Загальна організаційна побудова аналітичного процесу

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Стоимость полной версии книги 99,90р. (на 04.04.2014).

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картойами или другим удобным Вам способом.

Хмельницький Економічний Університет

Контрольна робота

З дисципліни: Управлінські інформаційні системи

кафедра обліку і аудиту

Варіант 9

Виконав:

Студентка групи ОАз-5.2

Зеленюк Тетяна

Перевірив:

_____________________

Хмельницький

Загальна організаційна побудова аналітичного процесу

Аналітичний процес як технологічна сукупність складається з кількох видів самостійних робіт, кожний з яких, у свою чергу, поділяють на самостійні операції.

Аналітична операція — це дія над економічними даними (або економічною інформацією) з метою одержання різних проміжних або кінцевих показників аналітичного характеру, які можуть бути використані для розробки та прийняття управлінського рішення.

Операції, що використовуються в аналітичному процесі, поділяють на три типи (категорії): механічні, переробні та творчі.

До операцій першого типу відносять пошук і одержання різних звітних, планових, нормативних та інших таблиць, переміщення їх у просторі (передача), зберігання, запис у аналітичні таблиці.

Операції другого типу — це виконання різних математичних розрахунків, упорядкування якоїсь сукупності даних тощо.

До операцій третього типу належать складання і формування аналітичних висновків, розробка рекомендацій, пропозицій тощо.

Типи операцій дають змогу визначити три види організаційних місць роботи — виконавчі пости: для висококваліфікованих спеціалістів (головний бухгалтер, головний економіст, начальники планових, фінансових відділів); для спеціалістів середнього рівня (старший бухгалтер, старший економіст, керівник сектора, групи); для технічних виконавців (оператор, обліковець, рахівник).

Співвідношення різних операцій формує аналітичну інформаційну фазу, кілька аналітичних фаз формують етап аналітичного процесу.

Організаційно аналітичний процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: підготовчого, аналітичної обробки та заключного (узагальнення результатів аналізу).

Підготовчий етап аналітичного процесу передбачає комплекс робіт, під час яких здійснюється підготовка різної інформації до аналітичної обробки. У свою чергу, цей етап поділяють на кілька самостійних робіт.

Другим етапом аналітичного процесу є аналітична обробка даних за допомогою різних методичних і технічних прийомів. На цьому етапі здійснюють комплекс розрахунків (арифметичних, логічних і т. ін.) і процедур, які дають змогу добути підсумкові дані для використання у підготовці управлінських рішень.

Заключним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають оцінку результату діяльності підприємства, об’єднання або їх підрозділів, готують висновки, пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи.

На кожному етапі об’єктами організації аналітичного процесу є аналітичні номенклатури, носії аналітичних номенклатур, рух носіїв аналітичної номенклатури у процесі обробки та формування показників, забезпечення аналітичного процесу.

Структуру аналітичного процесу як об’єкта організації подано на рис. 1. Незалежно від технічних засобів та організаційної техніки технологія аналітичного процесу завжди складається з таких об’єктів організації: аналітичної номенклатури; форм відображення та носіїв аналітичних номенклатур і технології аналітичного процесу.

Рис. 1. Об’єкти організації аналітичного процесу.

Під аналітичною номенклатурою розуміють склад (перелік) даних, які містяться у нормах, нормативах, кошторисах, квотах тощо та фактично облікованих характеристиках господарських фактів, явищ та процесів — майнових об’єктів та правових суб’єктів, господарських операціях та результатах господарювання, які використовуються в аналітичному процесі для оцінювання результатів господарської діяльності, підготовки управлінських рішень. Цей склад (перелік) визначається змістом господарської діяльності конкретного підприємства, організації або їх підрозділів та формується в різні показники відповідно до вимог управління.

В аналітичному процесі використовують різні за характером номенклатури, які мають натуральні та вартісні характеристики.

