Таблицы в Microsoft Word

Microsoft Word предоставляет пользователю возможность разместить информацию на листе в сложном формате, включив ее в ячейки таблицы. Таблица состоит из столбцов и строк. Основной структурный элемент таблицы - ячейка, т. е. фрагмент документа на пересечении столбца и строки. Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» - это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам «нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев), содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по обычным правилам (включая выравнивание).

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки либо преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого, как база данных или электронная таблица. Кстати, табличная информация в данной книге оформлена с помощью таблиц Word.

Наиболее быстрый путь создания простой таблицы - щелкнуть кнопку «Добавить таблицу» в панели инструментов Стандартная, а затем, перетащив курсор мыши по сетке, указать нужное число строк и столбцов. Можно преобразовать существующий текст в таблицу, для чего сначала нужно выделить его, а затем выбрать в меню Таблица команду Преобразовать в таблицу.

С помощью новой команды Нарисовать таблицу в панели инструментов Стандартная можно легко создать более сложную таблицу, например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку, - метод, сходный с рисованием таблицы от руки.

Для выделения таблицы, строк или столбцов выберите в меню Таблица команду Выделить, затем выберите вариант (Таблица, Строка, Столбец, Ячейка).

Для выделения элементов в таблице можно использовать и другие способы:

Для обращения к ячейке таблицы применяется способ именования, знакомый всем с детской игры в «морской бой»: строки нумеруются цифрами (1,2,3,...); столбцы нумеруются буквами (A,B,C,D,E,F,...).

Над числовым содержимым ячеек таблицы возможно выполнение простейших вычислений. Запись формулы начинается со знака «=». Для записи формулы в ячейку выделите ячейку, в которую будет помещен результат. Выберите команду Формула в меню Таблица. Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула. В списке Вставить функцию выберите функцию. Например, для складывания чисел выберите SUM, затем укажите операнды через запятую (например, A1, B2) или задайте диапазон ячеек-операндов (например, А2 : G4).

Основные операции с таблицами в Word рассмотрим на примере:

1. Создать таблицу «Ведомость успеваемости Петрова Васи в 1-й четверти»

Рис. 6. Исходная таблица

2. Вставить строку с предметом «Информатика» перед строкой предмета «Химия», для чего выделить строку с записью «Химия» и в меню Таблица выбрать команду Добавить строку. Ввести название предмета «Информатика» в новую строку. Изменить ширину столбца с названиями предметов, чтобы название предмета «Информатика» умещалось в нем.

3. Вставить столбец для оценок перед столбцом «Средний балл», для чего выделить столбец с записью «Средний балл» и вменю Таблица выбрать команду Добавить столбец.

4. Уменьшить ширину столбцов, для чего, установив указатель мыши на правую границу столбца, прижать левую кнопку мыши и оттащить границу столбца левее, тем самым, уменьшая ширину столбца. Выполнить для всех столбцов, кроме столбца с названием предметов.

5. Выровнять ширину столбцов с оценками, для чего выделить столбцы, в которых будут оценки и средний балл, затем вменю Таблица выбрать команду Выровнять ширину столбцов.

6. Объединить ячейки в верхней строке в столбцах оценок и выровнять текст заголовка Оценки по центру.

7. Объединить 5 левых ячеек в нижней строке.

8. Выровнять все строки по высоте, для чего, выделив все строки в меню Таблица, выбрать команду Выровнять высоту строк.

9. Заполнить ячейки оценок примерными данными (рис. 7).

Рис. 7. Таблица с добавленными и выровненными строками, столбцами и заполненная оценками

10. Для расчетов среднего балла по каждому предмету указать ячейку, в меню Таблица выбрать команду Формула. В окне Формула ввести формулу расчета среднего значения диапазона данных =AVERAGE(B2:E2). Аналогично задать формулы для вычисления среднего балла по каждому предмету (рис. 8).

Рис. 8. Запись формулы в ячейку таблицы

11. Для расчетов среднего балла успеваемости по всем предметам задать формулу =AVERAGE(B2:E5).

Примечание. Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки можно обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9. Для переключения между режимами отображения кодов полей и их значений нажмите Ctrl+F9.

Рис.9 Итоговая таблица с результатами расчетов

12. Отформатировать таблицу, для чего, выделив таблицу, в меню Таблица выбрать команду Автоформат, а затем в окне Автоформат таблицы, как показано на рис. 10, выбирая в поле Форматы вариант форматирования таблицы, в поле Образец просматривать, как будет выглядеть таблица с таким вариантом оформления. Завершите выбор варианта форматирования, нажав клавишу «ОК».

Рис. 10. Окно выбора варианта автоформата таблицы

Если нужно удалить из таблицы ячейку, строку или столбец, то нужно выделить удаляемый элемент, затем в меню Таблица выбрать команду Удалить (ячейки, строки, столбцы). При удалении ячеек выбрать нужный параметр: со сдвигом влево, со сдвигом вверх, удалить всю строку, удалить весь столбец.