Основные этапы документооборота.

Документооборот организации состоит из потоков документов,

циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и

пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в

разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый

поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность

подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения

(резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида

документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от

создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно

движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только

что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа

должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие)

маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его

отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно

выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся

объем документопотока в физических величинах, пропускная способность

различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

Организация рационального документооборота учреждения или

предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности

движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно

быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения

времени движения документов и повышения оперативности их исполнения

различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.

Рассмотрим некоторые этапы документооборота:

· Прием и обработка входящих документов. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.

· Рассмотрение документов руководством (резолюция). После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу. Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

· Работа с исходящими документами. Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты: составление проекта документа; согласование проекта; проверка правильности оформления документа, печать; подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); регистрация; тиражирование; отправка первого экземпляра документа адресату; подшивка второго экземпляра в дело.