;

- запрещается передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";

- категорически запрещается передача по факсимильной связи секретных документов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя, подписавшего документ к передаче.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

vобъем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

vдокумент для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

vответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

vзапрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

vподлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

vпоступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.