Основные элементы электронной таблицы Excel

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).

Рис. 79. Элементы таблицы

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

ВОПРОС №12 Построение графиков с помощью электронной таблицы Excel.

Во-первых, составьте нужную таблицу. Исходите из того, что график имеет две оси – горизонтальную (ось X) и вертикальную (ось Y). Соответственно в таблице это будут столбцы и строки. Наименование столбцов и строк в дальнейшем будет наименованием осей. Пример таблицы.

После того, как таблица построена, выделите ее и нажмите кнопку «Мастер диаграмм». По умолчанию она расположена на стандартной панели инструментов рядом со значком справки. Откроется окно «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы». В этом окне выберите тот вариант графика, который вам больше подходит. Чтобы узнать, как ваши данные будет смотреться в том или ином варианте, имеется клавиша «Просмотр результатов». Нажмите на нее и удерживайте некоторое время – на месте «Вид» будет изображен график применительно к вашей таблице. Если в числе стандартных диаграмм не нашлось нужной, посмотрите на вкладке «Нестандартные».

Определившись с типом диаграммы, жмите кнопку «Далее» - переходим к шагу 2. В верхней части окна образец вашего будущего графика, далее «диапазон» - это выделенная область. Если вы забыли выделить таблицу вначале, или хотите изменить выделение – меняйте здесь. Также, поменяв указатель «Ряды в строках/столбцах», можете поменять данные по осям X и Y. Результат виден сразу, если не понравилось, возвращайте, как было.

3На шаге 3 вы сможете задать все нужные параметры: обозначение осей, цвет и толщину линий, заливки, маркеров, шрифт и пр. В том числе здесь, во вкладке «Легенда», создайте ее (поставив галочку в соответствующем окне), определите положение по отношению к графику. Легенда нужна для того, чтобы сразу видеть, какие данные на графике что означают. Здесь же можно прикрепить к графику табличные данные.

4На завершающем шаге выберите, как хотите видеть созданный график, диаграмму – на том же листе, где таблица, или на другом (можете выбрать любой имеющийся лист в книге или создать новый). Выбрав, нажмите на клавишу «Готово». Ваш график будет выглядеть так.

5Если вдруг, по какой-то причине, вас не устраивает результат, это легко поправить. Исправлять график можно прямо в нем (щелчком правой кнопкой мыши из контекстного меню) или в главном меню «Диаграмма». Подпункты этой вкладки содержат все четыре рассмотренных выше шага.

Теперь вы знаете, что изменив данные в основной таблице, сразу же получите обновленный график. Выгоды на лицо – не нужно каждый раз делать новый график, обновляйте его хоть ежечасно. Именно по такому принципу формируются различные суточные, месячные и пр. отчеты – красочно и наглядно.

ВОПРОС №13 Создание в электронной таблице списка (простейшей базы данных)

Списком Excel называется таблица, оформление которой отвечает следующим требованиям:

1. список состоит из строк, называемых записями;
2. столбцы списка, называемые полями, должны содержать однородную (однотипную) информацию;
3. верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих полей, и ее формат (шрифт, цвет фона и т.п.) должен отличаться от формата записей;
4. внутри списка не должно быть пустых строк и столбцов, которыми список отделяется от остальной части рабочего листа;
5. не рекомендуется на рабочем листе располагать еще что–либо, кроме списка, но если что–то и присутствует, то должно быть расположено либо выше, либо ниже списка, и рабочий лист рекомендуется именовать названием списка.

В общем случае база данных может состоять из нескольких списков, количество которых сверху ограничено только здравым смыслом и опытом разработчика.