До аналітичних номенклатур господарства включають нормативні, планові, кошторисні, фактичні та інші дані за час, який аналізують, аналогічні дані за попередні періоди або аналогічні дані інших господарств.

Під час аналізу господарської діяльності за триваліший період до складу аналітичних номенклатур включають дані за відповідні роки.

Показники, застосовувані у процесі аналізу господарської діяльності, дістають не тільки з нормативних, фактичних та подібних до них джерел, а й у самому процесі аналізу. У процесі аналізу дістають проміжні аналітичні дані або показники. Наприклад, при факторному аналізі прибутку (доходу) після порівняння даних за минулий рік із даними поточного року дістають показник проміжного характеру — загальну суму збільшення (зменшення) прибутку порівняно з минулим роком. Ця величина, тобто проміжний показник, підлягає також обробці у процесі аналізу. Система цих проміжних показників формує проміжну номенклатуру аналітичного процесу.

Дані, які дістають у процесі аналізу (аналітичної обробки) і використовують у майбутньому, формують підсумкову (кінцеву, результатну) аналітичну номенклатуру. Отже, в аналітичному процесі формуються три типи номенклатур: первинні (вхідні), проміжні та підсумкові (кінцеві, результатні).

Ступінь деталізації аналітичних номенклатур завжди визначається потребами майбутнього управлінського рішення, для якого здійснювався аналіз господарської діяльності.

Під час вибору аналітичних номенклатур потрібна ретельна перевірка та оцінка їх з погляду корисності у трьох аспектах: синтаксичному, семантичному і прагматичному. Це зумовлюється, по-перше, неоднорідністю аналітичної інформації, а по-друге, застосуванням технічних засобів обробки.

Оцінка аналітичних номенклатур у синтаксичному аспекті має на меті надати показникам однорідності, оскільки аналітичні показники пов’язані зі знаковою системою (символічною інформаційною мовою), яка може змінюватися.

Змістова характеристика показників можлива тільки на підставі семантичної оцінки, а практичну корисність показника для вирішення поставленої мети неможливо довести без прагматичної його оцінки.

Для визначення переліку аналітичних номенклатур потрібно знати вимоги автоматизації: типи машин, на яких оброблятимуть аналітичну інформацію. Річ у тому, що в разі використання ПК формується банк даних, в основу якого покладено використання первинних даних щоразу заново, за програмою обробки. На різних етапах аналітичного процесу аналітичні номенклатури формують по-різному. Проте на всіх етапах слід ураховувати, що аналітичні номенклатури бувають трьох видів оформлення: первинного (планові, нормативні, облікові тощо), проміжного (наслідки порівняння даних, визначення відносних величин — коефіцієнтів, процентів і т. ін.) та кінцевого (оціночного, результатного, тобто аналітичні характеристики, які подають у висновках, пропозиціях).

Вибір аналітичних номенклатур здійснюють за топологічними ознаками — основними засобами, матеріалами, коштами — та у розрізі цільових аналітичних знань.

Аналітичне завдання — це складовий елемент топологічної теми (блок). Наприклад, аналіз праці й оплати її передбачає кілька завдань з визначення:

• чисельності та складу працюючих;

• використання робочого часу;

• продуктивності праці;

• використання фонду оплати праці та ін.

З кожного аналітичного завдання топологічної теми (блока) і для кожного етапу аналітичного процесу складають перелік аналітичних номенклатур, які у майбутньому фіксують у носіях аналітичних номенклатур.

Наявність аналітичних номенклатур дає змогу обґрунтовано вибирати або розробляти (проектувати) носії аналітичних номенклатур, аналітичні таблиці, визначати обсяги робіт.

Кількісна характеристика господарських фактів (явищ, процесів), які вивчають, забезпечується розробкою та використанням техніко-економічних і економічних показників, що об’єктивно відображують їх суть.

