Внешние и внутренние информационные потоки предприятия

Предприятие (по крайней мере, его головной офис) можно рассматривать как эффективный информационный центр. В нем сходятся потоки информации: внешний и внутренний.

Внешняя деловая среда (или макросфера) (см. рис. 38) – совокупность экономических и политических объектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием.

Согласно оценкам экспертов наибольшая опасность заключается в неожиданных действиях конкурентов.

Одной из особенностей систем управления, отличающих их от технических систем, является значительно более тесная связь с внешней средой.

Хорошо обеспеченная ресурсами техническая система может быть длительное время автономна. Система управления в этом смысле гораздо ближе к живым объектам, которые просто не могут существовать, не обмениваясь с внешней средой энергией, веществом или информацией. Чем выше степень формализации (однозначного определения) процессов в системе, тем меньше на нее влияние внешней среды.

Экономические

Политические

Конкурентные

Технологические

Международные

Рис. 38. Внешние информационные потоки предприятия

Внешняя среда во многих случаях влияет на:

- алгоритмы и процедуры принимаемых решений;

- на цели и критерии эффективности принимаемых решений;

- на накладываемые ограничения.

Влияния и изменения могут быть настолько радикальными, что могут потребовать перестройки функционирования всей системы в целом (см. рис. 39 и рис. 40).

Рис. 39. Влияние внешней среды на управляющую систему

Рис. 40. Влияние внешней среды на управляемую систему

Внутренняя деловая среда(см. рис. 40)– это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных потоков и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.

Согласно оценкам экспертовнаибольшие возможности предприятию обеспечивают квалификация персонала и техническая база.

Руководитель (предприниматель) согласно современным оценкам в своей деятельности играет три информационные роли:

- приемника информации;

- распространителя информации;

- профессионального представителя во внешнем мире.

От того, как руководитель сыграет свои информационные роли, организовав профессиональные информационные потоки, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия определяется не только количеством информации, но и ее качеством, которое должен правильно понимать и оценивать руководитель.

Информация является одним из основных ресурсов роста производительности предприятия, поскольку именно она позволяет:

- устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;

- принимать обоснованные и своевременные управляющие решения;

- координировать действия разрозненных подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

Поэтому на любом предприятии организуется и систематически ведется работа в следующих направлениях:

- выявление проблем и определение информационных потребностей;

- отбор источников информации;

- сбор информации;

- обработка информации и оценка ее полноты и значимости;

- анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;

- разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;

- оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся возможностях [1].