Роль информации в управлении. Потоки информации в ИОУ

Информация(от лат. Informatio) означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях или процессах не зависимо от формы их представления. (Опре-е из ФЗ «Об ИИиЗИ»).

Существует 2 подхода к сущности информации:

атрибутивный – инфа рассматривается как неотъемлемое внутренне свойство всех материальных объектов

функциональных – инфы в неживой природе не существует, т.к. она образуется лишь в процессе деятельности.

Инфа состоит из данных, которые приобретают характер информации когда их начинают обрабатывать и использовать в управлении. Информационный процесс – кругооборот инфы в системе управления, движение инфы от объекта к субъекту и наоборот.

Инфа бывает (характеристики):

1. постоянная и переменная

2. первичная и производная

3. системная (=унифицированная) и несистемная

4. по форме отображения:

- визуальная

- аудио

- видео

- в электронном виде

5. входящая и исходящая

6. ретроспективная и оперативная

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все ор­ганы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движении. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и яв­ляются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация является основой управления. С ее помощью реализуют­ся связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций. Информация, используемая для целей управле­ния, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов. Информация на глобальном уровне выполняет множество задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами обществен­ной системы, сохраняя и передавая знания, формируя память человечества. Необходимо выделить исключительную роль, которую информация играет в организациях, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимодей­ствие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами. (из диссертации Ларина М.В.)

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.

Информационный поток — информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информационных систем — первейшая задача современных организаций. Для проведения совещаний нужно иметь автоматизированные офисы, а для выполнения технологических процессов — АИС (в том числе АСУ), функционирующие в рамках определенных предметных областей, организаций, производств и т. д. Введение новых безбумажных технологий, использующих ЭВМ и новые организационные формы их применения, повышает требования к защите информации при оперативности информационного обмена. Так в многоуровневых системах организационного управления, таких как банки, налоговые службы и т. п., информационное обеспечение представляет собой сеть Банков данных, в которых эти требования обеспечиваются.

Рассмотрим, как идут потоки информации в АСУ.

Поток информации —это группа данных, рассматриваемых в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении. У этих данных есть общий источник и общий приемник. Поток, состоящий из смысловых структурных элементов, называют сообщением.

Предполагается, что при управлении количеством и качеством информации происходит ее возникновение, прием, передача и переработка. Действие информации заключается в снятии неопределенности ситуации. В АСУ одной из задач является передача управленческому персоналу минимума информации, необходимой для определения состояния производства и принятия решения. Базы данных (массивы информации) в системе должны быть оптимально организованы на основе использования единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации. Информационное обеспечение (ИО) АСУ должно предоставить всем функциональным подсистемам необходимую информацию в требуемом объеме, в требуемые сроки и в удобной для использования форме. В процессе управления для создания ИО должны быть осуществлены:

сбор информации о состоянии внешней среды и объекта управления, т. е. создание информации, называемой первичной, текущей, входной;

подготовка и сборка информации в соответствии с некоторой моделью управления, т. е. создание промежуточной информации;

выработка управляющих воздействий, т. е. создание оперативной и управляющей информации.

При сборе информации исходными документами являются те, которые служат источниками информации для других документов. Производные документы (показатели) формируются на основании других документов. Первичные документы непосредственно отражают входную информацию. Конечные документы — выходные документы, а также непосредственно влияющие на объект управления.

Формированием документа (показателя) называется процесс перехода от исходных документов (показателей) к производным. Не всегда выполняют преобразование исходных показателей, иногда часть показателей документа просто переносят в другой документ.

В АСУ на нижних уровнях действует детальная информация о состоянии объекта управления. По мере движения информации от нижних уровней управления к высшим она должна быть избавлена от лишних подробностей, бесполезной детализации. Этот процесс называется интеграцией или сжатием информации, а сама информация — осведомительной.

Распорядительная информация (идущая от верхних уровней к нижним ) на средних уровнях «размножается», так как средние уровни генерируют дополнительную информацию.

Степень интеграции или степень размножения оценивается коэффициентом , где — количество информации. Для осведомительной информации , а для распорядительной — .

Прежде всего собирается информация о состоянии внешней среды и объекта управления. Она называется первичной. Информация, получаемая в результате обработки первичной информации (сортировки, группировки, выделения, вычислений и т. д.), называется промежуточной или вторичной информацией.

Информация, полученная для выработки управляющих воздействий, называется управляющей (оперативной), требующей немедленной реакции системы управления.

По критерию стабильности выделяют переменную и постоянную информацию. Переменная информация отражает фактическое состояние объекта и, как правило, участвует в одном цикле обработки. Постоянную информацию многократно используют для обработки переменной информации.

Создание информационного обеспечения АИС (АСУ) начинают с анализа информационных потоков: обследуют реальные потоки и анализируют полученные результаты. Составляют структурную схему потоков информации. Обследуют и изучают существующие потоки, определяют реальные характеристики документов. Изучение существующих потоков информации значительно повышает качество проектируемой системы. Главная цель — выявить возможность автоматизации процессов сбора, передачи и переработки сообщений или их частей.

В результате для перехода от существующих потоков информации к потокам, действующим в условиях автоматизированного управления, составляют таблицы:

сводные, отражающие количество документов при существующей системе управления;

первичного анализа структуры и значимости существующих документов;

анализа структуры и значимости типового сообщения в условиях АУ;

рекомендуемых потоков информации от подразделений в АСУ;

рекомендуемых потоков информации, выводимых из системы управления в подразделении;

сводные, отражающие потоки информации, выводимые из системы управления с помощью ТС.

Эффективным инструментом структурирования информации является математическое моделирование. Создание модели ИО должно основываться на результатах детального обследования объекта управления, выявления закономерностей, функционирования в нем информационных потоков и определения решаемых задач. Должна быть определена связь логических и физических уровней организации.

Далее выполняется анализ структуры документов и разрабатываются их унифицированные формы, пригодные для обработки в ЭВМ. Прежде чем приступить к автоматизации информационных потоков, должны быть выполнены:

системный анализ информационных потоков — уровень проблем, среда распространения, тип информации, взаимосвязь потоков;

формирование целевых установок — политических, хозяйственных, нравственных, технических;

определение переменных управления — экономических, организационных, правовых, информационных.

Предметом труда в АИС является информация, она может классифицироваться по различным признакам, например:

по форме представления — аналоговая, дискретная;

по степени детализации — детальная, интегрированная;

по форме отображения — графическая, текстовая;

по видам используемых параметров — техническая, социальная, биологическая, экономическая и т. д.

Потоки информации могут формироваться:

как речевая передача информации;

как передача информации в виде обычных документов с ручной доставкой;

с использованием технических средств ручного ввода;

с автоматическим вводом сообщений.

Поток информации рассматривается как совокупность двух понятий — схемы и элементов потока.

Схема потока информации задается указанием отношения вхождения относительно каждого элемента потока.

Элементами потока могут быть документы, элементы документов (показатели, реквизиты), операторы (люди, устройства, подразделения). Операторы могут быть источниками и потребителями.