Типовые процедуры информационной технологии

Корректная реализация предметной технологии зависит от рациональной организации технологического процесса обработки информации.

Технологический процесс обработки информации есть строго определенная последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых для преобразования первичной информации с момента ее возникновения до получения требуемого результата.

Для конкретной задачи той или иной предметной области технологический процесс обработки информации разрабатывается индивидуально.

Базовые информационные технологии, находящиеся на нижнем уровне иерархии технологий информационной системы состоят из процедур, каждая из которых содержит операции или действия. Типовые процедуры таковы:

1) процедура получения исходных данных, содержащая следующие операции: сбор и регистрация, передача, ввод и контроль, хранение;

2) процедура обработки данных, содержащая логические и вычислительные операции;

3) процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая следующие операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование.

Рассмотрим сущность типовых процедур и операций.

Процедура получения исходных данных

Процедура получения исходных данных должна обеспечивать получение входной информации как с бумажных документов, так и путем получения ее каналами связи информационной вычислительной сети.

Информация, представленная в неэлектронной форме, должна быть преобразована в электронную форму для ее последующего использования в автоматизированной информационной системе.

1. Сбор и регистрация информации

Сбор информации предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из самых ответственных этапов в работе с информацией.

Сбор и регистрация информации осуществляются либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологические линии или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов деятельности на бумажных носителях (в бумажных документах) или с помощью технических средств (например, посредством ввода с клавиатуры, сканированием) в электронных документах.

Технические средства сбора информации выбираются в каждом конкретном случае в зависимости от типа собираемой информации и ее назначения.

Для исключения ошибок, связанных со сбором информации, и ускорения процесса сбора применяют различные технологии автоматической идентификации: технологии штрихового кодирования (Bar Code Technologies), карточные технологии (Card Technologies), технологии распознавания текста, биометрические технологии и другие.

2. Передача информации

Между источником и приемником информации должна существовать информационная связь в виде передаваемого сигнала, который служит материальным носителем информации.

Потребность в передаче информации возникает, если приемник информации территориально удален от источника информации. В соответствии со спецификой передаваемых сообщений организуется канал передачи информации – совокупность технических средств, обеспечивающих передачу сигналов от источника к приемнику.

В процессе передачи информации по каналу связи некоторые параметры передаваемого сигнала могут не удовлетворять требованиям передающей среды, поэтому они должны быть преобразованы в иную, более подходящую форму. Этот процесс называется модуляцией. Обратный процесс называется демодуляцией. Устройства, реализующие эти процессы, называются модемами.

Над сообщением, посылаемым источником информации, выполняются три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция.

Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.

3. Операция ввода и контроля

На заключительном этапе сбора, когда информация преобразуется в данные, т.е. в информацию, представленную в формализованном виде, пригодном для компьютерной обработки, осуществляется ее ввод в систему.

Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она в большинстве случаев сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:

- ручной ввод;

- автоматизированный ввод.

Ручной ввод предполагает перенос данных с бумажного документа путем их набора на клавиатуре. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки предусматривает в процессе ввода применение макетов, т.е. создание машинных электронных документов.

Известны два варианта макетов ввода:

- копия вводимого документа;

- унифицированный макет ввода.

Первый вариант ориентирован на один вид первичного документа, второй – на несколько видов. Во втором случае все документы должны иметь некоторое множество одинаковых реквизитов. Например, платежные поручения, расходные кассовые ордера, накладные могут иметь одинаковые реквизиты, которые вводятся. Машинный электронный документ при этом имеет юридическую силу, так как получен на основании первичных документов, подписанных составителем.

Для обеспечения достоверности введенной информации должны быть разработаны средства контроля (корректность типов, диапазонов, размерности).

При вводе возможны ошибки, которые выявляются различными методами контроля. К наиболее простым методам контроля, базирующимся на естественной избыточности, относятся:

- метод проверки границ (метод «вилки»);

- метод справочника;

- метод проверки структуры кода;

- метод контрольных сумм;

- метод контрольного (ключевого) разряда;

- метод двойного ввода.

Метод проверки границ применим, если множество разрешенных значений контролируемого реквизита находится в некоторых границах, что можно представить следующим образом:

.

Допустим, значения контролируемого реквизита «Код_склада» находятся в диапазоне от 1 до 12. Тогда контроль организуется с помощью следующего правила:

.

Частным случаем метода проверки границ является проверка знака вводимого значения реквизита. В большинстве случаев вводимое числовое значение должно быть положительным, что можно проконтролировать с помощью проверки числа на знак.

