Різновиди документації. Вимоги до тексту документа – юридичні та мовні.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

за стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Вимоги: об'єктивність, логічна послідовність, ясність викладу і точність опису,переконливість,лаконічність,етикет ділових паперів, типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів, нормативність мовних засобів. Текст складається з таких логічних елементів: 1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання таін.); 2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали); 3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ). Реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офіційного документа. Саме реквізити надають документові юридичної сили. 01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);03 - зображення нагород;04 - код організації;05 - код форми документа;06 - назва організації вищого рівня;07 - назва організації;08 - назва структурного підрозділу організації;09 - довідкові дані про організацію;10 - назва виду документа;11 - дата документа;12 - реєстраційний індекс документа;13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;14 - місце складення або видання документа;15 - гриф обмеження доступу до документа;16 - адресат;17 - гриф затвердження документа;18 - резолюція;19 - заголовок до тексту документа;20- відмітка про контроль;21 - текст документа;22 - відмітка про наявність додатків;23 - підпис;24 - гриф погодження документа;25 - візи документа;26 - відбиток печатки;27 - відмітка про засвідчення копії;28 - прізвище виконавця і номер його телефону;29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;31 - відмітка про надійдення документа до організації;32 - запис про державну реєстрацію.