За технологією розподільної системи обробки інформації з використанням ПК у технологічний процес включають відповідні логічні точки входу та умови переривання для оперативного втручання аналітика. В інформаційну базу аналізу господарської діяльності входять довідково-інструктивні та нормативні відомості з організації аналізу, обліку і контролю, які створюють окрему базу знань. Ці відомості необхідні для прийняття рішень, визначення положень та роз’яснень для проведення аналізу.

Повнота аналізу залежить насамперед від використовуваних в аналітичному процесі показників, що передбачає окрему роботу на підготовчому етапі — їх вибір. Вибір аналітичної номенклатури визначається характером і метою аналізу.

Вибір аналітичних номенклатур для використання в аналітичних розрахунках залежить від складу результатної інформації. Для вирішення завдань аналізу і визначення аналітичних номенклатур створюється інформаційна база даних, що передбачає системний підхід до встановлення внутрішніх і зовнішніх зв’язків аналітичних показників з підсистемами АСУП.

В умовах використання ПК на основі аналітичних номенклатур реалізується оперативний аналіз у діалоговому режимі. База даних дає змогу виявити відхилення від норм, планових завдань, використання матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, а також якість і рух готової продукції та ін.

2.9. Первинні документи контуру бухгалтерського обліку програми «Галактика»

Для вирішення різноманітних завдань за допомогою персональних комп'ютерів застосовують пакети прикладних програм, які дозволяють вводити в комп'ютер дані та виконувати над ними різні операції.

Найбільш відомими і розповсюдженими є такі програми, як „Галактика", „Парус - Предприятие 7.11" та ,,1С:Предприятие".

Програма „Галактика" є багатокористувацькою комплексною системою автоматизації управління підприємством, яка охоплює всі аспекти його внутрішньої і зовнішньої господарської діяльності. Значною відмінністю програми „Галактика" від інших програм є комплексний підхід до проблеми автоматизації підприємства, що охоплює всі сфери управління сучасним підприємством, включаючи фінансове і господарське планування, управління кадрами, бухгалтерський облік, оперативне управління. Вирішення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами. Контур - це сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач. В програмі „Галактика" їх є чотири:

1) „Контур административного управлення";

2) „Контур оперативного управлення";

3) „Контур управлення производством";

4) „Контур бухгалтерского учета".

Модульний принцип побудови даної програми дозволяє залежно від виробничо-економічної необхідності використовувати окремі програмні модулі або комбінувати їх за умови встановлення всіх модулів програми.

Контур бухгалтерського обліку – концепція програмного комплексу "Галактики", що припускає чіткий поділ функцій між спеціалістами оперативних підрозділів і бухгалтерією. Всі документи, сформовані в контурі оперативного керування при виконанні закупівель, продажів, прийманню і відпустці товарів і МЦ, рахуються первинними.

Для кожного виду первинних господарських документів створюються шаблони формування записів - типові господарські операції (Тхо). Можна створити безліч шаблонів, що відповідають різним господарським операціям. У рамках одного шаблону можна налаштувати формування записів у кількох регістрах обліку, наприклад, для РСБО, МСФЗ, GAAP. Формування записів виконується за допомогою процедури розноски, коли до первинного документа «прив'язується» Тхо і створюються бухгалтерські записи згідно шаблоном. У значній більшості випадків запису одночасно формуються в усіх планах рахунків, для яких налаштовані шаблони, але в ряді випадків запису формуються окремо по регістрах обліку різними первинними документами або в різні моменти часу. До платіжних і деяким іншим видам документів можна прив'язувати Тхо безпосередньо у вікні редагування документа. Щоб сформувати фінансову звітність методом паралельного обліку, необхідно:

-Налаштувати Тхо для рознесення первинних документів, створивши шаблони для декількох планів рахунків;

-Виконати рознесення відразу у всіх планах рахунків, для яких є шаблони;

-В кінці звітного періоду індивідуально для кожного плану рахунків виконати: коригувальні записи за правилами для МСФЗ та процедуру закриття рахунків для усіх використовуваних планів згідно з правилами відповідних стандартів;

-Налаштувати форми звітів і отримати підсумкову звітність.