Метод справочника основывается на специально созданных таблицах, где размещаются правильные коды (например, коды поставщиков). В процессе контроля обращаются к таблице-справочнику с целью поиска контролируемого кода. Если таковой найден, считается, что ошибка отсутствует.

Метод проверки структуры кода использует его отдельные разряды. Например, пятиразрядный табельный номер может иметь следующую структуру:

- первый разряд – номер цеха;

- второй-пятый разряды – номер работника в цехе.

Если на предприятии три цеха, то можно использовать первый разряд для контроля путем сравнения его с цифрами 1, 2 и 3.

Метод контрольных сумм используется в процессе проверки правильности передачи данных в сетях. Для этого подсчитывается сумма чисел передаваемой последовательности данных до и после сеанса передачи. Суммы сравниваются, в случае несовпадения фиксируется ошибка.

Контрольные суммы (КС) часто используются в антивирусных программах, а также в процессе проверки правильности ввода данных с бумажных документов (уведомлений, квитанций, счетов на оплату).

Распечатанные на принтере квитанции к платежным документам обычно содержат код от подделки – контрольное число, рассчитанное с использованием указанных на них реквизитов. Контроль кода от подделки осуществляется в случае возникновения сомнений в достоверности квитанции.

Наиболее совершенным вариантом метода контрольных сумм является наложение электронной цифровой подписи.

Метод контрольного (ключевого) разряда позволяет проверить достоверность каждого значения контролируемого реквизита и защищает информацию от субъективных ошибок оператора при вводе данных.

Например, контрольный разряд содержится в структуре номера счета в банковском учреждении, в идентификационном номере (коде) физического (юридического) лица.

Метод двойного ввода позволяет исключить случайные ошибки при вводе данных с клавиатуры. Например, для ввода суммы операции дается две попытки. Сумма операции определена, если дважды будет введено одно и та же значение суммы.

4. Хранение данных

Собранная информация, переведенная в электронную форму, представляет собой одну из основных ценностей любой современной организации, поэтому обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к информации для дальнейшей ее обработки являются приоритетными задачами.

На данный момент не существует универсальной методики построения системы хранения данных, которая была бы приемлемой для большинства организаций. В каждом отдельном случае такая задача решается индивидуально, однако представляется возможным сформулировать основные требования, предъявляемые к современным структурам хранения данных:

- независимость от программ, использующих хранимые данные;

- обеспечение полноты и минимальной избыточности данных;

- возможность актуализации данных (т.е. пополнения или изменения значений хранящихся данных);

- возможность извлечения данных, а также сортировки и поиска по заданным критериям.

Наиболее часто в роли структур хранения данных выступают базы данных, банки данных и хранилища данных.

База данных (база оперативных данных) – специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности. Базы данных содержат информацию о фактическом состоянии объекта управления.

Одной из современных форм организации данных являются банки данных.

Банк данных – универсальная база данных, представленная одной или несколькими базами оперативных данных.

Банк данных представляет собой систему специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования этих данных.

Хранилище данных – это база обобщенных данных. По сравнению с базами оперативных данных хранилища данных обеспечивают более гибкое и простое формирование произвольных справочно-аналитических запросов, а также применение специализированных методов статистического и интеллектуального анализа данных.

Процедура обработки данных

Данные подвергаются обработке с целью получения результирующей информации для принятия на ее основе решений. Обработка данных, их преобразование в выходные данные, формирование результатных документов выполняется на основании алгоритма решения поставленной задачи.

Все операции процедуры обработки данных делятся на логические и вычислительные.

1.Логические операции

При решении управленческих задач обработка информации в основном происходит за счет логических операций (считывание и перезапись данных из одних массивов в другие, сортировка, группировка, поиск) и операций ввода/вывода.

Сортировка – это процесс изменения последовательности элементов данных с целью их расположения либо по возрастанию, либо по убыванию значений ключевых полей, т.е. полей, входящих в состав ключа.

Ключ – это признак объекта (процесса), принимающий множество значений, позволяющий отыскать нужный объект в базе данных. Другими словами, ключ – это имя столбца таблицы или их совокупности в базе данных, используемых для поиска или обработки данных.

Обычно сортировка преследует цель облегчения последующего поиска нужных данных или их группировки.

Группировка выполняется с целью определения требуемых итогов, консолидации (объединения) данных от разных подразделений, представления отчетности в требуемых разрезах.

Например, на основе массива данных о поставках в результате группировки можно получить сводку об общей сумме поставки каждым поставщиком, т.е. в разрезе поставщиков; сводку о суммах поставок по кодам товаров, т.е. в разрезе поставленных товаров, и т.д.