Электронный документооборот

Одной из наиболее изученных и легко поддающихся автоматизации сфер деятельности является делопроизводство и документооборот на предприятии. Организация работы с документами является важнейшей частью процесса управления предприятием. Современная система автоматизации документооборота и делопроизводства позволяет интегрировать технологии делопроизводства организации в единый процесс, обеспечить совместное скоординированное использование автоматизированных методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, представленной в любом виде (текстовом, графическом, аудио, видео).

Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания или получения до отправки по адресу или архивирования.

В документообороте участвуют три категории документов:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши (бумажный документ фотографируется; с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места); 3) электронные носители – жесткие, оптические, магнитооптические диски.

Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Электронный документ может появиться либо в результате ввода бумажного документа с помощью клавиатуры или сканера, либо из глобальной сети, либо из локальной сети сторонних организаций.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов – всё, вплоть до создания полнотекстового электронного архива.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит на территориально-распределенной организации.

Функции систем электронного документооборота

Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: 1) стоимостью хранения 1 мегабайта информации; 2) скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.

От момента первой записи до сдачи в архив документы проходят различные преобразования. Документы могут существовать одновременно в нескольких видах, переходя из одного вида в другой. В каком виде должен храниться документ, зависит от ограничений, накладываемых пользователем на стоимость и время поиска документа, а также от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значением запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д. Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ. Для поиска известного документа используется атрибутивный поиск, для неизвестного — полнотекстовый.

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

Маршрутизация документов и контроль исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота – это построение схемы, согласно которой они передаются между рабочими местами пользователей АРМ.

Известны следующие системы маршрутизации.

1. Свободная маршрутизация – последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ переходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

- контроль доставки документа;

- контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

- мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Массовый ввод документов

Массовый ввод документов, которые, как правило, не подлежат арифметической обработке (тексты), осуществляется с помощью операции сканирования. Для этого вначале выполняется подготовка к вводу документа, а затем ввод. Подготовка состоит в следующем: если документ новый, то он описывается и регистрируется как новый класс документа. Для этого документ сканируется (незаполненный) и создается форма по отсканированному шаблону. Далее определяются те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться пользователем с клавиатуры. Указываются типы данных обрабатываемых полей. После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания. Но перед этим система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение символов (выравнивание, удаление шума, восстановление символов и др.). Особенно это важно для рукописных данных.

Web-узлы

В сети Интернет электронный документооборот организуется в той группе сервисов, которая обеспечивает поиск информации с помощью Web-серверов. Все Web-серверы делятся на две группы: серверы управления трафиком (traffic); конечные серверы.

Пользователь с помощью серверов первой группы отыскивает необходимую информацию, а потом обращается за помощью серверов второй группы. Наиболее мощные средства в группе серверов управления трафиком – это порталы, т.е. Web-узлы, представляющие собой сочетание базовых услуг (например, информационного поиска и передачи найденной информации с помощью электронной почты). Главное отличительное свойство портала в том, что он не только отыскивает для пользователя необходимую информацию, но еще и обеспечивает набор сервисных услуг.

Конечный сервер может содержать рекламный сервер, состоящий из 1‑2 страниц, информационный сервер, интернет-магазин, интернет-витрину. Чтобы быть доступными для конечного сервера, электронные документы описываются с помощью специального гипертекстового языка HTML, представляющего собой набор правил для описания структуры любого электронного документа.