Функции менеджмента: понятие, состав и значение в системе менеджмента

Функции управления- это относительно самостоятельные, специализированные и обоснованные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т.д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов. Однако, несмотря на разнообразие процессов управления в организации существуют однородные виды деятельности. В 1916 г. А.Файоль, который впервые разработал эту концепцию, писал, что существует пять исходных функций: «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать». Современные исследователи разработали иные перечни функций: планирование, организация, распорядительство (или командование) мотивация, руководство, координация, контроль Коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, представительство и ведение переговоров или заключение сделок. Практически в каждой работе по управлению перечень управленческих функций немного отличается от других.

Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий (процедур).

Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

Одна из современных концепций процессного подхода (Мескон М.Х., М.Альберт, Ф.Хедоури) рассматривает процесс управления как совокупность четырех взаимосвязанных первичных функций управления (рис.1) - планирования, организации, мотивации и контроля, которые объединены процессами коммуникации и принятия решения. Авторами этой концепции руководство (лидерство) рассматривается как самостоятельная деятельность.

Планированиеявляется важнейшей функцией управления и представляет собой процесс выбора целей и порядка действий организации, необходимых для достижения этих целей.

Основными задачами планирования являются:

1. Анализ сложившихся условий функционирования организации (состояние ее внешней и внутренней среды) и прогнозирование их развития на планируемый период;

2. Выявление стратегических проблем развития организации в текущий момент и в перспективе;

3. Выработка целей организации;

4. Разработка комплекса мероприятий по достижению целей организации;

5. Контроль (корректировка) принятых планов.

Под организациейследует понимать процесс или комплекс мероприятий, направленный на создание системы управления и обеспечение ее эффективного функционирования для достижения поставленных целей.

В теории и практике управления термин "организация" может употребляться в двух основных значениях:

организация как определенная структура системы управления, обусловливающая взаимное расположение и взаимосвязь составных ее элементов (условно - структурная организация);

организация как форма управленческой деятельности, направленная на эффективное достижение целей и задач управления (условно – процессная организация).

Организация как процесс управления предполагает организацию процедур управления в рамках созданной системы.

Основным содержанием организации процесса управления является делегирование задач и полномочий.

Делегирование задач и полномочий и возникающая в результате этого цепь команд играют ключевую роль в процессе координации деятельности организации. Прежде всего, они "персонализируют" и упрощают взаимоотношения подчиненных и начальников. Если подчиненный сталкивается с проблемами, то он точно знает, к кому следует обратиться за решением. Если непосредственный начальник не может обеспечить решение, то эта проблема передается по цепи команд наверх упорядоченным образом. Все знают точно, кто и что может делать.

Согласно принципу единоначалия подчиненный должен получать задачи и полномочия только от одного начальника и отвечать только перед этим человеком. Данный принцип на протяжении многих веков подтвердил свою ценность, хотя в некоторых случаях он может замедлить время прохождения информации и принятия решений. Однако, благодаря власти и неформальным отношениям, людям иногда удается обойти цепь команд даже в организациях типа вооруженных сил, где жестко обеспечивается соблюдение этого принципа.

Мотивация - процесс побуждения (самопобуждения) людей к деятельности для достижения целей организации или конкретной личности.

Мотивация необходима для продуктивного выполнения принятых решений и намеченных целей.

Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они этого или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для избранных - награды (политика кнута и пряника).

До ХХ в. было распространено мнение, что люди будут работать лучше, если им предоставить возможность зарабатывать больше. Считалось, что мотивация в основном заключается в предложении соответствующих денежных вознаграждений в обмен на прилагаемые усилия. Однако последующие исследования выявили экономическую несостоятельность такого подхода и доказали, что мотивация является результатом сложной совокупности потребностей. Для того чтобы мотивировать работников (подчиненных), руководителю следует определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.

Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Потребности можно удовлетворять вознаграждениями, т.е. тем, что человек считает для себя ценным.

Руководителям необходимо учитывать, что должна существовать взаимосвязь между вкладом каждого члена коллектива в общую деятельность организации и вознаграждением за индивидуальный труд. В основе выработки объективных критериев лежит предположение, что полная компенсация за затраченные усилия должна в разумной степени отражать вклад каждого работника в эффективность функционирования организации. К числу основных критериев мотивации следует отнести различного рода вознаграждения за конкретный труд, разработку моральных стимулов, продвижение по служебной лестнице и др.

Контроль - критически важная и сложная функция управления. Успешное достижение задач, стоящих перед организациями, во многом предопределяется посредством контроля, который является механизмом обратной связи и позволяет органам управления отслеживать эффективность деятельности подчиненных инстанций. Контроль содействует последовательности осуществления процессов, позволяя тем самым сосредоточить внимание на конкретном процессе или результате, уменьшать отклонения от нормы и повышать вероятность успеха.

Таким образом, контроль представляет собой процесс, в котором руководство устанавливает, достигает ли организация своих целей.

Решение - это социально-психологический акт выбора одного или нескольких вариантов из множества возможных, сознательный выбор того, как себя вести или мыслить определенным образом в конкретных условиях. Целью решения является обеспечение движения к достижению конечного результата.

Для принятия правильных решений требуются знания и опыт. Значительную роль в этом играет также интуиция.

Для того чтобы достигать поставленных целей, решение должно удовлетворять ряду требований: целевая направленность, своевременность, конкретность, реализуемость, гибкость, обоснованность, минимальность числа корректировок, эффективность и др.

Принятие правильных решений во многом является искусством нахождения эффективного компромисса. Выигрыш в одном почти всегда достигается в ущерб другому. Поэтому, принимая решение, любому руководителю необходимо учитывать подобные негативные последствия.

Процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми называется коммуникацией или коммуникационным процессом.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы обеспечить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Исследования показывают, что руководитель от 50 до 90% рабочего времени тратит на коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Именно потому, что обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, коммуникации называют связующим процессом.

Понятия коммуникации и информации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается (с использование технических средств или в ином виде).

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы (межличностные коммуникации) и организации или их подразделения (организационные коммуникации).

Коммуникация осуществляется путем передачи предложений, мнений, намеков или ощущений в устной или другой форме (письменная форма, жесты, поза, недосказанность и т.п.) с целью получения желаемой реакции.

Основная цель коммуникационного процесса состоит в обеспечении понимания информации (сообщений), являющейся предметом обмена. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения между субъектами.

Для совершенствования информационного обмена в организации целесообразно осуществлять рациональное регулирование информационных потоков, оптимизацию управленческих действий, внедрять в коммуникационный процесс передовые достижения современной информационной технологии, создавать надежную систему обратной связи.